Word⽂字处理技巧
Word⽂字处理技巧
1. 去除页眉的横线⽅法两则
在页眉插⼊信息的时候经常会在下⾯出现⼀条横线，如果这条横线影响你的视觉，这时你可以采⽤下述的两种⽅法去掉：⽤第⼀种的朋友⽐较多，即选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选项设为“⽆”，“应⽤于”处选择“段落”，确定即可。第⼆种⽅法更为简单，当设定好页眉的⽂字后，⿏标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正⽂样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。
2. 在Word中快速选择字体
为了能够快速地选择字体，我们可以将常⽤的字体以按钮的形式放到⼯具栏上。⾸先在Word 的⼯具栏上单击⿏标右键，在右键菜单中选择最后⼀项“⾃定义”。然后在出现的⾃定义编辑界⾯中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows 已安装的字体中，选择常⽤的字体并⽤⿏标直接将它拖曳到⼯具栏上，这样在以后的使⽤中就可以快速选择字体了。
3. ⽤Word实现快速隔⾏删除
先将全⽂复制Word 中，按Ctrl+A 键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/ ⽂字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2 列”，将“⽂字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出现⼀个 2 列n ⾏的表格，再全选表格，右击⿏标“合并单元格”。
4. 清除Word⽂档中多余的空⾏
如果Word ⽂档中有很多空⾏，⽤⼿⼯逐个删除⼜太累⼈，直接打印吧，⼜太浪费墨⽔和打印纸。有没有较便捷的⽅式呢？我们可以得⽤Word ⾃带的替换功能来进⾏处理。在Word 中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查和替换”窗⼝中，单击“⾼级”按钮，将光标移动到“查内容”⽂本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在⽂本框内，然后再同样输⼊⼀个“^p”，在“替换为”⽂本框中输⼊“^p”，即⽤“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空⾏不见了吧。
5. 同时保存所有打开的Word⽂档
有时在同时编辑多个Word⽂档时，每个⽂件要逐⼀保存，既费时⼜费⼒，有没有简单的⽅法呢？在按下Shift键的同时，单
击“⽂件”菜单，⼤家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就⽅便多了。
6. 巧妙设置⽂档保护
在⽤Word2000/XP打印⼀份⽂件时，忽然头⼉有要事吩咐，要暂时离开⼀下，关闭⽂件吧，既费事⼜没必要，但⼜不想⾟⾟苦苦写的⽂件被别⼈破坏了。怎么办呢？执⾏“⼯具”菜单中的“保护⽂档”命令，在弹出的窗⼝中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了⽂件头，任你怎么移动⿏标、敲击键盘就是⽆法编辑了，不错吧。等回来时，执⾏“⼯具”菜单中的“解除⽂档保护”命令，⼀切⼜正常了。
7. 编辑长⽂件更轻松
相信⼤家都有这样的经历：在使⽤Excel、Word编辑长⽂档时，有时需要将⽂章开始的多处内容复制到⽂章末尾。但通过拖动滚动条来回移动⾮常⿇烦，还会出错。其实只要将⿏标移动到滚动条上⾯的适当位置，发现⿏标指针变成双箭头，此时按住⿏标左键向下拖动，⽂档编辑区会被⼀分为⼆。你只需在上⾯编辑区到⽂章开头的内容，在下⾯编辑区到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，⽽不必来回切换。这种⽅法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。
8. 取消“⾃作聪明”的超级链接
当我们在Word⽂件中键⼊⽹址或信箱的时候，Word会⾃动为我们转换为超级链接，如果不⼩⼼在⽹址上按⼀下，就会启动IE 进⼊超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍⼿碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击“⼯具→⾃动更正选项”，单击“键⼊时⾃动套⽤格式”选项，将“Internet及⽹络路径替换为超级链接”项⽬前的⼩钩取消。再单击“⾃动套⽤格式”选项，将“Internet及⽹络路径替换
为超级链接”项⽬前的⼩钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输⼊⽹址后，就不会转变为超级链接了。
9. 巧设Word启动后的默认⽂件夹
Word 启动后，默认打开的⽂件夹总是“我的⽂档”。通过设置，我们可以⾃定义Word 启动后的默认⽂件夹，步骤如下：(1) 单击“⼯具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2) 在对话框中，选择“⽂件位置”标签，同时选择“⽂档”；(3) 单
击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查范围”下拉框中，选择你希望设置为默认⽂件夹的⽂件夹并单击“确定”按钮；(4)最后单击“确定”按钮，此后Word 的默认⽂件夹就是⽤户⾃⼰设定的⽂件夹。
10. 在Word中快速输⼊汉字偏旁部⾸
作为语⽂⽼师，在⽤Word 编制练习时，常常需要输⼊汉字的偏旁部⾸。执⾏“插⼊→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“⼦集”选定为“CJK 统⼀汉字”，你就会发现下⾯的汉字是按偏旁部⾸排列的。每⼀类汉字都是以该类汉字的偏旁部⾸开始的，选中你需要的( 如扌、攵、氵等) 偏旁部⾸，按“插⼊”按钮就⾏了。
11. 将Word表格巧妙转换为Excel表格
先打开带表格的Word ⽂件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任⼀单元，在整个表格的左上⾓会出现⼀个带框的⼗字模样的标志。把光标移到上⾯再单击，整个表格的字会变⿊表⽰全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel ，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6 项菜单可选，选择“⽂本”并确定就⾏了。12. 巧存Word⽂档中的图⽚
有时候收到朋友寄来的⼀篇图⽂并茂的Word ⽂档，想把⽂档⾥的所有图⽚全部保存到⾃⼰的电脑⾥，可以按照下⾯的⽅法来做：打开该⽂档，选择“⽂件”菜单下的“另存为Web 页”，指定⼀个新的⽂件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的⽬录下，多了⼀个和Web ⽂件名⼀样的⽂件夹。打开该⽂件夹，你会惊喜地发现，Word ⽂档中的所有图⽚，都在这个⽬录⾥保存着。
13. 在WordXP中巧输分数
启动WordXP ，选择“插⼊”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“\F(,)”，按下“添加到域”，在下⾯的“域代码”中添加上分⼦和分母，如EQ\F(1,2) ，连按两次“确定”回到Word 编辑窗⼝，这样分数制作就完成了。
14. 快速输⼊⼤写数字
由于⼯作需要，经常要输⼊⼀些⼤写的⾦额数字( 特别是财务⼈员) ，但由于⼤写数字笔画⼤都⽐较复杂，⽆论是⽤五笔字型海狮拼⾳输⼊法输⼊都⽐较⿇烦。后来偶然发现，利⽤Word200 0 可以巧妙地完成：⾸先输⼊⼩写数字如“123456”，选中后从“插⼊”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所⽰的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接
在“数字”对话框中输⼊数字。
15. 在Word⽂档中插⼊MP3⽂件
在Word⽂档插⼊声⾳⽂件，⼀般采⽤“插⼊”菜单下“图⽚”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插⼊。但是，这种⽅法插⼊的声⾳⽂件只限于W A V和MIDI⽂件。要插⼊MP3格式的声⾳⽂件，可打开Word⽂档，把光标移到你要插⼊声⾳⽂件的位置，选择“插⼊”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由⽂件创建”活页卡⽚，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中到准备插⼊的MP3⽂件，并确定。当“浏览”对话框⾃动关闭后，点击“由⽂件创建”活页卡⽚中的“确定”按钮，稍等⼀会⼉，插⼊点就会出现MP3⽂件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3⽂件与你的MP3播放器建⽴关联。
16. 在英⽂状态下快速输⼊中⽂标点符号
在输⼊中⽂过程中，经常会遇到⼀些英⽂单词或句⼦，此时许多⼈会将中⽂输⼊法切换为英⽂输⼊法来输⼊英⽂。这样⼀来，标点符号也成英⽂的了，输⼊标点符号时，还要再将输⼊法转为中⽂，⼗分⿇烦。有没有简便的⽅法呢？当然有。Office2000为⽤户提供了12组输⼊中⽂标点符号的快捷键(详见附表)，不管在任何输⼊法状态下(当然包括英⽂)，只需按下快捷键，即可输⼊中⽂标点符号，省去了来回切换的⿇烦。需要请⼤家注意的是：“,:;?!”等标点符号的中英⽂⽅式看似⼀样，其实是有区别的。
17. 为Word添加⼩助⼿
我们在使⽤Word2000进⾏⽂档处理时，经常使⽤⼯具栏中的“字数统计”功能来了解当前⽂档的字数、字符数、⾏数等信息，⾮常⽅便。可是很多时候我们需要了解⽂档的更加详细的信息，这时可以通过在⼯具栏上添加“属性”的⽅法，来快速查看⽂档的详细信息。
1.单击“⼯具”菜单，从其下拉菜单中选择“⾃定义”命令，打开⾃定义设置窗⼝。
2.在⾃定义设置窗⼝中，选择“命令”项。在其下⾯的“类别”中选择“控件⼯具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。
3.双击“属性”项并将它拖动到⼯具栏上。这样在Word 的⼯具栏上，就出现了“属性”项。
当我们在Word中需要查看某个⽂档的详细信息时，只要单击⼯具栏上的“属性”项，那么⽂档的创建时间
、修改时间、⽂档⼤⼩、创建⼈等详细信息就会出现了，也可以根据⾃⼰的需要，添加、修改⽂档的主题、作者、备注等信息。
18. 回Word中的菜单栏
⾸先，在⼯具栏右击，在弹出的菜单中单击“⾃定义(C)”命令。再单击“命令(C)”选项，然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条，到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“⽂件(F)”“编辑(E)”等菜单了。既然到了，就动
⼿⼀个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。
19. Word也能“⾃动求和”编辑Excel⼯作表时，相信⼤家对常⽤⼯具栏中的“⾃动求和”按钮情有独钟。其实，在Word2000/XP的表格中，也可以使⽤“⾃动求和”按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来，其⽅法是：
1.在“⼯具”菜单中，单击“⾃定义”命令。
2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在“命令”框中，到并单击“⾃动求和”，然后⽤左键将它拖放到常⽤⼯具栏中的适当位置。
3.关闭“⾃定义”对话框。
现在，把插⼊点置于存放和数的单元格之中，单击常⽤⼯具栏中的“⾃动求和”按钮，则Word将计算并显⽰插⼊点所在的上⽅单元格中或左⽅单元格中数值的总和。当上⽅和左⽅都有数据时，上⽅求和优先。
20. 预览时可编辑⽂档
当你使⽤Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑⽂档，这时候不必回到视图模式，只
要点⼀下放⼤镜图标，这时候就会⾃动进⼊编辑模式，你可以对⽂档进⾏任意编辑。这个技巧对编辑⽂档⾮常有⽤！特别是调整封⾯、拖动⼀些表格等。可以边预览，边编辑，既⽅便⼜准确。
20.浅谈Word中“分离下划线”
⼤家知道，在Word中，为字符添加的下划线，默认情况下是紧靠字符下⽅的。能不能调整⼀下字
符和下划线之间的距离呢？答案是肯定的。
1.启动Word2003(其它版本请仿照操作)，输⼊字符“分离下划线的制作”。
2.选中“下划线”及前后各⼀个(多个也可以)字符(即“离下划线的”)，按“格式”⼯具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头，在随后弹出的快捷菜单中(如图1)，选定⼀种下划线类型(如“双下划线”等)，并通过“下划线颜⾊”菜单，设置好下划线的颜⾊。
3.选中字符“离”，然后按住Ctrl键，再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符，本操作不⽀持Word2000及以前的版本)，通过下划线颜⾊选项，将这两个字符的下划线颜⾊设置为“⽩⾊”。
4.选中字符“下划线”，执⾏“格式→字体”命令，打开“字体”对话框，切换到“字符间距”标签下，按“位置”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“提升”选项，然后在其右侧“磅值”后⾯的⽅框中输⼊⼀个数值(这个数值就是分离的距离，此处为了突出这⼀效果，设置为30磅)，确定返回即可。
21.⽤word安排会议
1. 安排会议
单击“⼯具”菜单之“联机协作”。注意：如果此时你的WORD中该菜单⽂字皆为灰⾊，那么，对不起，它表⽰你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting（微软⽹络会议程序）”，⽽此程序却恰恰是本⽂的主⾓。请将它安装上。
现在单击“安排会议”选项，系统弹出“会议”对话框。就像我们填过⽆数次的个⼈简历⼀样，你只须对号⼊座就⾏了。但对其中⼏个关键的项⽬应注意：⾸先，你只须点击⼀下“收件⼈”按钮，并在“选择与会者及资源”的对话框中动动⿏标就⾏了。另外，那个“这是联机会议”的选项⼀定要选定，否则到时你可能⽆法实时收到对⽅的信息；在“⽬录服务器”和“组织者的电⼦邮件地址”栏中，你也要如实填⼊你所使⽤的服务
如何设置滚动条的位置器名称和你的Email 地址；最后，还要在“OFFICE⽂档”项中选定开会时共享的⽂档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。⼀切搞定，单击“发送”
2. 现在开会
单击“⼯具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项，WORD应该弹出“联机会议”⼯具栏，同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现⼀个叫“MS NetMeeting”的程序图标，两者缺⼀不可。
现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标，选择“打开”——怎么样，咱们的“⽹络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮（注意：此时，与点击“联机会议”⼯具栏上的“呼叫参加⼈”按钮效果相同，并在弹出窗⼝中选择相应的服务器，当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳⾳吧。此时，只要是参加进会议的朋友，⾸先看到的便是你在“安排会议”时所设的共
享“OFFICE⽂档”。
也许性急的朋友现在已经坐不住了，这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊？微软的NetMeeting⾄少为我们提供了三种互动式交流界⾯——谈天室、⽩板和⾳频视频输出（⼊）。运⽤起来都⾮常简单。其中的“聊天室”，只须单击NetMeeting“⼯具”菜单的“谈天”选项即可，交谈⽅式与其他类型的“聊天室”⼤同⼩异（⽽“⾳频视频输出（⼊）”呢，我因没有家⽤摄像头⽽⽆福消受，只能点点“⼯具”菜单上的“切换⾳频和视频”选项解解
眼馋了；倒是⼀个叫做“⽩板”的东西让我流连忘返，因为它可以让你发挥⽆尽的想象，把某种不能⽤语⾔⽅式表达的意思⽤图案、绘画或别的什么⽅法表达出来。
3. Web讨论
既然是开会没有“讨论”⽓氛怎么能⾏？单击WORD2000“⼯具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项，并在弹出的⼯具栏中选择“在⽂档中插⼊讨论”按钮，现在你就可以痛痛快快地⾼谈阔论了。注意：在输⼊讨论之前要确定主题，以便接收⽅便于查看。
需要说明的是，当你⼀旦收到或插⼊了讨论⽂字，WORD的窗⼝便会⾃动分成上下两截，上部是原⽂，下部是插话。插话的部分也并⾮全⽂显⽰，⽽是在其右边多出⼀个“信签”似的图标来表⽰。
将⿏标移动其上，即可看到讨论主题，⽽右击该图标，⼜可进⾏诸如“答复”、“编辑”⼀类的操作。真可谓傻⽠式的操作，精灵般的效果。
22.七种办法减少Word容量
利⽤Word⽣成的⽂档，每页在20KB左右，但看到⽤记事本⽣成的⽂档，相同的内容只有1KB左右，能让Word也减减肥吗？其实我们可以采⽤⼀些⾏之有效的⽅法来减⼩Word ⽂档的容量。
1．取消快速保存
当⽂件打开时，使⽤快速保存⽐使⽤完全保存需要更多的空间。可以在“⼯具→选项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存”复选框即可
2．⽂件另存法
Word在保存DOC⽂件时，只把后来修改的信息存⼊，这样即使你删除了⽂件中的部分内容也会使⽂件越来越⼤，如果我们使⽤“另存为”命令来保存⽂件，Word则会重新整理并存盘，如此⼀来，就可以有效地减⼩Word⽂件的容量。
23.隐藏在word汉字⾥⾯的⽞机
1. 打开word
2. 在word⾥⾯敲⼊汉字“胡”
3. 圈住“胡”字，打开⿏标右键菜单，点击“字体”
4. 在“字体”属性栏⾥⾯，改变字体为“⾪书”
改变效果为“空⼼”
改变⼤⼩为：初号
5. 关闭字体属性栏，将页⾯的显⽰⽐例设为“500％”，事情还没完呢，如果将字体设为"幼圆"，
你再看看!胡万进？何许⼈也？搜索⼀下便知~~~~~~~
中国电⼦信息产业发展研究院综合协调处处长副秘书长：胡万进
中国计算机⽤户副主编：胡万进
中国电⼦信息产业发展研究院执⾏总编：胡万进
“卞扎珐翟”这⼏个字也同样的结果
24.Word技巧:⼀次特殊的查和替换
前不久，领导吩咐我把⼀些材料整理出来。搞了好⼏个晚上，终于完⼯了。把整理好的⼏⼗页的材料送给领导审阅，领导很满意。不过，他提了⼀个⼩⼩的要求，就是要求把⽂中的所有的“第⼀章”、“第⼆章”等后⾯都加上⼀个顿号。
我⼼想，这还不简单，查所有的“章”字，把它替换成“章、”不就⾏了吗？于是打开⽂档，进⾏了⼀次全
⾯替换，可是，结果并不如我所料，虽然所有的“第⼀章”、“第⼆章”都变成了“第⼀章、”、“第⼆章、”，可是全⽂中其他出现的“章”也变成了“章、”。这可怎么办呢？好⼏⼗页呀，总不能真要我⼀个⼀个地去改吧？
想到Word的强⼤功能，总觉得应该有办法的。还不错，⼀会⼉功夫，果然到了好办法。打开“查和替换”对话框，选择“替换”标签，在“查内容”中输⼊“第章”，然后把光标移到两个字之间，单击下⽅的〔特殊字符〕按钮（如果没有这个按钮的话，单击〔⾼级〕按钮就会出现），选择“任意字符”（如图1），这时查的内容就是“第^?章”。接下来，把光标移到“替换为”框中，单击〔特殊字符〕按钮，选择“查内容”，就会插⼊“^amp;amp;”，再加上⼀个顿号，这样就把查的内容替换成原来的
查内容加上⼀个顿号了，也就是“^amp;amp;、”，按下〔全部替换〕按钮即可，真是太⽅便了。
25.巧妙利⽤Word设置稿件格式
⼀、我的稿纸我做主
在Word 2003中，我们可以⽅便地⽤稿纸⽅式来书写稿件，但⽤Word创建的稿纸边框线为深灰⾊、⽹格线为浅灰⾊。如果我们希望⽤漂亮的框线颜⾊来美化⾃⼰的稿纸，但遍所有的菜单和⼯具栏，都不能到可以直接修改稿纸框线的命令或⼯具按钮，难道在Word 2003中只能使⽤这种单调的稿纸框线颜⾊，不能设置⾃⼰的稿纸⽅式吗？
其实在稿纸创建完毕后，依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页脚”⼯具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁，同时稿纸框线的颜⾊也变成较深的颜⾊。将⿏标指针指向稿纸的边框线，当⿏标指针变成⿊⼗字⽅向箭头形状后，双击⿏标左键，这时Word 2003就会弹出“设置⾃选图形格式”界⾯，选择“颜⾊与线条”选项卡，然后在“线条”项⽬区中单
击“颜⾊”下拉箭头，从线条颜⾊列表中选择所需要的稿纸边框颜⾊。提⽰：如果你对稿纸还有更⾼的要求，还可以在“颜⾊”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项⽬。设置完成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到⾃定义的稿纸边框颜⾊了。
下⾯我们修改稿纸⽹格线的颜⾊。将⿏标指针指向稿纸⽹格线，当⿏标指针变成⿊⼗字⽅向箭头形状后，双击⿏标左键，打开“设置⾃选图形格式”对话框，然后在此对话框中进⾏稿纸⽹格线颜⾊的修改操作，此外还可以对风格的填充颜⾊进⾏设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”⼯具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”⼯具栏。
此时我们就可以在稿纸中进⾏⽂档编辑⼯作了，⽂档编辑完成后，得到的稿纸效果，是不是很漂亮！
⼆、在⽂档末尾⾃动插⼊⽂章字数
写完⼀篇⽂章后，我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“⼯具→字数统计”菜单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点⿇烦，其实，使⽤“域”可以轻松完成上述任务。
1. 将光标定位到需要加⼊字数统计的地⽅，⼿⼯输⼊有关统计字符的提⽰信息，如“本⽂档的总字数为：”。
2. 依次选择“插⼊→域”菜单命令，打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表中选择“⽂档信息”，在“域名”列表框中选
择“NumWords”。
3. 单击“确定”按钮，关闭所有对话框。此时，当前光标处就会显⽰出该⽂档的字数。对⽂档进⾏修改后，统计的字数并不会⾃动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰⾊后⽤⿏标右击，执⾏“更新域”或按“F9”键，Word就会⾃动更新该域，显⽰出修改后的字数。如果你想⼀劳永逸，可直接打开Word的通⽤模式，将有关字数统计的域插⼊该模板⽂件并保存即可。

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