Access教程第二章建立数据库
Access教程第二章建立数据库（转载）本章内容
♦数据库的设计概念与创建数据库。
♦表的创建及表与表之间的关系。
♦数据库的修改、设计与编辑。
一、数据库的设计
下面介绍数据库设计的概念，及由此而产生的数据库设计准则。
Access 2019数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、 宏、模块、Web页等。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数 据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。而其他对象只是Access提供 的用于对数据库进行维护的工具而已。正因为如此，设计一个数据库的关键， 就集中在建立数据库中的基本表上。
关系型数据库不管设计得好坏，都可以存取数据，但是不同的数据库在 存取数据的效率上有很大的差别。为了更好的设计数据库中的表，下面提供几 条一般规则供大家讨论。
⑴字段唯一性。即表中的每个字段只能含有惟一类型的数据信息。在同 一字段内不能存放两类信息。
⑵记录唯一性。即表中没有完全一样的两个记录。在同一个表中保留相 同的两具记录是没有意义的。要保证记录的唯一性，就必须建立主关键字。
⑶功能相关性。即在数据库中，任意一个数据表都应该有一个主关键字 段，该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针对表而言的，它一方面 要求表中不能包含该表无关的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地 描述某一记录。
⑷字段无关性。即在不影响其他字段的情况下，必须能够对任意字段进 行修改（非主关键字段）。所有非主关键字段都依赖于主关键字，这一规则说明 了非主关键字段之间的关键是相互独立的。
这些内容涉及到关系模型与规范化问题，这里不作理论分析，我们将在 数据库原理中学习和
讨论。
按照上面几条原则，可以设计一个比较好的数据库及基本表。当然数据 库的设计远不止这些，还需要设计者的经验和对实际事务的分析和认识。不过 可以就这几条规则总结出创建数据库的一般步骤。
⑴明确建立数据库的目的。即用数据库做哪些数据的管理，有哪些需求 和功能。然后再决定如何在数据库中组织信息以节约资源，怎样利用有限的资 源以发挥最大的效用。
⑵确定所需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后，就可以着手 把信息分成各个独立的主题，每一个主题都可以是数据库中的一个表。
⑶确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类 信息称作一个字段，在表中显示为一列。
⑷确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。 必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。
⑸改进设计。对设计进一步分析，查其中的错误。创建表，在表中加 入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。
下面以小型公司为例，建立客户、订单、产品、雇员管理的数据库。
⑴明确目的。
♦公司中有哪些雇员及其自然情况（何时被聘）、工作情况（销售业绩）等。
♦公司中有哪些产品及其种类、单价、库存量、定货量等。
♦公司有哪些客户，客户的姓名、地址、及有何订货要求等。
⑵确定数据表。
♦客户表。存储客户信息。
♦雇员表。存储雇员信息。
♦产品表。存储产品信息。
♦订单明细表。存储客户订单信息。
⑶确定字段信息。
在上述相关的表中，我们可以初步确定如下必要的字段信息。习惯上， 每个表都可人为设定一个关键字段。如订单表中，它的主关键字段是由多个字 段组成的（产品编号、订货日期、客户编号、雇员编号），同时为了方便，也可 建立一个订单编号作为主关键字段，它本来是可有可无的。
请看下图所示的字段。
⑷确定表间关系。
要建立两个表之间的关系，可以把其中一个表的主关键字段添加到另一 个表中，使两个表都有该字段。
下图中，课单明细表中的主关键字段是由多个字段组成的。当然也可以 如上所示地设立一个订单编号作为主关键字段。
⑸改进设计。
上图中每一个表中的字段设置可以进一步完善和改进，甚至可以建立不 同于初步设计时的新表来完成。如有需要，为了进行雇员工资的发放，可以建 立工资表。
二、建立一个数据库
下面是Microsoft Access 2019的界面。基于这个界面，创建一个新的 数据库的方法是多样的，也是十分简单的。
为了方便用户的使用，Access 2019提供了一些标准的数据框架，又称为 〃模板〃。这些模板不一定符合用户的实际要求，但在向导的帮助下，对这些模 板稍加修改，即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何 组织构造一个数据库。
Office Online模板可通过在线查所需要的数据库模板。
选择本机上的模板，出现如下窗体：
选择工时与账单模板，如下图：
命名存盘后，向导如下：
下面是数据库中的表和字段：
如果修改字段，有些不能修改的将给出提示信息：
选择屏幕的显示样式：
确定打印报表所用的样式：
指定数据库的标题，并确定是否给出图片：
完成数据的建立：
完成数据库建立所有工作之前，给出公司信息：
切换在数据库启动的主控页面：
以下是数据的建立之后的内容：
通过模板建立数据库虽然简单，但是有时候它根本满足不了实际的需要。 一般来说，对数据库有了进一步了解之后，我们就不再去用向导创建数据库了。 高级用户很少使用向导。
选择建立空数据库，其中的各类对象暂时没有数据，而是在以后的操作 过程中，根据需要逐步建立起来。
新的空数据库窗口如下：
Access 2019提供了〃根据现有文件新建数据库〃的功能，这与以前的版本 有不同之处。
新建的数据库与选中的现有数据库文件存放在同一文件夹中，但是它的 文件名有一个统一的改变，即在原现有文件之主文件名后增加〃1〃，以示区别， 这样就产生了现有数据库文件的一个复制副本。
在打开数据库对话框右上角，有一些按钮：
返回前一级、向上一级文件夹、Web搜索、删除、新建文件夹、视图方式、 工具项
数据库是Access对象，因此具有属性，属性包括文件名、文件大小、位 置、由谁修必、最
后修改日期。数据库属性分为5类：〃常规〃、〃摘要〃、〃统 计〃、〃内容〃、〃自定义〃。
三、创建简单表
建立了空的数据库之后，即可向数据库中添加对象，其中最基本的是表。 简单表的创建有多种方法，使用向导、设计器、通过输入数据都可以建立表。 最简单的方法是使用表向导，它提供了一些模板。
表向导提供两类表：商务表和个人表。商务表包括客户、雇员和产品等 常见表模板；个人表包括家庭物品清单、食谱、植物和运动日志等表模板。
下面假设建立一个客户表：
如果先中的是第一项，则可修改表的结构：
虽然向导提供了一种简单快捷的方法来建立表，但如果向导不能提供用 户所需要的字段，则用户还得重新创建。这时，绝大多数用户都是在表设计器 中来设计表的。
工具栏上包括如下工具对象：
视图、保存、搜索、主键、索引、插入行、删除行、属性、生成器、数 据库窗口、新对象
⑴字段
字段是通过在表设计器的字段输入区输入字段名和字段数据类型而建立 的。表中的记录包含许多字段，分别存储着关于每个记录的不同类型的信息 （属性）。
在设计字段名称时，某些字符不允许出现在字段名称中：
句点.惊叹号！方括号左单引号’
字段名中可以使用大写或小写，或大小写混合的字母。字段名可以修改， 但一个表的字段在其它对象中使用了，修改字段将带来一致性的问题。
字段名最长可达64个字符，但是用户应该尽量避免使用过长的字段名。
⑵数据类型
数据类型用途字符长度
文本字母和数字0〜255个字符
备注字母和数字0〜64000个字符
数字数值1、2、4或8字节
日期/时间日期/时间8字节
货币数值8字节
自动编号自动数字4字节
是/否是/否、真/假1位
access数据库建表的完整步骤
OLE对象链接或嵌入对象可达1G
超链接Web地址、邮件地址可达64000字节
查阅向导来自其他表或列表的值通常为4字节
对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，例如电话号 码可以使用数字型，也可使用文本型，但只有一种是最合适的。

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