策划技术：大型活动项目风险管理
发表时间：2009-08-19T15:15:44.857Z  来源：《中国策划指南DM》2009年第8期供稿作者：[导读] 特殊活动尤其容易受到风险的影响。
特殊活动尤其容易受到风险的影响。在活动领域中，风险指的是特殊活动或庆典没有达到预期目标的可能性。特定的场地、拥挤的人、新雇的工作人员和志愿人员、大量设备的运输、狂欢气氛，这些都是危险潜在的地方。那些忽视风险防范管理的活动管理者将会招致危险，并缩短自己的活动管理生涯。对潜在危险进行谨慎评估并采取预防措施是风险管理的基础。
风险并不一定会造成伤害。当一个活动主办单位赢得了该活动的主办权时，原因之一就是别的公司可能会认为主办这个活动风险过高。风险是商业企业的基石，不冒风险也就不存在竞争优势，不冒风险也就不存在走钢丝和极限运动。一个活动的特殊性，部分就在于它的风险性——以前无人尝试过。
根据澳大利亚的标准，术语“风险管理”适用于与任何活动、仪式或过程相关的建立背景、确定、分析、评估、协商、监控和传达风险的逻辑和系统方法，这些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活动的损失，并增加成功的概率。风险管理不仅要发现机会，还要避免或减轻损失。
活动管理中的各个部分都存在潜在风险。勃朗赫(1990年)将主要领域的风险进行了如下的分类。        •管
理：组织结构和办公布局可以减少对工作人员的风险。        •宣传和公共关系：宣传部分也需要进行风险管理。宣传人员本身具有的特点决定了他们在工作中更加关注行动所能带来的成果，而倾向于忽视潜在的风险。
•健康和安全：大多数风险管理都很关注这一领域。预防损失计划和安全控制计划都是任何风险管理策略的重要组成部分。与食品特许的卫生和卫生设施要求相关的风险应该引起特别重视。
•拥挤管理：对拥挤人、酒类销售和噪音控制的风险管理。        •保安：活动的保安计划涉及到对风险管理的考虑。
•运输：运输、停放和公众交通都存在潜在的危险，应该引起足够重视。
好的风险管理策略还将涵盖其他领域，这些领域的运作对于活动是至关紧要的，可能需要采取特殊的安全和保安预防措施，如售票和其他现金点以及通信。应该对每一个领域的风险加以确认并预先排除。风险管理与整个活动的计划同为一有机整体。针对活动管理的许多方面，风险管理可以用一个循环来表示。这个循环由四个要素组成，这四个要素如下。
1、确认
风险预先排除需要技巧、经验和知识的配合。某些在活动工作人员看起来是安全的事情可能就暗藏危
险。一个活动上使用了赞助商的标志，这个标志根据营销管理人员的检查已经很安全地固定好了，但是还应该由舞台管理人员应用他的专业知识确保标志固定的安全性。由于活动的管理者不可能熟悉每一个领域，所以最好召开一个风险评估会议，集中所有工作人员和志愿人员的经验对风险进行判断。这样的会议旨在集中风险管理的经验。对于一个大型活动来说，可能需要聘请一位顾问。召开这样的会议还是对现场工作人员进行风险教育的良机，可以提高他们的警惕意识，最大限度降低风险发生的可能性，并加强对风险的控制。确认技术，在确认风险时有几种辅助技术可以提供帮助。
•工作分解结构：必须将整个工作分解为易于管理的小的部分，这将有助于更好地确认风险。这种方法提供了一种可视化的计划结构，并且根据所需特殊技能和资源的不同将活动分成一个个单元。利用这种方式将整个活动分割成独立的区域后，可以更清晰地看到可能存在的问题。但是，这种方法不能揭示那些由组合活动导致的问题。例如某一活动的售票问题可能本身并不存在风险，但是如果同时还有一个主要赞助商退出，那么二者组合起来可能会导致活动的取消。        •测试活动：在举办大型体育活动之前通常都会先举行一些较小的活动，旨在对场地、设备和其他资源进行测试。奥林匹克运动会的测试活动常能有效地消除任何潜在的问题。这样的测试是自费进行的一次演习。许多会议之前进行的鸡尾酒会也是用来对会议的某些方面进行测试。许多音乐节也在正式演出的前一天晚上举办一次公开音乐会，以便对设备进行测试。        •内部/外部：为了更好地进行风险分析，根据风险的来源对其进行分类是非常有效的。内部风险一般出现在活动的策划和执行阶段。这些风险通常存在于主办单位进
行管理和控制的能力范围之内。外部风险是由活动组织范围之外的因素引起的，可能需要比较复杂的控制策略。针对这些风险的策略主要着眼于如何减轻风险造成的影响。例如，由一个足球明星取消演出造成的影响可以通过免费入场来将其最小化。
•失误图表：通过分析风险的影响和回溯风险的起因也可以发现潜在的风险。这也称做“由果及因”方法。例如缺票是一个可怕的后果。失误图表方法可以从这种情况开始，参考活动的不同情况来出起因，然后就可以用列有起因的表格来管理风险。        •事故报告：几乎所有的大型公众活动都有事故报告文件。这个文件包括在活动手册中，当发生事故的时候，由活动工作人员填写。        •应急计划：进行风险分析的成果就是一份详细的、根据不同情况采取何种应变措施的整体计划方案。应急计划中包括对风险影响的反应、相应的决策过程、指挥链和一系列的相关行动。应急计划的一个实例就是对千年虫威胁的反应。在澳大利亚新南威尔士的南岸，新年前夕需要制定一个紧急应变计划。如果千年虫威胁到当地海军的军用飞机场的计算机系统，那么海军基地将执行这个紧急应变计划。这将是在局部区域举办活动面临的主要问题，尤其每年的这个时间也是当地的火灾高发时间段。
2、评估
一旦确定了风险，就可以将风险表按照重要性级别进行排序。根据风险发生的可能性和造成结果的严重性对风险赋予不同的优先级别。风险评估会也可能成为“毁灭的预言”，对整个计划过程做出了最为悲
观的判断。这本身也是一个必须预先排除的风险。由于要将会议所需的时间与整个活动的有限计划时间相权衡，所以对会议要进行良好的控制，并将焦点放在关键问题上，这一点是至关重要的。一个卓有成效的风险评估会将对潜在风险进行广泛深入但又现实的分析。
3、控制
威尔士足球分析在对潜在风险完成评估之后，活动管理者就需要对任何可能出现的问题建立控制机制。可以使用各种不同战略。在勃朗赫(1990年)对活动风险管理进行了全面阐述的手册上，他提出以下几种风险控制策略。
•取消和避免风险：如果面临的风险过高，就必须取消活动的所有组成部分。由于降雨的影响而遭到取消的大型活动中，室外音乐会也是其中之一。面临的主要风险并不是会造成听众的不适，而是受到漏电的威胁。
•减轻风险：不能消除的风险就要想办法将它造成的影响降到最低。例如，为了消除活动所有可能的安全隐患，可能需要检查每一个参加者。很显然，这种解决办法是无法实行的，这时就要采取风险最小化战略，比如说在更加显眼的地方安装一个金属探测器或设置安全警卫。
•降低已发生风险的危害程度：安全计划的一个主要部分就是为可能的已发生问题制定快速有效的反应
措施。对工作人员进行基本急救技能的训练可以减轻事故的危害程度。活动管理者无法排除自然灾害的发生，但是可以准备相应的应急方案以控制影响。例如，可以参看有关物流的章节(第13章)里的伍德福得灾难计划。
•设计备份和替代方案：如果有什么事情出了差错，可以通过使用替代方案来挽救整个形势。例如，万一魔术师不能参加孩子们的晚会，主办者可以组织一次晚会比赛来款待孩子们。在很大程度上，备用发电机是大型室外活动的必备装置。
•分散风险：如果风险可以通过不同领域进行分散，那么即使出了一些差错，造成的影响也可以降低。其中一个战略就是分散现金提取点，如售票口，这样即使发生偷窃也不会威胁到整个活动的收入。拥有多个赞助商也是分散风险的一个途径。即使有一个赞助商中途撤出，也可以通过增加其他赞助商的份额来弥补。
•转移风险：可以将风险转移给对活动某方面负责的团体。转包商需要承担活动的部分责任。转包合同中通常都包含一个条款，在活动期间转包商为自己设备的安全和员工的行为负全责。在澳大利亚，大多数演出团体在参加活动前，都要求投保公共责任保险。
4、明确活动风险
•人的管理
活动中拥挤人的顺畅管理受到许多因素的影响。第一个面临的风险就是对活动参与人员数目的正确估计。无论采取何种场地设计方案，过多的参与者都会造成活动资源的极度紧张。即使是免费举办的活动，如果参与人数过少也会影响整个活动的既定目标。在悉尼市的范围内发起的脊髓病患者运动会吉祥物活动仅有500人到场，而场地的策划参加人数为上千人，这就表明对场地的预期过大。对拥挤人的管理也包括对听众类型和行为标准的管理。对风险管理来说，家庭聚会的优先级显然不同于一个摇滚音乐节的优先级。利用在进行活动之前发布正确的信息做好参加人数的预计工作。
•酒精
活动可以有多种类型，从一般的家庭野餐——边看节目边啜饮葡萄酒，到新年前夕拥挤的年轻人集聚在一起狂饮白酒。对法律而言，两种情形没什么不同。然而，后者造成的影响足以使一次活动被迫取消。对饮酒风险的管理过程将渗入某些活动的方方面面，如限制售票数量、提前关闭旅店、增加保安和对某些地区实行宵禁。在达林港的新年前夕的庆祝活动中，管理部门也发现破碎的玻璃是主要风险。在过去，庆祝之后都要花费巨大的人力物力来清扫场地，并且安全问题是极为重要的。在咨询了所有的利益关系人之后，达林港制定了如下的风险管理程序：
在活动地点周围设置围网；
只允许在授权地点出售酒类；
所有公共场所都禁止饮用酒精类饮料并且不得出现碎玻璃；
重新安排娱乐设施，开辟场地以吸引家庭及年长市民的参与；
在所有广告媒体中宣布这一新的政策。
•通信
涉及通信的风险是多种多样的，因为它不仅涉及到活动的组织也涉及到风险的报告。为活动办公室建立正确的计算机和文件归档系统可以预防未来可能出现的问题。对优秀的风险管理来说，能方便快捷地得到所需信息是非常关键的。一个标准的或定制的报告程序也可以降低由无效通信带来的风险。通信也包括如何向公众通告活动的进行，如当参与者在现场的时候要向他们提供各种信号标志、不断向他们通告相关信息。活动指南是向工作人员和志愿人员通报与活动有关的程序、协议和概要信息的非常好的一种交流手段。但是也可能出现这种情况：提供的数据过多反而使重要信息变得不明显，应突出重点信息。
•环境
现代商业活动所引起的环境问题越来越得到全体社会的广泛关注。环境问题也是一个风险问题。这里既存在很危险的风险，如污染，危险物的溢出、倾倒和泄漏，也存在一些间接风险，而这些风险能够
通过废弃物的回收、水和能源的保护来降至最低。根据活动的项目生命周期的不同，环境控制的优先级和影响也不同。
•紧急活动
对距离最近的救援服务机构的了解以及该机构的工作要求对于活动管理来说是强制性的要求。向外部救援中心求助是因为目前的情况已是非活动工作人员所能控制的，需要专业协助。当救援服务抵达的时候能否理解指挥链也是非常重要的。救援服务机构不受活动管理者的控制，活动管理者在此时仅仅起到顾问的作用。在这种情况下，任何参与者都可以向救援机构求助。
5、评价
对风险控制中成功和失败的例子进行评价是计划未来活动的中心任务。活动主办单位应该是“学习的组织”。对反馈进行分析和反应是这一过程的必需环节。

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