Access数据库的创建及在财务管理上的应用
吕耀林
内容摘要：本文主要论述了 Access 数据库的创建方法和过程，并以《学生学费管理程序》为例，论述了采用手工记帐管理学生学费的困难及利用 Access 数据库管理软件access数据库进行管理后提高效率的情况。
关键词：数据库  财务  管理  应用
Access是美国Microsoft 公司研制出的一种电脑软件，它一经问世就受到了广大电脑爱好者及信息管理人员的欢迎，是一种功能强大的数据库管理应用软件。多年来，Access的版本不断进行改进和升级，使之操作起来更加方便和得心应手。由于Access提供了许多独特的功能，在管理资料、分析资料、传递资料和保存资料等方面有独到之处，因此，在信息管理和分析中得到广泛运用。本文就Access数据库的创建及在财务管理上的应用谈一点自己的体会。
一、Access数据库的创建
Access数据库主要是由表、查询、报表、窗体、宏和模块组成的，它的创建包括以下步骤：
1、创建数据表。表是创建查询、窗体和报表等其他数据库组件的来源和根据，没有表也就没有Access数据库了，因此，表的创建是建立 Access 数据库的关键和根本。
创建表是数据库设计过程中最重要的步骤。在设计表时，应该遵循以下设计原则。（1）每个表应该只包含关于一个实体的信息。（2）每个表中任意两条记录的值不能完全相同。（3）同一表中不允许有相同的字段名。（4）同一字段中的值必须是相同的数据类型。根据上述设计原则，首先要按照数据库管理内容的需要选定字段，并对所选字段进行编辑。一般情况下，表的第一个字段应设置为自动编号，并设定为主关键字和自动无重复索引，因为这个字段的设置，对于它同其他表建立表与表之间的关系，以至整个数据库的创建都起着至关重要的作用。其他字段可根据需要设置为文本型、数据型、日期/时间型等。特别注意的是设置为数据型的字段，还应根据需要设定类型，如长整型、整型、单精度型、双精度型等。在财务管理中一般都需要保留两位或多位小数，因此，数据型字段应设定为双精度型，而不应设定为长整型或整型，否则，表中的数据将不能保留小数。每个字段的默认值可根据需要来设定，一般数据型的字段，默认值应设定为零，如果某个数据字段为一个常量，可将默认值设定为这个常量。那么，在对数据表录入数据时，这个字段就可省略不录了，这样可以提高录入数据的速度和效率。对于日期/时间型的字段，一般应将默认值设定为计算机的系统日期
或时间，操作方法是：如果设置默认日期，就将日期的默认值写为Date（）；如果设置默认时间，就将时间的默认值写为Time（）。
2、创建查询、窗体和报表。Access数据库的功能十分强大，很多操作只需要点几下鼠标就完成了，查询、窗体和报表的创建就是如此。在创建查询、窗体和报表时，首先用鼠标单击新建按钮，这时Access出现一个创建向导，按着向导的提示逐步进行操作，直到完成创建过程。查询、窗体和报表创建以后，还要根据需要再进行设计修改，直到满意为止。
3、创建宏和Visual Basic模块。宏是一种特殊的代码，是一种操纵操作的代码组合，它以操作为单位，将一连串的操作有机地组合起来，在宏运行时，这些操作被一个一个地依次执行。在Access数据库中四种基本对象：表、查询、窗体和报表的功能虽然都很强大，但它们彼此之间不能相互驱动，如果一个数据库系统只是由这几种对象构成，那么该数据库系统恐怕只有创建者本人才能操纵了。当你将一个数据库提交给其他人使用时，必须提供一个性能完整、操作简便的数据库系统。例如：当你的数据库中拥有多个窗体时，你不能让使用者自己去寻每个窗体，然后将其打开，而是应在一个主窗体中设计有菜单命令或命令按钮，使用者可以通过操纵这些菜单命令或按钮来打开窗体。这就要求将Access中的各种对象有机地
组合起来，显然，通过表、查询、窗体和报表四个基本对象都无法实现这一要求，只有通过Access中的宏和模块这两种对象才能实现。
宏的创建与表、查询、窗体和报表的创建相比要复杂一些。首先，必须了解和懂得创建宏所需要的操纵属性代码、条件代码；其次，要正确选择宏操作所需要的参数；最后，还要将创建的宏通过使用命令按钮来运行，以达到创建宏的最终目的。宏的创建是通过数据库中“宏”选项卡来进行的。具体操作方法如下：①单击新建按钮，出现宏设计窗口，在菜单栏中选择设置条件按钮单击，使宏设计窗口中的“条件”列显示出来，在“条件”栏中输入要执行该宏操作的条件。②在“操作”栏中设定宏操作的代码。③在“项目”栏中设定要计算的项目。④在“表达式”栏中设定要计算的内容。⑤设定完成所有内容后单击“保存”按钮保存该宏，一个宏的创建就完成了。
虽然Access提供了完善的可视化操作，但对于要完成复杂的数据库管理任务来说，仅靠这些是不够的，还必须使用程序语言来设计数据库管理程序。在Access数据库中使用的程序语言是VB语言，创建VB语言模块与创建宏相比要复杂的多，需要掌握编写VB语言的基本知识，并反复实践操作才能完成，而且讲起来也比较繁琐，在这里就不介绍VB模块的编写过程了。
VB模块是创建一个完整、美观、实用的Access数据库所不可缺少的内容，它可将整个数据库的表、查询、窗体和报表联系起来，并使其快速、协调地运行。
二、 Access数据库在财务管理上的应用
Access数据库具有十分强大的功能，特别是在管理资料、查询资料和分析资料方面功能独特，作用巨大。下面以《学生学费管理程序》为例说明其作用。
1、资料管理全面、完整。近几年我校学生人数不断增加，现在校学生已经超过5000人。由于学生人数逐年增加，财务处对于学生学费管理的难度也不断增大，因为每个学生的具体情况不一样，交费的年数和金额也不尽相同。财务部门需要将每个学生的交费情况分别记录清楚存档，并及时提供需要交费的学生名单，对于没有使用计算机而是通过手工记帐进行管理的人来说是件非常困难的事。因为财务帐薄只能记录收费金额、日期和简单的文字摘要，不可能把每个学生的详细交费情况都登记在帐薄上。因此，在提供数据时，也不可能及时、全面和准确。Access数据库在学生学费管理中使用以后，以上手工操作所遇到的问题，得到了全面解决，特别是在记录登记上，可根据管理的需要更加详细的记录每个学生的情况，包括每个学生的班级、姓名、性别、学号、应交学费、实交学费、欠交学费、收据号码、交费日
期等详细资料，无论什么时候需要数据只要打开计算机，进入《学生学费管理程序》，所需数据就能及时、全面的显示出来，并能打印出报表，提供给使用者。
2、资料查询快速、及时。学生学费管理在没有使用Access数据库以前，财务部门只能通过帐薄进行查询，对于5000 多学生的学校来说，要想查某个学生的交费情况，困难是可想而知的。尤其是要查几年前的交费情况就更困难，需要财务人员到学校档案室先查帐薄，再查传票，然后再从上千张收据中查这个学生的交费收据，既耗费了财务人员的大量时间，又不能及时、快速、全面地提供查询资料。而Access数据库提供了非常方便的查询功能，它可以根据使用者的需要，以多种方式提供查询结果，这些方式包括按升序、降序，按所选内容、按查询条件等进行查询，并可将查询结果以表的形式打印出来。它可在几秒钟内提供出查询结果，同用手工查询相比，查询速度和效率提高几百上千倍。
3、资料分析清楚、准确。对于几千名学生来说，有多少人已经交费，多少人没有交费，多少人交了一年、二年、三年学费，多少人欠交学费，欠了多少钱，通过帐薄进行分析是非常困难的，更不用说分析清楚和准确了。利用Access数据库进行以上内容的分析则是非常容易的事，可以通过数据筛选、汇总及连结Excel电子表等多种方式进行。利用筛选功能可将各
种交费情况的学生筛选出来，从而及时催促欠交学费的学生交费。通过汇总功能可将应交学费、实交学费、欠交学费的数据计算出来，从而了解和掌握现在实收多少学费，还有多少学费在以后年度收取，为合理安排经费的使用提供依据。
三、几点启示
1、现代管理方式正在突飞猛进的发展，尤其是计算机信息管理，发展速度更快。如果不及时学习，就会落后，在现在这个竞争的年代就可能被淘汰。
2、因为使用计算机管理图文并茂，管理者可根据自己的爱好设计图形、文字及运行方式，既提高了管理效率，也给管理者带来了工作上的乐趣。
3、Access数据库在财务管理上的应用十分广泛，只有不断学习，不断开发利用，才能充分发挥其作用，近而全面实现会计电算化，最终达到会计管理的无纸化办公。
参考文献：①〔美〕Evan Callhan 著，杨一平等译，《 Access97〈中文版〉》，人民电出版社，1998
    ②杨晓、王华、王辉著，《数据管理大师》，人民邮电出版社，1997
作者简介：吕耀林 男 1963年4月5日生 中国青年政治学院毕业  职称 会计师

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