实验设计指南
使用Microsoft Office Access 开发小型的管理信息系统
编写：鄢丹
时间：2011-5
武汉理工大学管理学院
目录
第一部分建表 (2)
1.1学习目的 (2)
1.2基础知识 (2)
1.3建表方法 (3)
第二部分建查询 (9)
2.1学习目的 (9)
2.2基础知识 (9)
2.3建查询方法 (9)
第三部分建报表 (11)
3.1学习目的 (11)
3.2基础知识 (11)
3.3建报表方法 (11)
第四部分建窗体 (14)
4.1学习目的 (14)
4.2基础知识 (14)
4.3建窗体方法 (14)
4.4建切换窗体方法 (15)
第一部分建表
1.1学习目的
（一）明确数据库设计的任务。
（二）熟悉和掌握数据库中表的创建方法。
（三）熟悉和掌握如何设置字段。
（四）熟悉和掌握如何设置关键字。
（五）熟悉和掌握如何建立表间的关系。
1.2基础知识
（一）数据库基本概念
数据（Data）：描述事物的符号记录；客观事物的属性值。数据反映了客观事物的特性。
数据库（Database）：存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，可被多个不同用户共享。
数据库管理系统（DBMS，DataBase Management System）：在操作系统支持下运行的专门用于数据管理的大型软件。DBMS统一管理、控制数据库的建立、运用和维护，使用户方便地定义和操纵数据库，并能够保证数据的安全性和完整性，提供多个用户对数据库的并发使用，还能在数据库发生故障后进行系统恢复。
数据库系统（DBS，DataBase System）：引入数据库的计算机系统。DBS组成包括：计算机硬件、计算机软件、数据库、DBMS及开发工具、应用系统、数据库管理员（DBA，Database Administrator）和用户。
（二）关系数据库概述
关系型数据库系统RDBMS（Relation DataBase Management System）是以数据的关系模型为基础，根据自己定义的关系来存储、处理和管理数据库信息的系统。Access数据库是一个典型的关系型数据库。
Access关系数据库是数据库对象的集合。数据库对象包括：表（Table）、查询（Query）、窗体（For
m）、报表（Report）、数据访问页（Page）、宏（Macro）和模块（Module）。在每一个数据库中，可以拥有多个表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。这些数据库对象都存储在同一个以mdb为扩展名的数据库文件中。
使用Access时，可以为每一种类型的信息创建一个表，将数据分别存放在自己创建的表中，并建立起表与表之间的关系；然后使用查询，从一个或多个表中查符合条件的数据；使用窗体，编辑表中的数据；使用报表，分析、汇总表中的数据，并可以根据实际的需要将所需的数据打印出来；利用数据访问页，查看、编辑Web页；使用宏，自动完成事先定义好的一系列操作；通过嵌入模块，在Access上开发出功能更完善的数据库管理系统。
数据库中的每一个表都具有自己唯一的表名称，都是由行和列组成，其中每一列包括了
该列名称、数据类型，以及列的其他属性等信息，而行则具体包含某一列的记录或数据。为了存储与使用数据，可对每一类信息创建一张表，此后就能在窗体、报表或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起，以及定义表之间的关系，以便于查和检索仅满足指定条件的数据。
（三）Access关系数据库的表间关系
Access关系数据库的表间关系有三种：一对一、一对多和多对多关系。
（1）如果两个表仅有一个相关字段是主关键字或惟一索引，则为这两个表创建一对多关系。其中惟一索引指的是通过字段的“索引”属性设置为“是（无重复）索引”。
（2）如果两个表的相关字段都是主关键字或惟一索引，则为这两个表创建一对一关系。
（3）多对多关系是使用第三个表创建的两个一对多关系，第三个表的主关键字包含来源于两个不同表的两个字段的外部关键字。
1.3建表方法
根据某电器公司从事销售管理工作的需要，使用Access设计一个管理信息数据库。数据库主题是“销售管理信息系统”，数据库文件名为“sales.mdb”，主要涉及的实体是“客户”、“产品”，联系是“订单”。这里假设一个订单只能订购一个产品，客户与产品是多对多的关系。
（一）新建数据库并创建表
在使用Access建立用于构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。因为无论是使用Access的数据库或项目，都需要一个能够有效而且准确、及时地完成所需功能的数据库。
新建一个数据库，文件名定义为：sales.mdb。打开Access，按照界面提示，即可新建数据库。
建立“产品”表，表名定义为：Product。产品表结构为表1所示。
表1Product产品表结构表
Access中创建表的方法。通过“设计视图”来创建一个“产品”表。
（1）打开sales数据库，在数据库窗口中单击“新建”按钮。然后在图1中所示的“新建表”对话框的列表中选定“设计视图”项，并单击“确定”按钮。此后，屏幕上显示出名为“表1”的表结构设计窗体。
图1表结构设计窗体
（2）在表设计视图中，可以定义新表中的字段，以及字段类型，还能为每一个字段制定简短的说明。通过该窗体右下方的信息框，还可读到各种与操作有关的提示信息。
access数据库建表的完整步骤
在“字段名称”栏中输入字段名后，单击“数据类型”栏，如图2所示。Access会自动将此字段设置为默认的数据类型：文本。若要设置为别的类型，只需要单击该栏，让一个下拉按钮显示出来后，即可通过单击它弹出如图3所示的下拉菜单，用来选择指定新的数据类型。接下来可以分别设置“产品代码”、“产品名称”、“类别代码”等字段。

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