——1.文体介绍
催收信是卖放在规定期限内未收到货款，提醒或催促买方付款的函件。
写此类信要求文字简练、意思清楚；同时要求语气诚恳、体贴，彬彬有理。不可轻易怀疑对方故意拖欠不付，以免伤害对方感情，不利于达到索款的目的，或妨碍以后的业务。对于某些屡催不付，故意逃款的客户，语气则要强硬，措辞坚决。
总之索款要把握一个原则：既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。
2. 实用范例
（1）subject: Demanding Overdue Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we have not received payment of the above account, already a month overdue.
We think you may not have received the statement of account we sent you on 30th August showing the balance of US$ 80,000 you owe. We send you a copy and hope it may have y
our early attention.
Yours faithfully,
xxx
主题：索取逾期账款
亲爱的先生：
第8756号账单
鉴于贵方总是及时结清项目，而此次逾期一个月仍未收到贵方上述账目的欠款，我们想知道是否有何特殊原因。
我们猜想贵方可能未及时收到我们8月30日发出的80，000美元欠款的账单。现寄出一份，并希望贵方及早处理。
你真诚的xxx
（2）Subject: Urging Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
Not having received any reply to our E-mail of September 8 requesting settlement of the a
bove account, we are writing again to remind you that the amount still owing is US$ 80,000. No doubt there is some special reason for delay in payment and we should welcome an explanation and also your remittance,
Yours faithfully,
xxx
主题：再次索取欠款
亲爱的先生：
第8756号账单
未见贵方对我们9月8日来信要求结算一事之回复。我们再次来函提醒贵方，欠款为80，000美元。毫无疑问，一定有特殊原因使贵方延误付款，我们期待贵方说明原因并寄上汇款。
你真诚的xxx
（3）Subject: Insisting on Payment
Dear Sirs,
Account No.8756
It is very difficult to understand why we have not heard from you in reply to our two E-mail of 8th and 18th September for payment of the sum US$ 80,000 you are still owing. We had hoped that you would at least explain why the account continues to remain unpaid.
I am sure you will agree that we have shown every consideration and now you fail to reply to our earlier requests for payment, I am afraid you leave us no choice but to take other steps to recover the amount due.
We are most reluctant to do anything from which your credit and reputation might suffer and even now we prepare to give you a further opportunity to put the matter right.We therefore propose to give you 15 days to clear your account,
Yours faithfully,
xxx
主题：三度索取欠款
亲爱的先生：
第8756号账单
我们于9月8日及9月18日两次去函要求结付80，000美元欠款，单至今未收到贵方任何答复，
对此我们感到难于理解。我们希望贵方至少得解释为什么账款至今未付。
我想你们也知道我们对贵方多方关照，但你们对我们先前的两次询函不作答复。你们这样做恐怕已经使我们别无选择，只能采取其他步骤来收回欠款。
我们极不愿意做任何损害你们信誉的任何事情。即使现在我们还准备再给你们一次机会来挽回此事。因此，我们再给你们15天时间来结清账目。
3.典型句型
(1)The following items totaling $4000 are still open on your account.
你的欠款总计为4000美元。
(2)It is now several weeks since we sent you our first invoice and we have not yet received your payment.
我们的第一份发票已经寄出有好几周了，但我们尚未收到你的任何款项。
(3)I’m wondering about your plans for paying your account which,as you know,is now over 40 days ast due.
我想了解一下你的付款计划，要知道，你的付款已经逾期40多天了。
(4)We must now ask you to settle this account within the next few days.
请你务必在这几日内结清这笔账款。
——发传真写邮件
1.发传真必备第一句：你能把它传真给我吗
经典表达：
Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?
你能把发票/邀请函/报价单传真给我吗？
举一反三：
Would you like to fax XXX to me?
Please send me a fax. My fax number is XXX.
白骨精须知：传真机号码的构成
国内传真号码：区号（北京010，广州020，上海021，天津022，重庆023）+传真号码
国际传真号码：国际代码（00）+国家代码（中国86，美国1，日本81，德国49）+区号（
去掉区号前的0）+传真号码
2.发传真必备第二句：我要给XXX发传真，请给我个信号。
经典表达：
I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal.
我要给XXX发传真，请给我个信号。
举一反三：
I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later.
白骨精须知：发传真一般步骤
Step1：把要传真的纸张，一般有字的一面朝下（各传真机不同，请根据指示操作）放入传真机；
Step2：拨号。
（1）有单独的传真号码时：拨号，在电话接通后，听到“嘀”一声后，按启动键；传真机显示“send”状态后，放下话筒，听到“嘟”一声后，说明传真已发送完成。听到忙音，则重新拨号。
（2） 电话和传真机共用一个号码时：拨号，在电话接通后，请对方给你一个传真信号，听到“嘀”一声后，按启动键；后面步骤同上。
3.发传真必备第三句：传真已发，请查收。
经典表达：
I have faxed you XXX. Please have a check.
我已经把XXX传真给您，请查收。
举一反三：
It would be great if you sign it and fax it back to me.
白骨精须知：有些文件需要对方在收到传真后签名、批注，那么就请对方稍后再把以签名
或批注的传真再发还给你。
4.发传真必备第四句：传真有些问题，请再发一次。
经典表达：
I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?
传真已收到，不过有缺页，请再发一次。
举一反三：
There were some pages too blurred to read. Please send it again.
I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?
5.写邮件必备：详细信息我会发电邮告诉你。
经典表达：
I’ll email you tomorrow with the details.
我明天发电邮说明详细信息。
举一反三：
I’ll send an email to the parties concerned ASAP.
I’ll write an email to explain the details.
Let me check the email and report to you later.
白骨精须知：外企邮件制度
TO：收件人，主要阅读邮件的人。
CC：CC的全名是Carbon Copy，即抄送。只要是和该邮件所涉及信息相关的人，需要了解该邮件信息的人都要去CC。
BCC：BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用来放你的下属。
FW：FW的全名是Foward，即转发。你在发邮件给某人的时候，同时转发给其他很多人。
——需要写的英文邮件多了，就觉得很吃力，尤其是当需要经常写给同一个人时。希望邮件的开头、结尾、一些客套的话能有不同的表达~~
一、邮件的开头
Thank you for contacting us.
如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。
Thank you for your prompt reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”
Thank you for providing the requested information.
如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thank you for all your assistance.
如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”
二、在邮件的结尾
send for是什么意思在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thank you for your kind cooperation.
如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thank you for your attention to this matter.
与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thank you for your understanding.
如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thank you for your consideration.
如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thank you again for everything you've done.
这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。 
三、十种场合的表达
1. Greeting message 祝福
Hope you have a good trip back.
祝旅途愉快。
How is the project going?
项目进行顺利吗?
2. Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.
十月三十号(周四)，老时间，开会。
3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Should you have any problem accessing the folders, please let me know.

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