第3章Access概述及数据库管理
Access是微软（Microsoft）公司Office办公套件中重要的组成部分，是目前流行的桌面数据库管理系统。本章介绍Access主要特点、Access2010新的界面和操作方法，以及Access数据库的有关概念、创建及基本管理操作。
3.1 Access概述
3.1.1 Access发展概述
微软最初主要业务领域在操作系统方面。后来，它相继进入到办公软件、开发工具、数据库等领域，陆续开发了Word、Excel等Office软件和Access数据库管理系统。
Office第1版于1989年发布。而最早的Access 1.0 版发布于1992年11月。起初Access是一个独立产品。后来微软在1996年12月发布的Office 97中将Access加入其中，成为其重要一员。
其后，微软不断更新Office版本。1999年1月发行Office 2000，2001年5月发行Office XP（2002）。2002年11月，Office 2003发行，该版本在我国应用极为广泛。2006年底发布全新的Office 2007版，对以前版本有重大更改，设计了新的操作界面，对Office 组件进行了重新整合。2010年对Office 2007又进行诸多改进，发布Office 2010版。
经过多年发展更新，Access已成为最流行的桌面DBMS，应用领域十分广泛。目前，不管是处理公司客户订单数据，还是管理个人通讯录，或者记录和处理大量科研数据，以及作为中小型网站的数据库服务器，人们都可以利用Access来完成大量数据的管理工作。Access已成为办公室中不可缺少的数据处理软件之一。
作为微机上运行的关系型DBMS，Access界面友好、易学易用。其主要特点如下：
①完善的管理能力。具有强大的数据组织、用户管理及各种数据库对象管理功能。
②强大的数据处理功能。在工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库系统具有传统单机数据库系统无法实现的客户机/服务器（C/S）结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多大型数据库管理系统所具备的特征。
③提供多种设计器和生成器，可以方便地生成各种数据库对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。
④作为Office套件的一部分，与Office其他成员集成，实现无缝连接。并可利用ODBC、OLEDB等数据库访问接口，与其他软件进行数据交换。
⑤能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。Access主要适用于中小型应用系统，或作为C/
S系统中的客户端数据库，也适合作为中小型网站数据库服务器。
3.1.2 安装Access
Access是Office套装软件的一员，一般情况下随安装Office一起安装。以下简要介绍Office 2010的安装过程。
Office 2010共有6个版本，分别是初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业增强版。Office 2010支持32位和64位Windows Vista及Windows7，仅支持32位Windows XP，不支持64位XP。各版本包含的组件如表3.1所示。
表3.1  Office 2010各版本包含的组件
在Windows 7下安装Office 2010专业增强版的基本过程如下。
获得Office 2010安装程序后，选择文件双击，启动安装过程，系统自动进入安装界面，如图3.1所示。按照屏幕提示，用户进行必要的设置和操作即可。
接着，进入“阅读Microsoft软件许可证条款”对话框，选中“我接受此协议的条款”复选框，单击【继续】按钮。
进入“所需的安装”对话框，如图3.2所示。单击【自定义】按钮。进入设置安装选项、安装位置、用户信息对话框。
选择“安装选项”选项卡，如图3.3所示。在该页面设置安装的组件。可单击项目前的“+”展开项目，进行是否安装的选择。
选择“安装位置”选项卡，如图3.4所示。在该页面设置定义安装的位置。
选择“用户信息”选项卡，设置用户有关信息。然后单击【立即安装】按钮。
开始安装，并显示“安装进度”提示框。安装完成，进入完成提示对话框，如图3.5所示。单击【关闭】按钮，结束程序安装。
安装完毕后，可进入Office的任一程序“帮助”窗口，通过激活密钥激活Office 2010。这样，最终完成整个安装过程。
图3.1 启动安装画面图3.2选择所需的安装对话框
图3.3 确定安装选项对话框图3.4 设定文件位置对话框
图3.5 安装完成提示框
3.2 Access的用户界面与基本操作
Access 2010与其他Office软件一样，其用户界面有重大改变。在一般Windows程序窗口中，典型的界面元素包括菜单栏和工具栏。在Office 2007中对此进行了大幅度改动，引入了功能区和导航窗格。而在Office 2010各软件中，不仅对功能区进行了多处更改，而且还新引入了第三个用户界面组件 Backstage 视图。
Access 2010用户界面的三个主要组件功能如下。
●功能区。是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域，替代
Access以前版本中存在的菜单和工具栏的主要功能。它主要由多个选项卡组成，
数据库管理软件access
这些选项卡上有多个按钮组。
●Backstage 视图。是功能区“文件”选项卡上显示的命令集合。
●导航窗格。是Access程序窗口左侧窗格，用以组织和在其中使用数据库对象。
这三种界面元素提供了供用户创建和使用数据库的环境。
3.2.1 Access的启动和退出
1．启动Access
Access的启动和退出与其他Windows程序类似。主要启动方法有如下几种。
①选择“开始|所有程序|Microsoft Office|Microsoft Access 2010”命令单击。
②若桌面有Access快捷图标，双击该图标。
③双击与Access关联的数据库文件。
在启动Access 但未打开数据库，即通过第①、②种方式启动Access时，将进入Backstage 视图。
5．退出Access
在Access窗口中，退出Access的主要操作方法有如下几种。
①单击窗口的“关闭”按钮。
②单击左上角Access图标，在弹出的控制菜单中选择“关闭”菜单项单击。
③选择“文件”选项卡单击，在Backstage 视图中选择“退出”项单击。
④按“ALT+F4”键组合。
3.2.2 Backstage视图
Backstage视图是Access 2010 中增加的新功能。是功能区“文件”选项卡上显示的命令集合，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePoint Server 将数据库发布到Web，以及执行很多文件和数据库维护任务。
1．“新建”命令的Backstage 视图
直接启动Access，或在“文件”选项卡中选择“新建”命令项单击，出现新建空数据库的Backstage视图界面，如图3.6所示。
图3.6 启动Access后的Backstage视图界面
在窗口左侧，列出了可以执行的命令项。灰命令项在当前状态下不可选。
“打开”项用于打开已创建的数据库；其下的数据库列表是曾打开过的数据库，选择某个数据库单击可直接打开。
“最近所用文件”用于列出用户最近访问过的数据库文件。
“新建”项用于建立新的数据库，右侧列出了多种模板，便于帮助用户按照模板快速建立特定类型的数据库。也可以选择“空数据库”，这样由用户一步步去建立一个全新数据库。
“帮助”项进入帮助界面，用于激活产品，获取帮助等。
“选项”用于对Access进行设置。
2．打开已有数据库的Backstage 视图
若已打开数据库，如打开了“图书销售”数据库后，单击“文件”选项卡，进入当前数据库的Backstage视图，如图3.7所示。
原来一些不可选的命令项变为可选。如：“数据库另存为”可将当前数据库重新另外存储；“关闭数据库”用于关闭当前数据库。
“信息”命令显示可对当前数据库进行“压缩并修复”、“用密码进行加密”的操作。
“打印”命令可实现对象打印输出操作。
“保存并发布”可进行“另存为”、保存为“模板”、通过网络实现共享等多种操作。

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