系统
办公室文员文件整理系统
办公室文员文件整理系统有着很重要的作用，通过它可以帮助办公室文员有序排列、管理并分存放客户资料、文件信函、报表、新闻和其他办公文件，节约空间，提高效率，改善办公状况。
需求分析
办公室文员文件整理系统主要支持办公室文员进行文件管理，要求如下：
•支持文件的新增，编辑，删除，搜索，浏览等功能。
•支持文件类型的新增，编辑，删除等操作。
•支持文件夹的建立，删除，移动，重置操作。
•支持客户联系记录增加，编辑，搜索，浏览等功能。
•支持设置系统能否自动生成的字段，如文件的创建时间，修改时间，文档号等。
•支持安全认证，可设置用户权限等功能。
技术方案
考虑到系统需求与用户使用习惯，建议采用能够满足用户需求且易操作，稳定性好的 Java 编程开发方案。
1. 技术选型
系统将使用以下技术来实现： + 核心框架：Spring + Struts2 + hibernate + 数据库：Oracle + 页面客户端：JSP + Ajax + jQuery + 服务器环境：Tomcat
2. 模块划分
•用户管理：用来增加，删除，编辑和搜索注册用户信息；
•文件管理：用来增加，删除，编辑和存储客户联系记录，新闻及文档；
•数据库管理：用来存储，管理系统中的数据；
•褒福管理：记录文件的创建时间，修改时间，文档编号等信息；
•系统权限管理：保证系统安全性，设置用户权限。
系统实现
1. 数据库设计
系统数据分为四类：用户信息表、文件信息表、客户联系记录表和文档属性表。
问题数据表：
表名
描述
用户信息表
保存注册用户的信息
文件信息表
保存文件名、文件所在位置等信息
客户联系记录表
保存客户和办公室文员之间的沟通记录
文档属性表
保存文件的名称，创建时间等信息
2. 接口设计
系统采用RESTfulAPI架构，接口有如下几类：
•用户管理：添加用户，删除用户，修改用户，查询用户；
•文件管理：添加文件，删除文件，修改文件，查询文件；
•数据库管理：创建客户联系记录，保存客户联系记录，查询客户联系记录；
•褒福管理：设置褒福，保存褒福，移动褒福；
•权限管理：设置用户权限。
3. 人员安排
项目人员包括项目经理、系统分析师、系统设计师、组长和组员，主要职责如下：
•项目经理：负责统筹管理，协调资源；
•系统分析师：负责收集用户需求，分析用户需求；
•系统设计师：设计系统架构，数据库结构；
•组长：负责协调组员，组织完成任务；
•组员：参与系统开发工作，完成模块功能。
测试
1. 功能测试
•文件管理功能：新增、编辑、删除、搜索、浏览及文件夹操作等；
•客户联系记录功能：新增、编辑、删除、搜索、浏览等；
•系统权限管理功能：安全认证、用户权限设置等；
•用户管理功能：新增、编辑、删除、搜索及日志审计等。
2. 性能测试
要求系统具有较高的性能，以满足用户的需求，要求满足如下： + 文件存储量：多达数百万个文件； + 文件夹容量：多达千万个文件夹； + 系统响应时间：不超过1秒； + 接口稳定性：99.99%可用； + 日志审计：可查看并跟踪用户的操作日志。
系统部署与迁移
实施前应考虑资源预计用，针对运行环境、应用程序以及数据库等进行准备。
1. 系统环境准备
系统选定服务器上配置如下： + 操作系统：Linux + 数据库：Oracle + 应用服务器：Tomcat + 编程语言：Java
2. 迁移工作
•将系统的源码文件（Java文件、jsp文件和其他资源文件）上传到服务器上；jsp帮助文档
•将系统部署至服务器，并完成测试；
•数据库迁移：将原有数据库导入至目标数据库，并完成测试；
•启动应用：检查系统配置，部署其他应用服务，调试运行等。
小结
办公室文员文件整理系统基于 Java 技术来开发，支持文件的新增、编辑、删除等操作，支持客户联系记录的添加、编辑、搜索、浏览等操作，设置系统的褒福，也支持安全认证，用户权限设置等功能。该系统可以帮助办公室文员有序排列、管理并存放文件，节约空间提高效率，改善办公状况。

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