Access2010单元2 建立和维护数据表知识点
任务1 建立数据表
一、关于表的基本概念。
表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。
字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。
记录：是指表中的行。
字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.![]），可以有空格但不能在前面。
主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：
①主键值能惟一地标识表中记录。
②一个表只能有一个主键。
③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。
④主键的值不可重复，也不可为空(NULL)。
⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。
⑥建立主键是两个表建立关联的基础。
⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。
⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。
外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。
二、Access 2010的数据类型（12个）：
①文本：最大长度255个字符，默认255个字符。用于存储文本和数字。
②数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双
精度、同步复制ID。
③货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。
④备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。
⑤日期/时间：用于存储日期或时间。
⑥自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。
⑦是/否：用于保存只有两种状态的数据。
⑧OLE对象：主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。
⑨超链接：主要用于存放网址。
⑩附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。
计算：把多个字段值经过运算作为该字段值。
查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。
三、创建表的方法：
0、Access数据表的视图
（1）数据表的4种视图：
①设计视图：主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。
②数据表视图：主要用于输入、显示、编辑数据。
③数据透视表视图：
④数据透视图视图：
（2）4种视图之间的切换：
工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。
1、利用设计视图创建表：
（1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。
（2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。
设计视图如下页图所示。
access常见条件表达式（3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是：
①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。
2、通过输入数据创建表，步骤如下：
①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。
②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。
③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。
④输入各记录值。
⑤保存表。
⑥进入设计视图修改各字段其他属性。
3、复制表：
如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达到快速创建表的目的。
复制表的方法是：在数据库中选择表→“复制”→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：①只粘贴结构，②结构和数据，③将数据追加到已有的表。
4、导入表：
Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。
把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。到需要导入的文件，选择存储方式和存储位置。
四、输入数据表数据
1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。
2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。
3、是/否型字段的输入用鼠标单击。
4、OLE对象型字段的输入：
①右击输入位置→“插入对象”命令。
②在对话框中选择“由文件创建”，到图片或声音等文件。
③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。
④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。
⑤链接和嵌入的概念：
OLE是Object Linking and Embedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。
链接：把OLE对象的位置信息和文件名保存在OLE对象字段中，即建立一个指向源文件的关系，数据库中不存储源文件的副本，比较节省磁盘空间，但源文件作了修改后OLE字段的内容会相应改变。
嵌入：将OLE对象的副本保存在数据库表的OLE对象字段中，这样源文件和OLE对象更改时，互不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。
5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。
6、“记录选择区”中几个符号的说明：
①：表示正在编辑该记录。
②：插入新记录的行，最后一行。
③（黄背景）：该记录正被选中。
五、定位记录
1、使用导航栏定位当前记录
导航栏位于数据表最下面：.
2、使用光标键定位当前记录
键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。
3、使用菜单命令定位当前记录
“开始”选项卡→“查”功能区→“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。
4、使用鼠标单击定位当前记录
单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。
六、数据的查
1、数据的查指的是查某一数据是否在表中出现。查到后会把该记录变成当前记录。
2、查方法：①Ctrl+F，②“开始”选项卡→“查”功能区→“查”按钮。
3、在“查和替换”对话框中的“查”选项卡中（如右图），
①在“查内容”后输入要查的内容。
②在“查范围”后选择整个表还是当前字段。
③在“匹配”后有三个选项：
字段任何部分：查内容是字段中的一部分。
整个字段：查内容与整个字段完全相同。
字段开头：查内容是字段开头若干字符。
④在“搜索”后有三个选项：
向上：从当前光标开始向上查，当前光标以下的就不查。
向下：从当前光标开始向上查，当前光标以上的就不查。
全部：把“查范围”内的所以数据全部查一遍。
⑤如果查的是英文字符，还有一个“区分大小写”的复选按钮。
⑥全部设置完成后，单击“查下一个”按钮。
⑦如果查成功，到的数据会被选中，该记录变成当前记录；如果不到，会出现一个“没有到搜索项”的对话框。
⑧如果还要查看还有没有满足条件的记录，可以再一次单击“查下一个”（重复⑥⑦）。
七、数据的替换
1、数据的替换是指把表中某一数据替换为另一数据，往往用于批量修改数据。
2、替换方法：①Ctrl+H，②“开始”选项卡→“查”功能区→“替换”按钮。
3、“查和替换”是同一对话框，所以替换与查有很多设置相同，只是“替换”选项卡中多一个“替换为”行，用于填写要替换的内容。
4、替换的按钮有：
“替换”按钮：只替换第一个查到的数据。
“全部替换”按钮：替换所有与查内容相同的数据。
八、修改表的结构：一般在设计视图中修改，某些修改也可以在数据表视图中进行。
1、在设计视图中修改表结构：
在数据库窗口中选中要修改结构的表，单击“设计”按钮，就进入到表的设计视图。
①修改字段：像创建表结构一样可以方便地修改字段名、字段类型、字段大小及字段的各种属性。
②删除字段：进行“删除行”的操作：按钮、右击。
③增加字段：进行“插入行”的操作：按钮、右击。插入的空白行在当前行之前。
④移动字段：选中字段再拖动字段前的黑三角形。
2、在数据表视图中修改表结构：
打开数据表，就是数据表视图。在数据表视图中，除了不能修改字段类型、字段大小、字段属性，其他操作都可以，但方法有点不一样。
①修改字段名：双击字段名，输入新字段名。
②删除字段：进行“删除列”的操作：右击名称→删除字段。
③增加字段：进行“插入列”的操作：右击名称→插入字段。插入的空白列在当前列之前，插入的列默认是文本型，要在设计视图中改为需要的字段类型。
④移动字段：选中字段再拖动字段名。
九、删除记录
1、删除目的：节约存储空间，提高数据库运行速度。
2、删除方法：
①“开始”选项卡→“记录”功能区→“删除记录”按钮
②选择记录→“Delete”键
③右击记录选区→删除记录
3、特别强调：删除的记录不能恢复，不能用“撤消”操作进行还原。
任务2 设置字段属性
一、字段大小：
1、文本型在此输入最大字符数，最大255，默认255；
2、数字型在此选择类型(7个)：整型、长整型、单精度、双精度等。
3、可以设置字段大小的只有“文本、数字、自动编号”三种字段类型。
二、格式：
1、字段的显示格式，与内部存储无关。
2、数字型和货币型的常用格式有：常规、货币、标准、科学记数。
3、日期/时间型的格式有：常规日期，长、中、短日期，长、中、短时间。
三、输入掩码：控制字段的输入格式，避免一定的输入错误。
常见的“输入掩码”如下表
必须
可以
数
0
9
数、字
A
a
字、空
&
C
A-Z
L
?
记忆方法：数数字字空AZ,0 9 A a & C,L ? must may。（用英文便于押韵）
注意：输入掩码只可对文本型（可以有数字）和日期型字段起作用，且可用向导设置常见的输入掩码。
四、标题：在数据表视图中显示的字段名，或在窗体和报表上显示的标签，未设置标题属性则默认以字段名作标题。
五、默认值：自动输入到该字段中作为新记录的值，往往用于某个字段的内容不变或很少变化或大量相同。

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