office操作系统
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利⽤Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel 也不过如此，甚⾄了⽆新意。但我们平⽇⾥⽆数次重复的得⼼应⼿的使⽤⽅法只不过是Excel全部技巧的百分之⼀。本专题从Excel中的⼀些鲜为⼈知的技巧⼊⼿，领略⼀下关于Excel的别样风情。
⼀、让不同类型数据⽤不同颜⾊显⽰
在⼯资表中，如果想让⼤于等于2000元的⼯资总额以“红⾊”显⽰，⼤于等于1500元的⼯资总额以“蓝⾊”显⽰，低于1000元的⼯资总额以“棕⾊”显⽰，其它以“⿊⾊”显⽰，我们可以这样设置。
1.打开“⼯资表”⼯作簿，选中“⼯资总额”所在列，执⾏“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第⼆个⽅框右侧的下拉按钮，选中“⼤于或等于”选项，在后⾯的⽅框中输⼊数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字
体”的“颜⾊”设置为“红⾊”。
2.按“添加”按钮，并仿照上⾯的操作设置好其它条件(⼤于等于1500，字体设置为“蓝⾊”；⼩于1000，字体设置为“棕⾊”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
看看⼯资表吧，⼯资总额的数据是不是按你的要求以不同颜⾊显⽰出来了。
⼆、建⽴分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输⼊到表格中，为了保持名称的⼀致性，利⽤“数据有效性”功能建了⼀个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“⼯业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输⼊不同列中，建⽴⼀个企业名称数据库。
2.选中A列(“⼯业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输⼊“⼯业企业”字符后，按“回车”键进⾏确认。
仿照上⾯的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中，选中需要输⼊“企业类别”的列(如C 列)，执⾏“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下⾯的“来源”⽅框中，输⼊“⼯业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间⽤英⽂逗号隔开)，确定退出。
再选中需要输⼊企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”⽅框中输⼊公式：
=INDIRECT(C1)，确定退出。
4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选
择相应的“企业类别”填⼊单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填⼊该单元格中。
提⽰：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击⿏标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
三、建⽴“常⽤⽂档”新菜单
在菜单栏上新建⼀个“常⽤⽂档”菜单，将常⽤的⼯作簿⽂档添加到其中，⽅便随时调⽤。
1.在⼯具栏空⽩处右击⿏标，选“⾃定义”选项，打开“⾃定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下⾯的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输⼊⼀个名称(如“常⽤⽂档”)。
2.再在“类别”下⾯任选⼀项(如“插⼊”选项)，在右边“命令”下⾯任选⼀项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常⽤⽂档)中，并仿照上⾯的操作对它进⾏命名(如“⼯资表”等)，建⽴第⼀个⼯作簿⽂档列表名称。
重复上⾯的操作，多添加⼏个⽂档列表名称。
3.选中“常⽤⽂档”菜单中某个菜单项(如“⼯资表”等)，右击⿏标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查范围”右侧的下
拉按钮，定位到相应的⼯作簿(如“⼯资.xls”等)⽂件夹，并选中该⼯作簿⽂档。
重复上⾯的操作，将菜单项和与它对应的⼯作簿⽂档超链接起来。
4.以后需要打开“常⽤⽂档”菜单中的某个⼯作簿⽂档时，只要展开“常⽤⽂档”菜单，单击其中的相应选项即可。
提⽰：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常⽤⽂档”菜单中，但并不影响“插⼊”菜单中“超链接”菜单项和“常⽤”⼯具栏上的“插⼊超链接”按钮的功能。
四、制作“专业符号”⼯具栏
在编辑专业表格时，常常需要输⼊⼀些特殊的专业符号，为了⽅便输⼊，我们可以制作⼀个属于⾃⼰的“专业符号”⼯具栏。
1.执⾏“⼯具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输⼊宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个⼈宏⼯作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”⼯具栏上的“相对引⽤”按钮，然后将需要的特殊符号输⼊到某个单元格中，再单击“录制宏”⼯具栏上的“停⽌”按钮，完成宏的录制。
仿照上⾯的操作，⼀⼀录制好其它特殊符号的输⼊“宏”。
2.打开“⾃定义”对话框，在“⼯具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建⼯具栏”对话框，输⼊名称——“专业符号”，
确定后，即在⼯作区中出现⼀个⼯具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下⾯的“宏”，将“命令”下⾯的“⾃定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中⼀个“⾃定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进⾏命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“⾃定义”对话框，以后可以像使⽤普通⼯具栏⼀样，使⽤“专业符号”⼯具栏，向单元格中快速输⼊专业符号了。
五、⽤“视⾯管理器”保存多个打印页⾯
有的⼯作表，经常需要打印其中不同的区域，⽤“视⾯管理器”吧。
1.打开需要打印的⼯作表，⽤⿏标在不需要打印的⾏(或列)标上拖拉，选中它们再右击⿏标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的⾏(或列)隐藏起来。
2.执⾏“视图→视⾯管理器”命令，打开“视⾯管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视⾯”对话框，输⼊⼀个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。
3.将隐藏的⾏(或列)显⽰出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视⾯。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视⾯管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显⽰”按钮，⼯作表即刻按事先设定好的界⾯显⽰出来，简单设置、排版⼀下，按下⼯具栏上的“打印”按钮，⼀切就OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员⼯按其所在的部门进⾏排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼⾳顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采⽤⾃定义序列来排序。
1.执⾏“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进⼊“⾃定义序列”标签中，在“输⼊序列”下⾯的⽅框中输⼊部门排序的序列(如“机关，车队,⼀车间,⼆车间，三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意⼀个单元格，执⾏“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才⾃定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进⾏了排序。
七、把数据彻底隐藏起来
⼯作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执⾏“格式→单元
格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下⾯选中“⾃定义”选项，然后在右边“类型”下⾯的⽅框中输
⼊“；；；”(三个英⽂状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执⾏“⼯具→保护→保护⼯作表”命令，打开“保护⼯作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显⽰出来，就是使⽤Excel的透明功能也不能让其现形。
提⽰：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前⾯复选框中的“∨”号，这样可以防⽌别⼈删除你隐藏起来的数据。
⼋、让中、英⽂输⼊法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输⼊英⽂，有的单元格中要输⼊中⽂，反复切换输⼊法实在不⽅便，何不设置⼀下，让输⼊法智能化地调整呢?
选中需要输⼊中⽂的单元格区域，执⾏“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输⼊法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。
以后当选中需要输⼊中⽂的单元格区域中任意⼀个单元格时，中⽂输⼊法(输⼊法列表中的第1个中⽂输⼊法)⾃动打开，当选中其它单元格时，中⽂输⼊法⾃动关闭。
九、让“⾃动更正”输⼊统⼀的⽂本
你是不是经常为输⼊某些固定的⽂本，如《电脑报》⽽烦恼呢?那就往下看吧。
1.执⾏“⼯具→⾃动更正”命令，打开“⾃动更正”对话框。
2.在“替换”下⾯的⽅框中输⼊“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”⽤⼩写)，在“替换为”下⾯的⽅框中输⼊“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输⼊上述⽂本时，只要输⼊“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的⼤⼩写?，然后确认⼀下就成了。
⼗、在Excel中⾃定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满⾜我们的所有需要。我们可以⾃定义⼀个函数，来完成⼀些特定的运算。下⾯，我们就来⾃定义⼀个计算梯形⾯积的函数：
1.执⾏“⼯具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗⼝。
2.在窗⼝中，执⾏“插⼊→模块”菜单命令，插⼊⼀个新的模块——模块1。
column函数怎么使用3.在右边的“代码窗⼝”中输⼊以下代码：
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.关闭窗⼝，⾃定义函数完成。
以后可以像使⽤内置函数⼀样使⽤⾃定义函数。
提⽰：⽤上⾯⽅法⾃定义的函数通常只能在相应的⼯作簿中使⽤。
⼗⼀、表头下⾯衬张图⽚
为⼯作表添加的背景，是衬在整个⼯作表下⾯的，能不能只衬在表头下⾯呢?
1.执⾏“格式→⼯作表→背景”命令，打开“⼯作表背景”对话框，选中需要作为背景的图⽚后，按下“插⼊”按钮，将图⽚衬于整个⼯作表下⾯。
2.在按住Ctrl键的同时，⽤⿏标在不需要衬图⽚的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。
3.按“格式”⼯具栏上的“填充颜⾊”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调⾊板”中，选中“⽩⾊”。经过这样的设置以后，留下的单元格下⾯衬上了图⽚，⽽上述选中的单元格(区域)下⾯就没有衬图⽚了(其实，是图⽚被“⽩⾊”遮盖了)。
提⽰?衬在单元格下⾯的图⽚是不⽀持打印的。
⼗⼆、⽤连字符“&”来合并⽂本
如果我们想将多列的内容合并到⼀列中，不需要利⽤函数，⼀个⼩⼩的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到⼀列中)。
1.在D列后⾯插⼊两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输⼊公式：=B1&C1&D1。
2.再次选中D1单元格，⽤“填充柄”将上述公式复制到D
列下⾯的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
3.选中E列，执⾏“复制”操作，然后选中F列，执⾏“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
4.将B、C、D、E列删除，完成合并⼯作。
提⽰：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进⾏第3步操作，将公式转换为不变的“值”。
⽣成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少⼈采
取录制宏或VBA的⽅法来实现，这对于初学者来说有⼀定难度。出于此种考虑，我在这⾥给出⼀种⽤函数实现的简便⽅法。
此处假定学⽣成绩保存在Sheet1⼯作表的A1⾄G64单元格区域中，其中第1⾏为标题，第2⾏为学科名称。
1.切换到Sheet2⼯作表中，选中A1单元格，输⼊公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?
ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次选中A1单元格，⽤“填充柄”将上述公式复制到B1⾄G1单元格中；然后，再同时选中A1⾄G1单元格区域，⽤“填充柄”将上述公式复制到A2⾄G185单元格中。
⾄此，成绩条基本成型，下⾯简单修饰⼀下。
3.调整好⾏⾼和列宽后，同时选中A1⾄G2单元格区域(第1位学⽣的成绩条区域)，按“格式”⼯具栏“边框”
右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进⾏此步及下⾯的操作)。
4.同时选中A1⾄G3单元格区域，点击“常⽤”⼯具栏上的“格式刷”按钮，然后按住⿏标左键，⾃A4拖拉⾄G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
⼗四、Excel帮你选函数
在⽤函数处理数据时，常常不知道使⽤什么函数⽐较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩⼩范围，挑选出合适的函数。
执⾏“插⼊→函数”命令，打开“插⼊函数”对话框，在“搜索函数”下⾯的⽅框中输⼊要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显⽰在“选择函数”下⾯的列表框中。再结合查看相关的帮助⽂件，即可快速确定所需要的函数。
⼗五、同时查看不同⼯作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个⼯作表(Sheet1)时，需要查看其它⼯作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利⽤Excel
的“监视窗⼝”功能来实现。
执⾏“视图→⼯具栏→监视窗⼝”命令，打开“监视窗⼝”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，⽤⿏标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，⽆论在哪个⼯作表中，只要打开“监视窗⼝”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
⼗六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作⽐较⿇烦，Excel 2002对此功能进⾏了全新的拓展。

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。