基于VBA技术的一键公文自动排版的实现
王超
【摘 要】对于长期从事政务公文编排的人员来说,排版虽不难,但设置的步骤多、易出错、费时、费力、效率低.利用VBA技术构建并实现一键公文自动排版,其满足了政务公文排版的需求,同时可减轻编排人员的工作量,并且提供标准化、规范化的公文排版格式.已应用于临泉县部分机关事业单位的日常公文编排工作中,效果良好.
【期刊名称】《淮海工学院学报（自然科学版）》
【年(卷),期】2015(024)003
【总页数】5页(P42-46)
【关键词】Word;VBA;公文;自动;排版
【作 者】王超
【作者单位】中共临泉县委党校,安徽临泉236400
【正文语种】中 文
【中图分类】TP319
0 引言
Word软件虽有强大的文字处理能力，但在政务公文编排中只能运用它的基本功能进行手工操作.因此，需要增加一个能够实现一键公文自动排版的功能，使编排人员在排版上不花太多时间，公文排版就能自动实现.
1 目前公文排版的方式及存在问题
政务公文版式设置有一定的严格规范要求.在无纸化办公的今天，依然利用Word软件的基本功能一步一步地操作来实现公文排版，对长期从事公文编排人员来说，排版过程虽然不难，但经常花许多时间来设置文档的页面、字体、字号、段落等格式，操作的步骤多，费时、费力、易出错、效率低.因此，需要一个自动排版功能实现公文格式设置的标准化、规范化，从而减轻公文编排人员的工作量，提高工作效率.因此，实现公文自动排版功能的系统应运而生.
2 关键技术VBA
VBA是新一代标准宏语言Visual Basic for Applications（简称VBA），它是VB的一个分支.VBA必须在宿主类程序（如MS Office）中才能使用［1］.在办公软件 MS Office中，它具有强大的控制对象的能力、功能的扩展以及定制能力；突破了MS Office极限，完成MS Office本身无法完成的功能.VBA技术与Word文档完美结合，用户可以随心所欲地操作文档中的内容，使这些操作做到自动化、交互化、规范化.总之，VBA嵌入在MS Office中的重大意义在于它对应用程序的控制，以及增强、扩展MS Office的功能.
VBA以面向对象的编程方式提供了大量的对象来实现对Office的访问及控制操作［2］.Word软件经常使用的对象有Document（文档对象）、Pagesetup（页面设置对象）、Paragraph（段落对象）、Font（字体对象）、Range（范围对象）等［3］，通过对这些对象的定义或引用、设置对象的属性、方法和事件，就能自动完成Word文档的一系列格式化操作，实现Word文档排版自动化.
3 利用VBA实现一键公文自动排版的解决方案
基于VBA技术的一键公文自动排版的实现是以MS Office为平台，只要在电脑的系统中安装了MS Office软件，就可以通过创建宏的方式编写出VBA代码，实现公文自动排版.无需安装其他的组件或插件，使用起来轻松自如、简便易行.将实现一键公文自动排版的VBA代码保存在word文档中，第一次使用时，只需将代码粘贴到新创建的宏里，几乎不用对使用该功能的编排人员进行操作培训，可以说只要会使用Word，就会操作它，从而排版出规范、标准的公文格式.
根据公文常规排版的流程，将自动排版的主模块分别设计成6个子模块来实现.每个子模块完成各自的功能，这样设计的目的是使程序的层次清晰，增强程序的可读性；功能独立，减少交叉，减少重复代码的编写，有利于重复调用.6个子模块分别是自动排版之初始化、页面设置、段落格式设置、字符格式设置、文档标题格式设置以及页脚格式设置.
（1）初始化模块.初始化功能是清除文档中的超链接，并将文档格式及符号和编号换成普通文本.公文内容有的来源于网上，有的来源于其他文档，可能存在着超链接或其他格式的现象.初始化子模块的主要功能是实现清除文档格式和超链接.清除文档中超链接要通过调用Field对象来完成，使用清除格式命令Clear Formatting会把公文中项目符号和编号一起清除.
因此，为了保留符号和编号，在使用命令之前利用Convert Numbers To Text将其转换成普通文本格式，避免有用信息被清除掉.
利用VBA技术编写的宏代码如下：Sub 自动排版＿初始化（）
Dim Fie As Field
For Each Fie In Active Document.Fields
Fie.Unlink‘清除文档中的超链接
Next
Active Document.Content.List Format.Convert Numbers To Text
‘系统生成项目编号转换成文本
Selection.Whole Story‘选中文档所有内容End Sub
（2）页面设置模块.编排人员经常对文档设置纸张大小、页边距以及版式等等.为了实现页面
属性设置的自动化，就需要调用Page Steup对象.它包含所有页面设置的属性（如左边距、底部边距、纸张大小等）.
利用VBA技术编写的宏代码如下：Sub 自动排版＿页面设置（）
With Active Document.Page Setup
.Top Margin＝Centimeters To Points（3.6）
‘设置上页边距
.Bottom Margin＝Centimeters To Points（3.5）
‘设置下页边距
.Left Margin＝Centimeters To Points（2.8）
‘设置左边距
.Right Margin＝Centimeters To Points（2.6）
‘设置右边距
.Paper Size＝wd Paper A4‘设置纸张大小为A4
.Header Distance＝Centimeters To Points
（1.5）‘设置页眉距边界
.Footer Distance＝ Centimeters To Points
（2.8）‘设置页脚距边界
.Odd And Even Pages Header Footer＝False
‘奇偶页的页脚相同
End With
paneEnd Sub
（3）段落格式设置模块.通过VBA代码调用Paragraphs对象来控制word文档的段落间距、字符间距、对齐方式、首行缩进字符数以及行间距等属性设置.
利用VBA技术编写的宏代码如下：Sub 自动排版＿段落格式设置（）
With Active Document.Paragraphs
.Alignment＝ wd Align Paragraph Justify
‘设置段落对齐方式
.Left Indent＝Centimeters To Points（0）
‘设置段落的左、右缩进的值
.Right Indent＝Centimeters To Points（0）
.Character Unit First Line Indent＝2‘设置首
行缩进字符数
.Line Spacing Rule＝wd Line Space Exactly
‘行间距设置成固定值
.Line Spacing＝28‘固定值为28磅
End With
End Sub
（4）标题格式设置模块.将文档的第一段默认为公文标题，并按照公文标题格式的要求对其字体、字号、段落格式化进行设置.完成公文标题格式设置通过调用段落设置Paragraphs对象和字符设置Font对象来实现.
利用VBA技术编写的宏代码如下：
Sub 自动排版＿文档标题格式设置（）‘默认第一段
为文档标题，然后进行格式设置
Active Document.Paragraphs（1）.Range.Se
lect‘选中文档的第一段
With Selection
.Clear Formatting
With.Font‘设置字符格式
.Size＝22‘字号大小为22磅，（即二号）
.Name＝"方正小标宋简体"‘设置字体
End With
With.Paragraphs‘设置段落格式
.Character Unit First Line Indent＝0‘首
行缩进为0
.Alignment＝wd Align Paragraph Center
‘对齐方式居中
.Line Spacing Rule＝wd Line Space Exactly
.Line Spacing＝35‘行间距为35磅

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