基于WEB的办公自动化系统
作者：邓萍
来源：《现代交际》2015年第03期
        [摘要]随着Internet技术的不断深入推广和发展，基于WEB的办公自动化系统也得到了迅速的发展。办公自动化系统逐渐地克服了自动化系统自行开发中的难点，大大地提高了办公人员的工作效率。本文详细地概述了基于工作流的办公自动化系统的特点及开发设计的过程，希望能够促进国内办公自动化系统的蓬勃发展。
        [关键词]办公自动化系统 信息系统 数据库 特点
        [中图分类号]TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）03-0118-02
        近几年来，我国的信息科学技术得到了飞速的发展，办公自动化的水平得到了全方位的提升，办公管理系统的合理运用也大大地提升了办公人员日常办公的效率。国内的办公自动化系统呈现出一种蓬勃发展的态势，但是我国的绝大部分公司并没有一套完整的办公自动化管理系统，因此设计一套基于WEB的办公自动化系统成为当前发展的必然趋势。
        一、办公自动化系统的建设意义
        所谓的OA，就是办公自动化系统的简称，通过综合利用各种技术手段全面地提高办公的效率，逐步地实现办公自动化处理的目标。现代的办公系统一方面能够大大地减轻办公人员的工作量，把工作人员从繁重的办公工作中解救出来，还能够从整体上提升办公人员的工作效率，从而提升公司的业务处理能力，进而提升企业的整体效益。办公系统就是以计算机为中心，通过建立一个跨地区、跨部门的交流平台，实现企业内部的人员便捷快速的资源共享，提高资源的利用率，实现企业的整体效益的提升。
        办公自动化系统建设对于企业的快速发展有着十分巨大的意义，这能够降低资源的浪费，促进我国经济的快速发展。第一，办公自动化系统适应了信息社会的要求，随着企业间交往的复杂化和频繁化，办公人员的办公事务也越来越多，为了适应经济建设的快速发展必须减少办公人员的工作量。当前社会是一个经济信息快速发展的时代，要想促进经济的快速发展就必须建立办公自动化系统。第二，企业要想实现持续快速地发展必须进行办公自动化系统的建设。传统的发展方式是以资源消耗为代价的，要想实现企业的发展就必须消耗大量的人力物力资源，造成了大量的浪费。企业通过实施建立一套办公自动化系统，能够提高企
业的管理水平，树立起节约资源环保的社会形象，实现企业可持续发展。第三，通过建立一套办公自动化系统能够节约办公人员的时间，有效地提高员工的响应能力，提高整体的工作效率，提高决策的科学性，降低人工工作的失误。
        二、基于WEB的办公自动化系统的特点
        （一）便于安装操作
        现阶段的几种办公自动化系统安装较为简便，在几个简单的安装步骤的指导下就能实现系统的整体安装和配置。安装成功之后，不需要等待，可以立即使用系统，整个安装和配置过程极其的简单方便。
        （二）支持多媒体公文和邮件
        办公自动化系统可以支持所有多形式的多媒体邮件，支持上传所有形式的附件，在邮件发送和接收前不需要进行转换。
        （三）支持多种类型的信息管理
        提供在线管理和查看信息中心资料，支持对所有类型的文件和各种类型的图片进行管理和存放，并且十分的安全，同时只有具备某些权限之后才能查看相应的信息文件，易于控制。办公自动化系统将各种类型的图片文件统一地存放在网站信息中心库中，这样便于各种信息进行集中管理。
        （四）操作方便，维护费用低
        基于WEB的办公自动化系统可以适用于任何的组织部门，管理部门的人事档案，人事信息可以上网查询简单方便。系统模块的优化设计，提供了集成的环境，优化了系统信息的流转机制，降低了系统维修和开发的费用。信息的反馈及时有效，对所有的信息能够进行及时有效的动态管理，提高了信息的可信度。
        （五）界面个性，模块化设计
        基于WEB的自动化办公系统可以提供丰富精致的界面来供用户使用，用户可以根据自身的喜好随心所欲地进行个性化设计。模块化设计，用户可以即插即用，方便系统升级和扩展。
        三、基于WEB的办公自动化系统的功能模块
        基于WEB的办公自动化系统能够让办公人员逐渐摆脱传统的办公方式，有效地提高办公人员的办公质量，推动人类社会的发展。基于WEB的办公自动化系统要遵循保障系统的实用有效、安全可靠，并且可以维护的原则，它主要由以下几个模块构成。
        （一）个人事务处理模块
        在个人事务处理模块当中集中了办公人员需要将解决的一切事宜，基于WEB的办公自动化系统能够自动地将需要处理的文件放到需要处理和阅读的文件当中，并且及时地提醒办公人员进行处理。个人事务处理模块是集中了办公人员的待办事宜、、个人通讯录、日程安排等一切办公人员的个人事务的平台。是办公人员之间交流的工具，加快了公司内部员工之间信息的交流和沟通，促进了企业内部的信息的流动。用户还可以根据个人的日程安排，对模块进行及时的添加、修改，使日常事务更加有序地进行。
        （二）公文处理模块
        公文处理模块主要是对发文、收支、报告以及会议进行管理的平台。发文管理就是将文
件的整个编写过程进行保存，无论是文件拟稿还是文件的修改和签发，每一个过程细节都要记录清楚，使文件的各个环节的工作操作都方便简单。收支管理能够对收文的登记、分发、传阅、归档、打印进行管理，促进文件管理朝着规范化、正规化的方向发展。会议管理模块实现了会议拟稿、审核以及分发的功能，并且设有档案管理模块，这样实现了计算机对各类档案的规范化管理，并且和发文管理、收支管理形成了一个有机的整体，还能够对案卷进行编号以及删除的功能。
        （三）系统管理模块
        系统管理模块是包含用户管理、部门管理、权限管理、备份管理的模块，它是一个综合系统复杂的模块。用户管理使基于WEB的办公自动化系统的管理人员能够根据人员的流动情况，及时对相关的用户资料进行修改及增减。部门管理能够使那些具有管理权限的人员对部门的人员进行及时的编辑，但是部门管理人员的权限也是有限的，根据人员的不同身份赋予了人员不同的权限。备份的管理是为了防止因为某些数据破坏造成损失，防止重要的数据资料丢失，管理人员要通过运用技术手段对重要的数据资料进行及时的备份。
        四、实例验证
        例如在一个企业中应用了办公自动化系统，并且相应地取得了一定的效果。如果该企业当中有一个职工要出差，则他需要通过基于WEB的办公自动化系统填写相应的申请信息，并且需要进行电子审批。第一步，需要申请人申请出差；第二步，领导批准出差；第三步，出差人返回后填写相应的出差报告；第四步，领导要对出差人的具体情况进行审核核实；最后，由财务部门核算花费补助。
        企业员工需要出差，就必须登录办公自动化系统，填写相应的材料，并将填好的表格转到企业的相关领导的待办事宜当中，领导会在系统的提示下对此进行及时处理，可以根据实际的具体情况同意或者驳回。如果领导同意了该员工的出差申请，那么该员工在出差结束之后要根据实际情况书写相应的报告，并且要发给领导，方便领导及时查阅，这一报告也将以代办事宜的形式由领导审批。如果领导对相关的出差事宜没有异议，系统将自动将出差的单子发往财务的会计处。会计要根据实际的情况计算核计差旅费，并且验证出差和返还时间，确定相关的信息无误，最后将钱发给出差员工。企业管理人员和出差员工都可以查询相关的信息，及时了解和处理一些突发的情况。通过利用办公自动化系统对企业进行管理，不仅仅能够提高企业员工的办事效率，还能够促进领导和员工的交流，促进企业内部的信息流动。办公自动化系统有着完整的现金体系结构，并且可靠度和安全度都相对较高，大大提高了相
关的办公人员处理事务的效率，使办公人员从繁琐的办公工作中解放出来，提高了企业的管理水平，促进企业健康快速地发展。
        五、小结
        基于WEB的办公自动化系统不仅为企业单位各项工作提供了方便，精简了办公人员的办公环节，节约了大量的物力人力资源，还降低了系统管理和维护的工作，大大地提高了企业的管理水平，促进企业向着更好的方向发展。
        【参考文献】
        [1]王圣蓉.基于Web的办公自动化系统的研究[J].网页界面设计的原则有哪些?计算机光盘软件与应用，2014，17（14）：53-54.
        [2]蒋定定.基于Web的办公自动化系统的研究与开发[J].软件，2012，2（07）：49-50.
        [3]曹雪晖.基于MVC模式的Web OA系统设计与实现[J].计算机技术与发展，2012，22（08）：18-19.
        责任编辑：张丽

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。