IT项⽬管理中存在的问题及对策分析
2019-07-15
摘要在IT项⽬管理中整个项⽬的成功与否取决于这个项⽬管理的成效。在如今快速发展的时代应该将现有的理论与新技术融会贯通地应⽤到项⽬管理中，这个是有⼀定的难度的，所以才更需要⼀个成功的项⽬管理。总的来说，IT部门在⼀个项⽬管理上出现的问题⼤部分是由计划不周全和沟通不恰当造成的。公司在众多项⽬的管理实施当中都会多多少少的存在以下这样的问题，就是这样的问题严重降低了项⽬的成功⼏率。本⽂将会分别列举⼏个在项⽬管理实施中存在的管理失误来进⾏问题分析，并提出个⼈建议。
关键词 IT项⽬管理问题分析影响
近⼏年随着IT业的不断发展，相当多的项⽬都在逐步转变为以IT为基础，IT项⽬管理是指采⽤项⽬管理的办法和专业技术，再结合IT产业的具体特点，对其实施的项⽬进⾏成本、⼈⼒资源、质量、综合和风险等⽅⾯的管理。这些企业的管理已经颇见成效，并且由更多的企业正在逐步改变，为了更好地发展和避免资源的浪费，现企业还在摸索和成长的阶段。
⼀、IT项⽬管理中存在的问题
（⼀）⽤⼈不当
在现今IT项⽬管理⽅⾯⼈员流动量特别⼤，缺乏专业性的⼈才，其实IT产业本⾝的⼈流量就偏⼤，⼀个项⽬是否能圆满地完成，主要因素是在⼈员配备与⼈员技能⽅⾯，其实IT⾏业对于技术⼈员的要求特别⾼，⽽在我国现有的IT⾏业中技术⼈员特别稀缺，正是由于技术⼈员稀缺，现在的IT业容易造成⼀种重技术、轻管理的现象，其实在我国⼤部分的⾏业都存在这⼀问题，在企业培训⼈才的时候都是本着⼀种只要技术过硬就可以升做管理⼈员的管理模式。在这样的管理模式下，技术⼈员对于那些不会技术的管理⼈员抱有⼀种“没有本事，只动嘴⽪⼦”的态度，造成企业管理措施不好实施的效果，其实与技术相⽐管理更注重于关注被管理⼈员的⼈员变化，以及⼈员之间的沟通协调和对下属的⼯作情况的了解和关怀。所以⽤⼈不当容易导致项⽬⽆法顺利往下执⾏，就算初期计划再好也会有得到不满意的结果。在项⽬进⾏当中必须要有⼀位经验丰富且具有责任⼼的领导⼈，即项⽬负责⼈，项⽬的发展需要项⽬负责⼈来进⾏掌舵督促执⾏，如果项⽬负责⼈任⽤不当的话，项⽬很有可能随着发展⽽失去最初的控制。其实在很多的IT企业当中，项⽬负责⼈⼤多是技术⼈员的⾻⼲⼈员，在技术⽅⾯经验丰富，知识深厚，不过⼤多缺乏管理经验，经常会有⾃⼰的情绪掺杂在⼯作当中，没有意识到⾃⼰是这个项⽬的主导，⽆法宏观把控项⽬的发展，有些⼀味地埋头苦⼲，安排不好⾃⼰的⼯作的同时也⽆法安排好其他⼈员的任务，很多不好分配的⼯作都由⾃⼰亲⾃动⼿完成，造成项⽬⽆法合理地分配到各个相关⼈员⼿中，造成⼈员负载失衡。
（⼆）流程问题
没有遵循标准的项⽬管理流程是在项⽬管理中的常见问题。如果没有制定⼀个合理的流程会在⽆意识中增加项⽬执⾏的风险，项⽬失败的可能性会加⼤，没有制定⼀个合理的流程和项⽬计划会让所有的项⽬参与者不知道下⼀阶段⾃⼰应该⼲什么，项⽬负责⼈也没有办法宏观把控项⽬的⾛向以及项⽬的进展情况，最后导致⽆法按照初期的预算、时间和计划来合理地完成项⽬。流程太多太杂的话⼜会让项⽬变得死板，没有灵活性，如果这些流程变得死板的话会让员⼯⾃⼰的想法得不到⽀持，继⽽影响⼯作的热情和员⼯⼯作的积极性。在项⽬进⾏中会出现很多的变更，在项⽬实施中会对这些变更缺乏重视，当有变更的时候不及时记录存档，并根据这些变更作出相应的项⽬计划调整和项⽬资⾦计划调整，造成预算超⽀或延长项⽬执⾏时间。还有在现在的项⽬进⾏中很容易出现项⽬进度情况不明，参与项⽬管理的⼈员对项⽬中存在的⼩问题掉以轻⼼，这些看似不起眼的问题很有可能会演变成⼤问题，造成成本增加到不可控的地步。
（三）计划问题
计划是IT项⽬管理进⾏的关键问题，现在很多项⽬都有这种现象，由于前期⼈员分配、技术分配的不确定造成项⽬开始实施的时候还没有⼀个完善的项⽬进度计划。项⽬管理成员以及项⽬参与⼈员对于项⽬完成时间和进度没有⼀个准确的时间和进度的概念，从⽽容易延缓项⽬整体的进度，造成资源的浪费和成本的增加，还会影响公司的形象等。前期商业如果没有与IT部门进⾏项⽬范围的定义，那IT部门就会缺乏⽅向来完成预期所计划的⽬标，看不到应有的成效。容易忽略项⽬之间的关联造成资源分配失衡（
⽐如没有提前沟通将预备配备给A项⽬的⼈员配备给了B项⽬），这样就会出现连锁效应，其他项⽬也会受到影响，影响整体的项⽬进度。在项⽬进⾏的前期都会进⾏风险评估，⼤多公司对于风险评估都会过于随意，不够重视，造成风险评估资料不准确，在项⽬的后期进⾏当中很有可能会影响项⽬顺利进⾏甚⾄脱离项⽬的原有轨道。IT需要处理预料之外的⼀些⿇烦，如在项⽬实施中会运⽤⼀些新技术、新材料来便于施⼯和使⽤，不过⽤户对这些新技术和新材料都会有⼀些抵触⼼理，若不及时了解客户的需求，是否能够认同新事物，⼀味地按照⾃⼰的想法来完成项⽬的话，会让前期投⼊的精⼒与财⼒全部都⽩费。
（四）沟通问题
沟通其实是项⽬进⾏最不可控的⼀个环节，在项⽬实施中对内沟通对外沟通都是必不可少的，往往在对内上级沟通时会对不合理的项⽬期限不做反驳，让IT部门陷⼊⽆法按时完成的窘境。可能是由于公司初期计划的项⽬期限过于严苛，⽽IT部门为完成项⽬采取⼀些不恰当的⼿段，对项⽬的质量造成影响，这样就会有损IT部门声誉。其实如今IT业客户的需求在不断变化也存在⼀定的不准确性。在后期的实施当中客户会根据⾃⼰的喜好提出更细致、更深⼊的问题，并要求加以改善。在我们的IT系统⾥所有计划、成本甚⾄⼈员都要随之发⽣相应的变化来满⾜客户的要求。在我们的⼀次实践当中，客户⼀开始的需求内容不是很
明确，所提供的资料也不是很完善，由于实践⼈员的经验不⾜，并没有充分重视这件事情，在可研阶段并没有很完善地和客户沟通，只是⼤概了解了客户的⼀些需求，对于这些需求信息没有进⾏再⼀次的正式确认，仅凭⾃⼰的主观判断将产品完成，导致有的功能只实现了⼀半的客户需求，并没有达到客户的理想要求。在我国现有的⾏业⾥边，⼤多采⽤矩阵形式的管理⽅式，作为技术⼈员需要受到项⽬负责⼈和部门负责⼈两层管理层的管辖，在这样的管理模式当中很容易出现管理冲突，在项⽬管理团队内部根据⼈员的技术特点、⼯作⽅式和⼯作能⼒不同，团队成员也很有可能发⽣冲突。根据项⽬⼯作内容的不同，所⾯对的领导、投资、需求者都不⼀样，在团队中也会存在利益冲突等。总之，在IT项⽬团队中可能会遇到很多的⽭盾冲突需要解决。
⼆、IT项⽬管理中存在问题的应对措施
（⼀）对于⽤⼈不当的应对⽅法建议
公司可以聘⽤⼀名符合项⽬要求并可以出⾊地处理⼈际关系的项⽬经理。他应当具有⼀定的对外沟通协调能⼒与对内的号召⼒，在团队成员与外部参与⼈员起到协调作⽤。⼀名优秀的项⽬负责⼈应当具有相关的技术知识与技能，并能培养下⼀代的专业管理储备⼈才，可以培养⼀个稳定的管理团队。可以均衡⼀下专业管理⼈员的分配⽐例，现有的公司选择管理⼈员的模式其实很难彻底被改变，所以可以合理地控制⼀下技术管理⼈员和专业管理⼈员的⼈数⽐例，让专业性管理⼈员和技术性管理⼈员相结合来管理
项⽬，既要保持项⽬技术的有效保证实施，也要保证专业管理⼈员在资源分配、组合⽅⾯的特长，要与客户和项⽬参与⼈员有效合理地沟通，让技术性管理⼈员和专业性管理⼈员各⾃发挥⾃⼰的优势，才可以在保证质量的前提下⽤最节约成本和时间的⽅法来完成项⽬。在项⽬实施中IT与项⽬经理应及时了解及掌控技能、资源情况、项⽬顾问、合约承包商和外包商的评估。使⽤专业的项⽬管理软件可以有效帮助项⽬经理掌握团队成员⾃⾝的技能，来合理地进⾏⼯作量分配。在团队成员了解⾃⼰的分⼯与职责后，IT与项⽬经理就可以决定如何在⽇常⼯作中和项⽬中合理分配资源。指派专门的经理来负责解决⼈员与资源的分配问题。如果在项⽬⼈员分配上依旧有困难的话，可以先查看整个公司的项⽬组合，然后暂缓那些与商业战略关系不⼤或⾮任务关键的项⽬，这样就可以节约出⼀部分可⽤资源。
（⼆）对于流程问题的应对⽅法建议
其实制定良好的项⽬管理流程有助于提⾼项⽬完成的效率，可以及时了解项⽬过程当中出现的各种问题并及时解决，控制项⽬存在的风险。IT与项⽬负责⼈应当在项⽬前期就制定好可重复的流程来进⾏资源分配、项⽬划分和成员之间的沟通。不过要提⾼流程的灵活性，与项⽬参与者积极沟通，及时了解在项⽬的执⾏过程当中所遇到的各种困难与问题，建⽴⼀个正式的项⽬变更流程和项⽬进度动态流程，所有项⽬范围内的变更都要在变更⽂件上清楚地体现出来，并且由相关部门的负责⼈签字审批。使⽤专业的先进软件及时上传和记录，让所有项⽬参与⼈员都能及时掌握项⽬的变更情况。另外，项⽬经理也应该及时判别出此项变更对预算和完成时间所产⽣的影响。对项⽬上边出现的⼀些⼩问题，项⽬负责⼈应当
加强团队成员对于项⽬完成的态度与意识，并且及早纠正错误。
（三）对于项⽬计划问题的应对⽅法建议
其实可以通过商业⽤例和范围划分来纠正错误定义的项⽬。在制定项⽬计划的时候把相关联的因素考虑在⾥边，与项⽬的参与者多交流，也可以⽤绘制表格的⽅式来了解各项⽬之间的关联关系。关于风向评估⽅⾯，其实风险评估应该是项⽬计划的⼀个组成部分，可以在有经验的团队队员中调查抽问，收集可能会发⽣的风险，及早制定应对措施，这样其实不会花费多少时间，不过能帮助你在项⽬正式开始前就对项⽬有⼀个充分的了解。在项⽬计划阶段应当多考虑它的阻碍因素，并提前来解决这些阻碍因素，不让这些因素成为以后的绊脚⽯。与⽤户提前沟通本次项⽬可能要⽤到的新技术和新材料，让客户尽早地了解到这⼀改变，给客户⼀些时间来接受这些新事物，若实在不能接受也可在项⽬进⾏的前期有所准备。对于项⽬完成的计划时间上边可以采⽤计划图的⽅式来标明项⽬的类别以及计划完成时间，使所有项⽬参与⼈员都能清楚地知道项⽬的进度计划。
（四）对于沟通问题的应对⽅法建议
在项⽬进⾏中与⼈沟通的⽅式⽅法很重要，建议IT经理及时向公司管理层反映项⽬的实际情况以及实际困难，让公司管理层对于项⽬完成质量与速度⽅⾯作出⼀个合理的选择。并且要与项⽬参与者及时沟通上级的任务，适当地每周开⼀次例会来⽅便⼤家的交流和沟通，在这种互动和沟通当中，其实公司的商
业分析师应当在⽤户与IT两者之间起到⼀个⾮常重要的协调作⽤。建议对项⽬参与成员提供⼀份具体的项⽬划分⽰意（从计划到部署），并明确指出哪些活动要求商业⼈员参加互动，以及互动的⽬的。总之，IT应多花⼀些时间来指导商业部门了解项⽬执⾏的步骤。还有与客户的沟通问题上，⼀定要准确、详细、专业地向客户描述⾃⼰的产品和服务，在客户的需求上⼀定要做到全⾯了解，要反复的和客户确认好产品需求，努⼒达到令客户满意的效果。
三、结语
其实在IT项⽬管理的实际进⾏当中还存在许多其他的问题，如资⾦的管理问题、风险的管理问题等。项⽬经理应该坚持“以⼈为本”的观点理念，切合实际站在项⽬相关⼈员的⾓度来考虑问题，作出合理的决断，与项⽬合作者及时进⾏沟通，努⼒保证出⾊地完成项⽬。总⽽⾔之，IT项⽬管理是否能够圆满完成，主要来⾃于项⽬参与者之间的互相配合，从项⽬参与者的⾓度来考虑问题并分析研究，及时与客户沟通协调好客户的需求以及变化，了解项⽬整体的进度情况，才能更好地顺利完成项⽬。在参与项⽬管理的同时，应该对项⽬管理上边的专业知识进⾏不断的学习研究，再结合实际所遇到的问题合理解决，让项⽬团队在发现困难、解决困难中学到新的知识，使企业资源⼈员能⼒上边得到有效的提升，为公司发展为更好的企业做好⽀撑。
（作者单位为中国⼈民⼤学）
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参考⽂献
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