在进入21世纪之后，伴随着社会生产力发展水平的持续提升，以及科学技术的迅速革新，城乡各界人民众指向信息资源要素基本价值的认知程度呈现出持续提升的变化趋势，而在各种管理人事工作环节开展过程中面对的人事档案资源要素数量持续增加过程中，指向人事档案处理工作环节提出的技术要求也愈来愈严格，基于纸质载体形式或者是手工操作方式的信息资源要素处理技术方法手段，已经远远无法契合满足现代化信息资源要素管理工作开展过程中的实际需求。为切实提高人事档案管理效率，减轻人力资源管理职能部门需要面对承担的工作压力强度，有必要针对性完善人事档案资源，优化管理过程，在建构形成人事档案管理技术系统条件下，自动化且全面化地记录指向人事档案数据信息资料实施的各类查阅技术操作行为、借阅技术操作行为、归还技术操作行为，以及传递技术操作行为。在此过程中，元数据以其自身的特性，在人事档案的著录、描述、检索、定位以及管理发挥着重要功能。数据库设计的意义
一、元数据的内涵
元数据的概念可以追溯到20世纪60年代。彼时，随着数字化技术的发展，人们开始需要管理和组织大量的数字信息，而元数据作为有关数据的信息，开始受到关注。元数据的最初应用是在图书馆和文献管理领域，用于组织和管理文档。随着数字化技术的进一步发展，元数据的应用也扩展到了其他领域，如文件管理、数据库管理、图像处理等。当前，元数据已经成为互联网和数字信息时代的重要组成部分，被广泛应用于许多领域，如数字媒体、数字图书馆、数字档案管理等。
“元数据”是指“用于描述数据的数据”，是有关数据的额外信息，描述了数据的属性、质量、上下文等，具有以下五种特点：描述性，元数据描述了数据的内容、结构、质量、来源等；唯一性，每个数据项都有唯一的元数据，其中的信息不会重复；可查询性，元数据必须是可以查询的，以便用户可以快速了解数据的信息；可维护性，元数据必须是可以维护的，以便用户可以随时更新和维护元数据；标准化，元数据必须遵循一定的标准，以确保可以在不同的系统中相互操作。目前，元数据在人事档案数据库建设中的应用愈加广泛，这在于它有助于人事档案资源信息的高效组织与管理。例如，人事档案中的元数据可以包括员工姓名、员工编号、员工职位、员工部门、员工工作地点、员工薪资等。这些元数据可以被用来创建人事档案的索引，以帮助用户快速查所需的信息。此外，元数据还可以帮助组织更好地管理人事档案的生命周期，例如记录档案的创建日期、最后修改日期、删除日期等。
二、利用元数据构建人事档案数据库的流程
（一）人事档案数字化加工模块。人事档案长期以来采用的都是传统实体档案管理模式，因此其数据库建设首先就要将实体档案进行数字化转换，流程如下：资料收集，将手写或纸质版本的人事档案收集到一个中心位置，同时对扫描对象的信息进行整理，如档号、题名、归还时间等，保证工作流程规范化，应要求清点人员填写交接登记表；数据整理，将收集的人事档案进行整理，检查是否有遗漏的信息，并确保信息的完整性；数据扫描，使用高清晰度的扫描仪对人事档案进行扫描，生成数字版本的文件。数据识别，使用光学字符识别（OCR）技术将数字版本的文件转换为可编辑的文本文件。OCR 技术可以
识别多种不同的字体、文字大小和格式，因此可以将各种不同格式的人事档案文件都转换为数字版本。此外，OCR技术还可以提高人事档案的检索效率，实现关键字快速检索。
（二）数据库设计。当前，主流档案管理系统的数据库设计都采用了三层设计模式，包括显示层（UI）、业
利用元数据构建人事档案数据库的探索与思考
文/江苏省扬州市中心血站徐艳
【摘要】本文简要介绍了元数据的内涵，对人事档案数据建设过程中涉及到的数字化加工和数据库
设计问题进行探讨，从提高元数据规范化管理水平、做好人事档案资源收集与利用、加强信息化建设为
人事档案数据库提供多方保障三方面提出利用元数据构建人事档案数据库的建议。
【关键词】人事档案；元数据；数据库
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务逻辑层（控制层）以及数据访问层（数据库）。这种设计模式能够满足大多数的档案管理与利用需求，同时也存在着一定的容错率，能通过个性化的模块设计满足系统个别功能的实现。
1.显示层设计。人事档案数据库的UI 层设计是指制
定人事档案数据库系统的用户界面设计，以满足用户的需求和使用习惯。在UI 层设计中，需要确定用户界面的布局和功能，并考虑到用户的操作习惯和效率。一个好的UI 设计可以使用户方便地使用数据库系
统，并且可以提高用户操作的效率。基于元数据的人事档案数据库UI 设计要素应包括：布局，应与组织OA 系统和信息门户进行整合，使界面看起来整洁、简洁，通常应包括用户登录、档案查询、档案管理三个基本模块；功能，确定界面的功能，使用户可以方便地进行操作，包括人员建档、档案查询、档案借阅、档案归还、档案延期、查阅记录查询、借阅记录查询、归还记录查阅几个部分；可用性，也称易用性，确保界面可以方便地使用；可访问性，确保界面可以适合各种用户，包括视障用户、听障用户等。此外，还可以考虑界面的美观性和可读性，以便更好地满足用户的需求。总之，人事档案数据库的UI 层设计是提高用户体验的重要因素，需要经过系统的认真设计和评估。
2.逻辑层设计。人事档案数据库的逻辑设计是指制定人事档案数据库系统的逻辑模型，以便将物理数据转换为有意义的信息。逻辑设计包括定义数据结构、数据关系、数据约束等。在逻辑设计中，首先需要确定人事档案数据库的目的和范围，然后根据该目的和范围制定数据模型。通常使用面向对象的数据模型（如实体—关系模型）来定义数据结构。接下来，需要确定数据之间的关系，以及如何维护数据的一致性和完整性。这可以通过在数据库中设置限制（例如非空限制、外键限制等）来实现。最后，还需要定义人事档案数据库的接口和报表，以便在数据库中存储和检索数据。
3.数据访问层设计。数据访问层设计是数据库的核心部分，也是最能体现元数据的功能和价值的，一般来说应遵循以下流程。（1）定义元数据字段。人事档案元数据字段应尽量详细，从时间、空间等多个维度全面描述员工的相关信息，主要包括以下几个方面的信息：员工信息，包括员工姓名、员工编号、
性别、出生日期、身份证号码等；就业信息，包括入职日期、工作部门、职位、工作地点、薪资等；教育经历，包括毕业院校、专业、学历等；工作经验，包括从事的工作、工作单位、
工作时间等；证书信息，包括获得的证书、证书编号、证书有效期等；培训信息，包括参加的培训课程、培训时间、培训地点等；绩效信息，包括员工的绩效评估、绩效考核结果等；奖惩信息，包括员工获得的奖励、受到的惩罚等；合同信息，包括员工的劳动合同、合同签订日期、合同期限等；其他信息，包括员工的其他信息，如家庭情况、个人兴趣爱好等。（2）建立数据表。一是分析人事档案数据库的需求，包括数据内容、功能要求、数据流程等，以确定数据表的结构，基于元数据的数据表还要涵盖数据产生的主体、时间等相关信息；二是制作数据字典，根据需求分析的结果，编写数据字典，确定数据表的字段名称、数据类型、数据长度等信息；三是设计数据表的数据模型，包括主键、外键、索引等；四是数据表结构建立，使用数据库管理系统的语句建立数据表，确定数据表的结构，通常采用MySQL 、Oracle 、SQL Server ；五是数据约束设置，设置数据表的约束，包括主键约束、外键约束、唯一性约束、可空性约束等，
以确保数据的完整性和一致性；六是索引设置，为了提高数据的查询效率，根据人事档案管理的日常业务设置数据表的索引。
4.数据交换平台设计。人事档案信息具有离散化和碎片化的特征，信息资源的整合与组织难度较大，近
年来随着办公自动化的深入发展，企业也依托自身的管理信息系统开展人事档案管理系统建设，但在数据库方面还未形成全面的数据交换平台。对此，应在数据库设计中加入数据交换平台设计，实现人事档案的信息化管理。具体而言，一是选择合适的数据交换格式，不仅局限于XML ，应采用CSV 、JSON 等综合数据交换格式，以确保人事档案的可读性和可交换性；二是选择适合的数据交换方式，人事档案数据交换应重点保障安全性、稳定性和私密性，可采用如API 、FTP 、SFTP 等交换格式，根据业务需求灵活调整；三是设计数据解析程序，根据上文提到的逻辑层和数据库设计所采用的数据结构和数据表，设计一个可以解析数据交换格式的程序，以方便人事档案的导入和导出。
5.服务接口设计。随着人事档案服务于利用场景的不断增多，在数据库设计中也应对接灵活的服务接口，以满足多元的利用需求，可以采用以下三种服务接口：一是RESTful API ，通过使用RESTful API 设计风格，可以提供简单易用的数据访问接口，同时可以将前端和后端部署到不同的服务器上来减轻服务器的压力，提高数据的安全性，是人事档案数据库系统中常用的接口；二
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是SOAP API，它提供了一种结构化的数据交换方式，能够满足复杂场景的需求，比如同步数据、多系统间数据交换等，适用于人事组织架构较为复杂，分公司和子公司较多的企业；三是自定义API，根据
具体的服务需求，开发者可以设计自定义API来满足特殊的服务需求，并且在需要时可以通过这些接口来管理人事档案数据，适用于自主开发人事档案数据库的企业。
6.数据存储优化。在长期的管理与使用中，人事档案资源是持续增长的，但元数据则需要管理部门自主优化和更新，因此为提高元数据的适用性和数据存储的效率，还应定期对数据存储进行优化。
通常采用以下几种方式：一是数据压缩，对于利用级的人事档案进行压缩处理，减小存储空间；二是数据分割，将大的数据表拆分成多个小的数据表，可以减小数据表的大小，降低数据表的读写压力；三是索引优化，根据人事档案管理过程中索引的利用频率进行增减删改，以加快查询速度；四是数据缓存，使用缓存技术可以将常用的数据存储在缓存中，减少对数据库的访问；五是数据存储集，将人事档案数据存储分散在多个节点上，提高数据的容错能力。
三、利用元数据构建人事档案数据库的建议
（一）提高元数据规范化管理水平。规范化的元数据管理是提高人事档案数据库效率、保障数据安全和保证数据质量的重要手段，应从以下几个方面着手：一是建立元数据体系，特别是要加强元数据字段和数据表的规范化管理，将元数据进行统一标准的分类和编码，形成一体化的元数据字典；二是做好数据质量的监控与评估工作，明确人事档案元数据的质量标准，对于元数据字典下的每个字段都进行详细的定义，提高数据质量；三是实施数据管理控制，在人事档案元数据管理系统中建立规范的数据管理流程，
实施严格的数据管理控制；四是定期评估数据质量，阶段性地对人事档案和元数据字典进行安全性、稳定性、可用性评估，及时发现和解决实际质量问题，实现人事档案资源的长期管理。
（二）做好人事档案资源收集与利用。第一，丰富人事档案资源的收集渠道，集纳更多类型、载体的人事档案。可以通过纸质档案数字化、电子文件转换、数据库收录等方式将收集标准化程度较高的人事档案，直接入库；也可以通过社交媒体等平台，与档案员交流并增加人事档案的资源，但需要注意的是此类人事档案多为描述性信息，且带有较强的主观彩，需要标准化处理
后方能入库。此外，第三方数据收集、行业协会和用户
反馈等渠道也可以用来收集人事档案管理的过程性数据，对元数据字典建立进行补充。第二，为人事档案多元利
用提供数据基础。可在数据库建设时切入大数据和人工
智能技术，开展多维度数据分析，从而提高人事档案的
价值，与此同时，在进行服务接口设计时将数据部署在
云端，更加快捷的进行远程访问和管理。
（三）加强信息化建设为人事档案数据库提供多
方保障。第一，加强人事档案智能化管理的需求调研。主要由用户、用人部门、人事部门和领导决策层，从
业务发展、档案事业和员工成长几个维度对智能化管
理需求进行全面调研，重点对数字化资源、数字化利
用领域进行系统摸牌，发现痛点和薄弱点，一方面要
考虑人事档案个性化强、保密性强的特征，也要遵循
差异化和层次化的原则对人事档案数据库建设可能的
发展趋势及逆行预测，为后续新技术的部署和应用提
供参考。第二，应为人事档案数据库建设提供硬件和
软件保障，包括以下几个方面：（1）硬件设备方面，选择高性能、可靠的服务器和存储设备，并定期进行
维护和升级，采用多元化的备份策略，在提高数据读
取速率的同时保障信息安全；（2）在数据安全方面，一
方面应使用常规的防火墙、密码保护和加密技术来保护
数据安全，另一方面在局域网内还要做好网络安全管理
与权限管理，将权限具体到个人，定期更新软件以保持
其最新状态，并修复安全漏洞。对于信息化水平较高的
单位，可以设置监控系统以监测数据库的状态，并及时
发现和解决问题。
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