巧用VLOOKUP和IF函数合并工作表
作者：周威
来源：《科技视界》 2014年第31期
    周　威
    （无锡商业职业技术学院，江苏 无锡 214153）
    【摘　要】Excel有很强的数据处理功能，利用其内置的函数可以帮助我们高效、快速的完成日常工作。本文通过一个实际的例子介绍了VLOOKUP和IF函数合并工作表的方法，以避免重复输入数据。
    【关键词】VLOOKUP函数；IF函数；合并
    Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel之所以功能强大、应用广泛主要是其内置了非常丰富的函数，Excel函数一共有11类，主要有数学和三角函数、统计函数、文本函数日期与时间函数、查和引用函数、财务函数、逻辑函数等。在这些函数中大多数人比较熟悉的是SUM、AVERAGE和COUNT之类的常用函数，其他函数使用较少。其实Excel中还有很多函数可以帮助我们高效、快速的
完成工作，例如把VLOOKUP和IF这两个函数结合起来合并工作表，可起到事半功倍的效果。
    1　问题的提出
    每到学期结束学校各部门都需要统计教师的工作量，笔者所在学校教师的工作量分两块，一个是由教务部门统计的课堂教学工作量，另一个是由其他部门如学工处、团委统计的非课堂教学工作量。有些教师既有课堂教学工作量，又有非课堂教学工作量，而有些教师只有课堂教学工作量或者只有非课堂教学工作量（如图1和图2所示）， 现在需要将两张表合并成一张表。由于两张表中的教师相互有交叉，直接复制粘贴行不通。此时如果使用VLOOKUP函数进行查引用，结合IF函数就可轻松完成任务。下面我们将介绍要用到的两个函数。
   
    2　函数介绍
    2.1　VLOOKUP函数
    函数功能：VLOOKUP是按列查，最终返回该列所需查询列序所对应的值；Vlookup函数在Excel中广泛运用，特别是在做报表、登记数据和查数据等方面。
    函数格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
    其中：
    Lookup_value ：需要在其中查匹配数据的开始单元格
    Table_array：两列或多列数据（用绝对地址）
    Col_index_num：为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。值为1 时，返回 table_array 第一列中的数值；值为 2时，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。
    Range_lookup：为逻辑值，指定希望 VLOOKUP 查精确的匹配值还是近似匹配值（如果为 TRUE 或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。此时第一列中的值必须以升序排序；否则 VLOOKU
P 可能无法返回正确的值（可以事先对工作表按升序进行排序）；如果为 FALSE，VLOOKUP 将只寻精确匹配值。在此情况下，第一列的值不需要排序。）
    2.2　IF函数
    函数功能：IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。
    函数格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。
    其中：Logical_test是一个计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。
    Value_if_true是在logical_test 为 TRUE 时返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。
    总之，IF函数的第一个参数的结果为真的话，则将第二个参数Value_if_true的值作为函数的返回值，如果为假则将第三个参数Value_if_false的值作为函数的返回值。IF函数可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。
    3　解决方法
    第一步：引用工作量统计表2中的数据填充工作量统计表1中相应单元格。为此，在工作量统计表1的C2单元格输入以下内容：“=VLOOKUP(A2，工作量统计表2!$A$2：$C$21，3，FALSE)”。含义是在工作量统计表2的A2：C21单元格区域中查与A2值相同的那行所对应的第3列的值填充到工作量统计表1的C2单元格。然后按住填充柄向下拖拉到C16单元格释放鼠标。此时可以看到由于两个工作表中的人员并不全部相同，工作量统计表1中部分单元格的值在工作量统计表2中不到，显示的内容为“#N/A”，如图3所示。
多列vlookup函数的使用方法   
    第二步：引用工作量统计表1中的数据填充工作量统计表2的相应单元格。在工作量统计表2的D2单元格输入以下内容：“=VLOOKUP(A2，工作量统计表1!$A$2：$D$16，4，FALSE)”。意思是在工作量统计表1的A2：D16单元格区域中查与A2值相同的那行所对应的第4列的值填充到工作量统计表2
的D2单元格。按住填充柄向下拖拉到D16单元格，同样也会有部分单元格显示为“#N/A”。
    第三步：将工作量统计表1的A1：D16单元格区域复制并选择性粘贴到一个新工作表中（在选择性粘贴时选择“数值”），再将工作量统计表2的A2：D21单元格区域也选择性粘贴到该工作表，使两张工作表的数据合并在一起。
    第四步：在新工作表中选择C2：D36单元格区域，使用查替换功能将“#N/A”删除。
    第五步：在新工作表中按工号作升序排序，可以看到由于两张表中的人员有部分重复，所以此时新工作表中有部分人员出现了两次，因此要想办法删除重复记录。
    第六步：在新工作表的E1和F1单元格分别输入“重复否1”和“重复否2”，然后在E2单元格输入以下内容：“=IF(A3=A2，“是”，“否”)”，拖拉填充柄到E36。选择E2：E36单元格区域，选择性粘贴到F列（选择性粘贴时选择“数值”），如图4所示。
   
    第七步：在新工作表中删除“重复否1”列，然后按“重复否2”字段作升序排序，可以看到从第29行开始到36行都是重复的记录（如图5所示），删除这些记录，再删除“重复否2”列，并将工作重命名为“合并”，至此问题就解决了。
    如果要查替换的数据是按行排列的，那么与VLOOKUP 相类似可以用HLOOKUP函数来完成。通过以上例子我们看到利用Excel提供的函数可以帮助我们解决很多实际问题，把几个函数结合起来更是可以成倍地提高工作效率。
   
    ［责任编辑：汤静］

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