浅谈核电文档管理
作者：苏晓蓓
来源：《中国科技博览》2018年第15期
        [摘 要]核电文件是核电建设、运营和管理活动过程中形成、收集并保管的作为证据和信息的记录。核电档案是核电建设、运营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值，并经过整理、归档的文件。核电文件档案是核电文件和核电档案的统称，简称核电文档。
        中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）15-0336-01
        核电文档管理工作首先要保证使用文件必须是有效的，核电文件从编写、审核、批准，到文件的变更升版、确定分发范围、发放、回收，管理环节众多，要保证文件发出去、收回来，做到所有文件记录可控、在控。其次要保证所有活动过程均有记录。核电项目建设周期长，文件在建设过程中逐步形成，积累起来有一个很长的时间跨度，并且文件在项目建设过程中往往经过多次升版，状态也会随之变化。
        1 核电文档管理要求
        1.1 核电文档管理的一般要求
        模块化管理文件管理和档案管理是一个统一的系统工程，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，它们之间存在相互促进的关系。
        核电文档管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则，实施前端控制和全程管理，对文档管理流程的整个过程实施有效的控制和管理，维护核电文档的真实性、可靠性、完整性和可用性，坚持项目进展与建档工作同步，项目建设过程与竣工文件积累、编制、审定同步，检查项目计划进度与检查文件的形成同步，项目竣工验收与项目档案验收同步，确保核电文档真实记录和准确反映项目规划、建设的总过程和竣工时的实际状况。
        1.2 对文档形成单位的要求
        核电项目文档产生于核电建设、营运和管理活动的全过程。任何参与核电项目建设、运营和管理的单位，应在核电文档管理中贯彻执行国家和行业有关方针政策和核安全法规，应按有关要求在项目的建设、运营和管理活动中，建立文件的控制管理和控制程序，制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文档管理规章制度，加强档案的收集保管，保证核电文档的质量要求。具体包含以下几方面：
        对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置等各阶段进行全面控制和管理。
        建立核电档案全宗，统筹规划并负责核电档案的形成、整理、归档、保管、鉴定、登记和提供利用，并建立相应的档案管理、文档借阅和登记制度。
        建立人员培训制度，定期对文档专业人员实施专业知识和技能的培训以及相应的考核和授权，对全体人员宣贯文档知识和管理要求。
        积极推进文档信息化建设，参与文件管理系统的设计，不断提高文档管理水平。
        1.3 对文档管理系统的要求
        核电文档管理系统通过利用网络信息技术提高计算机文档管理的标准化水平，确保文档数据的安全和有效利用。系统应具备较强的数据独立性和严格的安全控制手段，在系统运行、故障、升级和定期维护过程中要确保文档真实、可靠、完整和可用。
        核电文档管理系统应具备与项目建设的各单位信息系统的接口连接，实现数据交换和资
源共享。系统应采用模块化管理，对各类文档目录及电子文件进行分类管理，主要包括数据库的建立和维护，档案数据的迁移、存储、修改和删除等内容。系统应对文件的存取、保管、检索、利用、处理和处置过程实现全程控制与记录，应能根据用户需求提供多条件组合查询，并设置多种检索功能。
        2 核电文档管理流程
        核电文档管理流程涵盖从文件的形成、传输、整理、归档、保管、利用及鉴定、处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理与监控。
        2.1 文件的形成
        核电文件形成于项目的全生命周期，包括规划、选址、设计、土建、安装、调试、竣工验收、运行维修等各个阶段形成的文件，其收集积累及管理应列入项目建设和运营的整体计划，并列入有关部门及人员岗位责任制，应有相应的检查、控制和考核措施。
        2.2 文件的传输
        文件传输是指文件在核电有关单位之间以及单位内部上下级部门之间的发送和接收。在文件传输过程中应确保文件的完整性、安全性，接收、发送文件都应有相关登记及签字。
        2.3 文件的整理
        核电文件应按档案管理要求由文件形成单位实施整理和组卷。在此过程中应遵循文件形成的内在规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，应实现分类科学，组卷合理。
        各专业分包商应在项目实体完成后三个月内按国家有关档案管理的规定将文件系统规范地整理编目后单独整理成卷，并经总包商确认后向文档管理部门移交。
        2.4 文件的归档
        根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。有遗留项的工程应在其完成后将其文件统一整理、归档。
        施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门
、监理部门对文件质量和案卷质量进行审查或三方会审，经总包商确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交总包商档案管理部门。
        2.5 文件的保管
        档案部门是重要的涉密岗位，应采取有效的安全与保管防范措施，制定安全保密制度，建立安全责任制，通过人防、技防、物防相结合的方式保证档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。
        为确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，应加强档案库房的科学管理，根据国家有关规定建立档案库房管理制度，定期检查库房管理和防护情况，档案的质量、寿命、保管条件等情况。
        2.6 文件的利用
        文档管理部门应在做好档案著录和编制检索目录的基础上建立有效的档案检索系统，分为人工检索和计算机检索。人工检索通过各种检索工具进行检索，如案卷目录、分类目录等。计算机检索则利用专门检索软件和检索语言达到快速、准确检索的目的，应实现组合查
询、模糊查询和全文检索等要求。对涉密档案的阅读和利用应由相应部门批准后方能进行。
        2.7 文件的鉴定与处置
        在核电文档形成、整理、归档、保管和利用等过程均应进行鉴定。档案处置包括对移交的或保管期限已满的档案进行的鉴定与销毁工作。经鉴定确无保管价值的档案应登记造册，由档案管理员填写档案资料销毁清单，经单位负责人批准后进行销毁。销毁工作应建立一式两份的清册，一份留存，一份报上级主管部门审查。
        2.8 档案的验收与移交
        核电项目档案验收是核电项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，不应进行或者通过项目竣工验收。
        核电项目档案验收分自检、预检、专项验收和竣工验收。核电总承包商应组织各专业分包商等有关单位的项目负责人进行档案的自检工作，并编写档案自检报告。核电档案主管部门组织相关单位、部门对核电项目档案进行预检。
        核电档案验收的重点是专项验收。验收工作由国家档案局或者授权核电档案主管部门组织实施。核电业主应报送档案验收申请报告，包括项目建设及项目档案管理概况；保证档案原始性、完整性、准确性和系统性所采取的措施；项目文件材料形成、收集、整理与归档情况，竣工图编制情况与质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施等。
        档案验收合格后，凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。总包商在向业主办理档案移交时，应明确档案移交的范围和数量，并有完备的清单和签字等交接手续。

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