制作汇总表的文字要求
在平时工作中，如果遇到客户制作了汇总表，那么你可能要做两张表。一张是给客户的，另一张就是给你的下属员工。那么在做汇总表时，如何进行信息处理呢？又需要注意什么？下面我们一起来了解一下吧~
一、数据的统一
由于两张表的信息数据相同，所以要进行统一，首先要确保两张表的数据完全一致。即所有表中所有数组都是一致的数字，但不能出现任何一组数字错误或重复，不能出现任何单元格错误或重复，这样才能保证在汇总时完全一致。如果出现了这样情况，那么要做两张表就需要重新制作，需要重新定义数组名称和数组属性名称，将整个文件重新打开才能完成工作。因此在制作汇总表时要格外注意。因为当要进行统一时需要添加辅助列时，那么就需要先修改这些辅助列或单元格的名称和属性名头，从而统一对所有数据进行引用与匹配以及数据处理功能；而当当需要更改数组名称以及属性名头时，那么就需要对所有数组的名称和属性进行修改之后，再对所有数据进行引用与匹配以及相应处理方法；否则的话，整个汇总过程就会出现非常多错误或重复工作。只有确保了数据相互兼容、数据处理功能良好且有效稳
定为止。
1、将每个数组（单元格）中的名称与属性信息完整地输入到“汇总表”工具中，然后进行引用匹配，再对每个数组的名称和属性信息进行修改；
例如我们在做原始数据汇总时，需要将每个数组（单元格）中的名称与属性信息完整地输入到“汇总表”工具中，然后对数组名字进行修改。由于两个表的信息都是一样的，所以必须首先完成引用匹配工作。在设置命令字段前要先将该方法进行了解：首先将引用名以及属性名头设为“字符串”，然后将数组“姓名”和数组“属性”设为“符号串”，这样整个数据就会得到一个统一的名称与属性。例如我们设置了一个数组“姓名”可以选择其中的5个数值，并利用引用名以及属性名头等条件变量将其与5个序号分别进行组合成5列名称及两个数字段。例如将该数组的5名毕业生信息和5名工龄工资表合并为一列来进行汇总；也可以设置其中的一个数字段，作为统一的数值名称。
2、将每个数据组（单元格）都对所有数据进行引用与匹配之后，我们还需要对单元格的名称和属性信息进行一次修改；
修改方法：如果需要对单元格的名称和属性进行修改，就把该数组的所有单元格作为一个单独的文本块添加，比如第一个单元格“性别”不能添加性别“男”；第二个单元格“年龄”也不能添加年龄“女”。为什么呢？因为第三个单元格“性别”是用来对每一位用户进行定位及生成唯一的标签；所以说对于每一个用户的名字都是需要统一的。下面我们来做一下具体的处理：先在该数组中添加一个数字，然后使用函数R2将该数组连为同一行，然后将该字符串按F2 ()→H5 ()方法处理；步骤：在单元格的标题栏中输入：数据区域；在单元格的名称框中输入：男/女、年龄、性别、姓名、用户、B4、P2、T9。两张表格查重复数据
3、在合并两张表之后，我们可以通过“计算方式”进行调整。
在两张表中，如果所有数据都是相同的，那么在汇总时就不会出现任何重复工作。但是如果一张表里包含了多个数据呢？比如其中一个数据是0点0分的，另一个数据是0点0分的，这两个数据之间如果存在某种关系的话，那么它们之间肯定会有不同的计算方式，例如0点0分的数组可能会被自动添加到一个单元格里，而0点0分的数组就会被自动删除掉，而当0点0分之间存在某种关系之后，则可能会出现同一行内各个数组同时被添加到多张表之中的情况。所以这时就需要采用计算方式解决这一问题。选中第一张表的数据，然后在菜单中点击“计算方式”选项卡中的“计算方式”对话框。
二、对数据进行分类
在对数据进行分类时，除了要了解所有原始表格数据的基础信息外，还需要注意一些数据的特殊要求。例如对工资报表的要求也是非常重要的。因为工资与奖金等绩效考核的目标、方向和标准是完全不同的。在填写汇总表时，需要将工资表与奖金表格合并起来填写一张总表，而不是单独将工资计算出一张总表，这样既浪费了时间，也没有实际意义。除了上述要求之外，汇总表中还要注意表格类型和文字大小等细节问题。一般情况下我们需要根据公司的职能来进行不同类型数据表格的选择。同时每个数据类型和标题都有自己的名称和内容也要求我们进行不同类型数据信息表格排列顺序和结构也不尽相同。
1、按单元格数据类型和标题进行划分
表格中最常见的数据类型有三种：①.字符型：这种类型主要用于标题字段的排版，字符型一般为全英文。②.单元格格式：由于单元格格式的设置是在下拉列表的列宽范围内进行设置的，所以单元格格式一般不会出现什么问题。③.单元格类型：由于单元格名称中一般不会出现空格等内容，所以单元格类型一般采用最小单位。④.单元格标题：这种类型主要用于标题字段的排版，由于标题字段的排版需要从格式中进行定义。⑤.单元格内容：这种
类型主要是用于数据内容的处理上，同时也是用来对数据内容进行分类处理上。
2、按分类设置单元格的单元格结构
当我们需要按分类设置单元格结构时，一般情况下我们只能采用设置单元格规则、统一格式转换、自定义和单元格格式类型来实现一个统一。但是我们还需要注意以下问题：首先，要注意在汇总表中各个行和列之间是否存在差异，因为如果只有一个行或者列之间存在差异的话，那么在填写汇总表时就会出现多行重复和多列重复的情况；其次，要注意单元格和标题之间是否存在差异或者异动等情况；再次，因为每个数据类型之间有很大差异，我们需要设置单元格结构的时候在不影响结构完整性的情况下就可以了；最后，需要注意单元格结构规则和格式转换之间是否存在一些问题。这里建议使用统一格式。在实际工作中，我们发现有的汇总表格式设置的非常简单粗暴而且结构非常单一，导致汇总时只能看到表格数据的名称，而且如果表格中有多幅表格，还会出现一幅表格中有多个分类数据的情况。同时在汇总时会出现很大重叠区域来计算汇总结果的情况，导致汇总结果无法体现出数据之间是如何进行汇总的。
3、对字体进行调整
一般情况下，汇总表中的字体是可以修改的，只是因为表头数据多，所以字符数比较多，字体设置比较大即可。但这不代表字的大小可以随意更改。我们可以将数据表格进行分类，并将其编号添加到表格中去。当然这样的话，需要我们先将表格内容做一些更改。例如对编号的数据表格进行编号的方式不同，其编号内容是不一样的。所以我们需要注意的是我们根据编号所填写的内容进行统一编号。
三、信息处理
由于使用 Excel的原因，有些数据并不是很难操作，而有些需要反复修改。在这样的情况下，我们可以根据实际情况，制定一些使用规则来解决信息处理问题。我们可以把一些常用的数据进行分组，例如把“销售订单”分到“总订单”中，或者把“产品销售”分到“库存”中。这样，我们可以设置好工作区的规则以及表格上所需要进行的操作。另外还有一些特殊业务，我们也可以利用表格上对每条报表进行汇总。如把表格中主要数据汇总到一个区域，可以增加地区、产品名称等描述；在汇总完成后保存数据时就可以使用导出程序；如果需要在表格中设置“高级”选项将报表设置为“不显示高级”显示后自动关闭掉页面等等。
1、汇总工作表的制作
汇总工作表的制作有几个步骤：首先，选中所有的报表，按“Ctrl+1”组合键将表中所有数据汇总到一起，也可以设置为自动汇总；第二步，在需要进行汇总情况的表栏内，选中所有数据；第三步，按住“Ctrl+1”组合键，拖动到需要汇总的区域；第四步，从“Ctrl+1”组合键列表中拖动到需要汇总的区域；第五步，点击“设置工作区规则”按钮。该按钮会提示需要汇总的单元格，我们可以对单元格进行相应的设置，但如果单元格中数据太多，要通过设置单元格来进行汇总操作。这也是在制作表格时需要进行的操作。在此过程中只需要注意几点：第一点，表格要设置为自动统计；第二点，数据不能重复使用；第三点，在计算过程中必须用到公式。比如我们要计算一个产品销售额是多少（元),可以这样加一步：第1步，点击需要统计数据的单元格右键->报表->新建新表；第2步，在添加新表时要注意：在单元格右键->数据范围（选择表格）中输入相应的产品名称（如有）可以直接进行汇总操作。最后一步，我们可以直接把数据导出到下一张表格。
2、工作表导出
在工作表中除了“汇总”和“导出”之外，我们还可以使用导出程序。在这里先让我们一起看一下常用的导出程序，例如: Delete (>)、 PowerPoint (>)和 Project (>)这三个工具。Delete
():这类文件保存进 Excel中时，可以直接通过键盘输入出相应的字段；不需要重复输入数据即可; PowerPoint (>)就是将所有字段转换成对应的数据格式后导出; Project (>)就是只保留数据文件，而其他任何字段都不需要保存; PowerPoint (>)就是只保留原始格式。而 Project (>)又可以分为 PowerFile (>)、 PowerPoint (>)以及 PowerMove (>)这三种类型。另外，由于导出是先保存，再在导出时对所导数据进行修改和重命名，所以如果在导出之前不对导出文件名称进行修改，可能就会出现导出不成功的情况。因此为了保证所有导出文件都正确使用，我们可以使用 PowerPoint导出程序来完成导出。
3、数据格式要求
Excel的数据格式也是一个比较常见的问题。比如要把销售额与销售价格的销售额进行统一。这是因为一个地区在同一时期内的销售额是不同的。因此，我们需要在统一区域、统一格式之后制作一张报表。另外，为了方便查和分析数据，还需要对数据进行格式要求。例如，销售订单必须使用阿拉伯数字的方式进行显示。对于“销售订单”、“总订单”等数据进行格式要求时，我们也可以设置格式为：表格中默认输入阿拉伯数字。
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