如何高效快速地提高 Excel 技能水平?
这是一个过来人的经验:“刚入职场,觉得Excel就是一张表,很简单;后来,发现Excel是一本书,需要学;现在惊觉,Excel是一套系统,功能强大;希望未来,Excel不是全世界”
所以,恭喜你,不管你身处哪个阶段,能意识到Excel的重要性,那就为时未晚!
那,如何系统学Excel?
今天给 Excel 新手们讲解一下 Excel 学习的顺序,让大家学习 Excel 少走弯路,事半功倍。
一、熟悉基本操作
建议把Excel 上菜单栏按钮全都熟悉一遍。这能让你快速熟悉excel,了解excel具备哪些功能。其实大部分人对excel的功能并不熟悉,想要执行某些操作时总是在菜单栏中翻来覆去,非常浪费时间。
因此这一步非常必要。完成之后下一步就是了解excel中的一些基础知识以及基本操作方法。
对于EXCEL的新手,首先买一本excel的入门教程,不过看书是一个很累的事情,如果不想看书可以看一个系列课程,系统的学习excel,这样可以学的快一些,在这个过程里面,学习者大致了解到excel的基本操作方法和常用功能,诸如输入数据,查替换,设置单元格格式,排序,筛选,删除重复项等等...这个过程相对简单,学习进度很快。
对于初学者,我的建议是听课学习,最好是同时有长期教课经验和牛逼工作经验的老师,保证他确实是一个实战数据分析大佬,又确实能教会别人,两者缺一,要不然就是把你教成书呆子,要不就是大肚茶壶倒饺子——有货说不出。
vlookup函数讲解二、掌握常用函数
不要以为掌握了所有的菜单功能和快捷键就是EXCEL高手了。现在要开始学习一些基础函数了,比如sum , sumif , mid , left , right,vlookup这些函数学会后就能整理数据源了,然后再学习数据透视表,能做出一张简单的表格,再画个曲线图什么的,这就已经到达初级水平了。
下面是大家见得最多的 10 个函数。
SUM 函数
此函数用于对单元格中的值求和。
IF 函数
此函数用于在条件为真时返回一个值,条件为假时返回另一个值。 下面是 IF 函数的用法视频。
LOOKUP 函数
需要查询一行或一列并查另一行或列中的相同位置的值时,请使用此函数。
VLOOKUP 函数
如果需要按行查表或区域中的内容,请使用此函数。 例如,按员工号查某位员工的姓氏,或通过查员工的姓氏查该员工的电话号码(就像使用电话簿)。 请观看这个 VLOOKUP 用法视频。
MATCH 函数
使用此函数搜索单元格区域中的项,然后返回该项在该区域中的相对位置。 例如,如果区域 A1:A3 包含值 5、7 和 38,则公式 =MATCH (7,A1:A3,0) 返回数字 2,因为 7 是该区域中的第二个项目。
CHOOSE 函数
此函数用于根据索引号从最多 254 个数值中选择一个。 例如,如果 value1 到 value7 表示一周的 7 天,那么将 1 到 7 之间的数字用作 index_num 时,CHOOSE 将返回其中的某一天。
DATE 函数
此函数用于返回代表特定日期的连续序列号。 此函数在公式,而非单元格引用提供年、月和日的情况中非常有用。 例如,可能有一个工作表所包含的日期使用了 Excel 无法识别的格式(如 YYYYMMDD)。
DATEDIF 函数用于计算两个日期之间的天数、月数或年数。
DAYS 函数
此函数用于返回两个日期之间的天数。
FIND、FINDB 函数
函数 FIND 和 FINDB 用于在第二个文本串中定位第一个文本串。 这两个函数返回第一个文本串的起始位置的值,该值从第二个文本串的第一个字符算起。
INDEX 函数
此函数用于返回表格或区域中的值或值的引用。
三、视频网课的加持
前面也提到了,对于初学者来说学习网课是少不了的。
Excel作为一项职场技能,光有正确的方法论肯定是不够的,还需要大量实操,来做到熟练使用技巧解决问题。
所以我跟着亮虎Excel课学习。速成Excel,亮虎是必看的了。单就快速提升Excel技能水平上,就没有比它更强的了。
里面讲到的技巧和方法,和我的工作内容联系非常紧密,直接就把我觉得很难的问题简单化了。
我之前在处理数据的时候,只知道简单的复制粘贴和剪切,效率是真的慢。
后面跟着亮虎之后,我再用学到的快速插入行【插入几行选几行】、快速互换行【选取要换的行,按住Shift并按鼠标左键拖拽移行】以及快捷键、常用简单函数【SUM/AVERAGR等】,就可以快速整理表格。
表格整理好了之后,再用if、Vlookup、subtotal等函数,把当天需要上交的数据快速汇总出来。
每天我都会把学到这些技巧用到工作当中,慢慢地我加班的时间越来越短。大概也就三四天左右,我就把一些基础的操作都搞定了,也能在差不多下班的时间处理好自己的工作,准时下班了。
后面又跟着学习了数据透视图和图表构建之后,我还能在1-2小时内就把整个季度或者是整年的数据看板制作出来。也正是这一项技能,让我得到了领班和主管的肯定,提前了一个
多月转正了。
真的很开心!!
四、常用函数的多层嵌套
当你已经熟练掌握了excel菜单功能,熟练使用数据透视表,至少掌握几十个常用函数并且能熟练的运用,各种函数组合使用。
介绍几个个常用的 Excel 函数组合,务必收藏!
1、MIN+IF 组合
功能:计算指定条件下的最小值
例:要计算人力部的最低分数。
G3 单元格公式:=MIN(IF(A2:A9=F3,D2:D9))
说明:先用IF函数判断A列的部门是否等于F3指定的部门,如果条件成立,则返回D列对应
的分数,否则返回逻辑值FALSE;
接下来再使用MIN函数计算出其中的最小值。MIN函数有一个特性,就是可以自动忽略逻辑值,所以只会对数值部分计算,最终得到指定部门的最低分数。
注:执行多项计算,在输入公式时要按 Shift+ctrl+Enter 键
2、IF+AND组合
功能:并列多条件判断
例:在C列设置公式,如果A列值小于500且B列值为未到期,则返回”补款“,否则显示为空。
C4 单元格公式:=IF(AND(A4<500,B2="否"),"补款","")
注:两个条件同时成立用 AND,任一个成立用 OR 函数。
3、INDEX+MATCH组合
功能:根据条件查询
例:根据月份和费用项目,查金额。
C10 单元格公式:
=INDEX(B2:G6,MATCH(B10,$A$2:$A$6,0),MATCH(A10,$B$1:$G$1,0))
说明:先用MATCH函数查3月在第一行中的位置
=MATCH(B10,$A$2:$A$6,0)
再用MATCH函数查费用项目在A列的位置
=MATCH(A10,$B$1:$G$1,0)
最后用INDEX根据行数和列数提取数值
=INDEX(区域,行数,列数)
4、VLOOKUP+MATCH组合
功能:用于不确定列数的数据查询
例:根据B13单元格的姓名,在数据表中查询对应的项目。
C13 单元格公式:=VLOOKUP(B13,A1:E9,MATCH(C12,1:1,),0)
5、IFERROR+VLOOKUP组合
功能:当 VLOOKUP 查不到时屏蔽查错误值
例:根据产品名称在上表中查单价,如果产品不存在则显示为空白。
B9 单元格公式:
=IFERROR(VLOOKUP(A8,$A$1:$D$5,3,0),"")
四、生人勿进的VBA
要成为一个高级用户,首先在掌握以上所有的前提下,还要熟练掌握运用数组公式,并且当遇到excel本身自带的功能都没办法解决的问题可以通过编写VBA代码开发拓展excel功
能从而解决问题,一旦进入这两个领域,你会发现突然进入了另一个天空,以前许多无法解决的问题,现在都可以迎刃而解,那是相当痛快的事情。
掌握了VBA,可以发挥以下作用:
1.规范用户的操作,控制用户的操作行为;
2.操作界面人性化,方便用户的操作;
3.多个步骤的手工操作通过执行VBA代码可以迅速的实现;
4.实现一些VB无法实现的功能。
5.用VBA制做EXCEL登录系统。
6.利用VBA可以Excel内轻松开发出功能强大的自动化程序。
五、专家
那什么人能称为专家呢?其实没有什么评判的标准了,如果把excel的功能一一列出,能全
部掌握的人寥寥无几,其实也没必要全部掌握,由于excel博大精深,涵盖各行各业,比如你不是财务人员,你可能一辈子也不会用到fv,pv,irr这样的函数。
在我的心中能称为专家的人,第一在软件操作上达到高级用户水平、第二并自身所在的行业有着深刻的了解,能把excel功能发挥到极致来服务自己所在的行业。
在专业的excel网站上,那些受人尊敬的,被称为excel专家的,无一不是各行各业的佼佼者,所以如果想成为excel专家不仅仅是学习excel那么简单了,要走的路很长
。可能有些小伙伴看到这感觉道路漫长遥遥无期,信心大减,其实我并不是这么想,这反而能给你一个奔头,是一种价值的体现。
以上文字版内容将会不定时更新,以上提到的亮虎网课一定要看,提技必备。
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