Excel常用功能介绍
一, 设置单元格格式
鼠标在当前单元格上右键单击选择设置单元格格式。可设置项:数字,对齐,字体,边框,填充,保护。
二, 对单元格(内容)复制、粘贴和剪切
鼠标在当前单元格上右键单击选择复制、粘贴和剪切。单元格包含多种信息,不仅仅是显示的文本(数据),复制单元格的信息后可以根据需要进行选择性粘贴。另外,在选择性粘贴的目录下还可以进行连带运算,纵横标题转置。
三, 超链接
为了快速访问当前文档中,另一个文档中或网页上的相关信息,可以在工作表单元格中插入超链接 (超链接:带有颜和下划线的文字或图形,单击后可以转向万维网中的文件、文件的位置或网页,或是 Intranet 上的网页。超链接还可以转到新闻组或 Gopher、Telnet 和 FTP 站点。)。引用当前文档中的相关信息,操作:选择单元格右键单击选择超链接,选择链接到本文档中位置,输入需要链接的单元格的坐标(例如:A10),选择工作表名称,确认。
四, 单元格数据分列
根据数据可以基于分隔符(如空格或逗号)或基于数据中的特定分栏符位置拆分单元格内容。
Excel常用快捷键
1. 改变工作表显示比例:按住Ctrl并滑动鼠标中轮
2. 快速切换工作簿窗口:用Ctrl + Tab (只可以在excel文档之间切换) 或者 Alt + Tab(可以在所有文件之间切换)
3. 插入批注:Shift +F2
4. 光标的快速移动: Ctrl +↑↓←→,到达数据清单的顶端,底部,最右边及最左边。到达下一个有数据(文本)的单元格。
5. 快速的选择数据区间: Ctrl + Shift +↑↓←→,快速选择数据清单的各个部分;或者双击所在单元格的任何一个边,就可以直接到达该边所对应的行/列的首/尾了。
6. 快速求和: Alt+=
7. 在不连续单元格填充同一数据:按住Ctrl使用鼠标选择其他单元格; 输入数据(文本) ;Ctrl
8. 快速复制工作表:按住Ctrl 用鼠标选择需要复制的工作表然后拖到下一个表格的后面。 这个方法也可以在复制单元格时使用。
9. 快速关闭多个工作簿:按住Shift 键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。
10. excel数组函数的实例选定多个工作表:若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift 键,再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表,要按住Ctrl 键,依次单击要选择的每个表的标签。
11. Ctrl + C(复制),X(剪切),V(粘贴),S(保存),P(打印),O(打开已存工作簿),N(打开新的工作簿),W(关闭),Y(重复上一个命令),Z(撤销)。
上述部分配有PPT演示。
Excel 常用函数
Excel函数应用之数学函数
一, 与求和有关的函数的应用
SUM函数是Excel中使用最多的函数,相信这也是大家最先学会使用的Excel函数之一。实际上 Excel所提供的求和函数不仅仅只有SUM一种,还包括SUBTOTAL,SUMIF,SUMPRODUCT等几个函数。
这里为大家介绍一下SUBTOTAL,SUMIF这两个函数。
SUMIF
函数可对满足某一条件的单元格区域求和,该条件可以是数字,文本或表达式。见SUM工作薄F24。计算office部门员工的基本工资,在F24输入公式
=SUMIF($E$10:$E$22,"office",$F$10:$F$22)
其中$E$10:$E$22为提供逻辑判断依据的单元格区域,office为判断条件。意思是在$E$10:$E$22只统计部门为office的单元格,$F$10:$F$22为实际求和的单元格区域。
SUBTOTAL
返回列表或数据库中的分类汇总。通常,使用“数据”选项卡上“大纲”组中的“分类汇总”命令更便于创建带有分类汇总的列表。一旦创建了分类汇总,就可以通过编辑 SUBTOTAL 函数对该列表进行修改。见SUM工作薄F31。通过筛选获得各部门基本工资总和,在F31输入公式
=SUBTOTAL(9,F10:F22)
其中9 代表了指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。请见下方代码表。
Function_num (包含隐藏值) | Function_num (忽略隐藏值) | 函数 |
1 | 101 | AVERAGE |
2 | 102 | COUNT |
3 | 103 | COUNTA |
4 | 104 | MAX |
5 | 105 | MIN |
6 | 106 | PRODUCT |
7 | 107 | STDEV |
8 | 108 | STDEVP |
9 | 109 | SUM |
10 | 110 | VAR |
11 | 111 | VARP |
两组代码之间的区别:当 function_num 为从 1 到 11 的常数时,SUBTOTAL 函数将包括通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值,该命令位于“开始”选项卡上“单元格”组中“格式”命令的“隐藏和取消隐藏”子菜单下面。当您要对列表中的隐藏和非隐藏数字进行分类汇总时,请使用这些常数。当 function_num 为从 101 到 111 的常数时,SUBTOTAL 函数将忽略通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值。当您只想对列表中的非隐藏数字进行分类汇总时,请使用这些常数。 SUBTOTAL 函数忽略任何不包括在筛选结果中的行,不论使用什么function_num 值。
二, 与数字四舍五入相关的函数
虽然 excel的单元格格式中允许定义小数位数,但数字本身并没有真正的四舍五入,只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话,在财务运算中常常会出现几分钱的误差,影响财务核算的准确性。避免这种影响最有效最简单的办法这就是引用ROUND函数。这里为大家介绍一下ROUND,ROUNDDOWN,ROUNDUP这三个函数。
ROUND
函数可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。见工作薄G8。G8的初始数据是0.342698,将它四舍五入。单元格F8的结果是通过定义单元格的格式取得的,显示的结果为小数点后两位,但数字没有发生变化。在单元格G8中输入函数=ROUND(E8,2),E8为指定的含有数字的单元格,2是希望得到的数字的小数点后的位数。
ROUNDDOWN
靠近零值向下绝对值减小的方向舍入数字。见工作薄I8。
ROUNDUP
远离零值向上绝对值增大的方向舍入数字。见工作薄J8。
Excel函数应用之逻辑函数
用来判断真假值,或者进行复核检验的Excel函数被称为逻辑函数。在Excel中有六种逻辑函数,即AND,OR,NOT,FALSE,IF和TURE函数。这里主要为大家介绍一下IF函数的用法。
IF
函数用于执行真假值判断后,根据判断的真假值返回(得出)不同的结果。下面给大家举个例子解释一下IF函数的运作原理。见IF工作薄K11。在K11输入公式
=IF(H11>1000,"Y","N")
其中H11>1000是逻辑判断,”Y”代表的是如果逻辑判断的结果是真实的(TURE)那么在K11单元格里显示字母”Y”,如果逻辑判断的结果是不正确的(FALSE)那么在K11单元格里显示字母”N”。显示的结果Y/N是自选的。
多层嵌套函数的应用
上述例子只是将结果简单的判断为Y/N,但在实际应用中一组数据可能需要分成多个级别,下面以sales commission为例为大家介绍一下多层嵌套函数的应用。见IF工作薄L11。在L11输入公式
IF(E11="Sales”,IF(G11>3000,$D$34,IF(G11<$F$33,IF(G11<$F$32,IF(G11<$F$31,$D$31,$D$32),$D$33))),"")
看起来很复杂,其实只是一个IF函数的复合使用。当第一层判断的结果为FALSE,则执行””-就是什么都不显示,如果为TURE则执行第二层函数。第二层函数判断的条件与一层不一样,它是根据新的判断条件G11>3000执行的。第三层和第四层的判断逻辑跟第二层很相似只是标准不一样(参加IF表sales commission range)。核心判断处在该复合函数的中央,这部分函数判断的结果是没有变数的。
Excel函数应用之文本/时间/日期函数
一, 文本函数
通过文本函数,可以在公式中处理字符串。例如,可以改变大小写或确定字符串的长度。可以将日期插入字符串或连接在字符串上。下面为大家介绍一下三类功能的文本函数。
取出字符串中部分字符
LEFT 返回文本值中最左边的字符
RIGHT 返回文本值中最右边的字符
MID 从文本串中的指定位置开始返回特定数目的字符。见IF工作薄F8。在F8输入公式
=LEFT(E8,4);E8为指定的含有字符的单元格,4代表从左边第4位数开始取字符。
=RIGHT(E9,4);E9为指定的含有字符的单元格,4代表从右边第4位数开始取字符。
=MID(E10,4,2);E10为指定的含有字符的单元格,4代表从左边第4位数开始取字符,2代
表索取字符的个数。
计算字符串中的字符字数
LEN 返回文本串中字符的个数。见IF工作薄E11。在E11输入公式
=LEN(E11);E11为指定的含有字符的单元格,显示的结果是E11含有字符的个数。
替换字符串中的部分文本
REPLACE替换字符串中的指定位置处的任意字符。见IF工作薄E15。在E15输入公式
=REPLACE(E8,3,2,11) ;E8为指定的含有字符的单元格,3代表从左边第3位数开始替换字符,2代表将要被替换字符的个数,11代表将要替换旧字符的新字符。
SUBSTITUTE替换字符串中的指定的字符。见IF工作薄E24。在E24输入公式
=SUBSTITUTE(E8,2,7) ;E8为指定的含有字符的单元格,2代表将要被替换字符,7代表将要替换旧字符的新字符。这是个缩减版的SUBSTITUTE函数,完整版的见IF工作薄E27。在E27输入公式
=SUBSTITUTE(E11,2,7,2);E11为指定的含有字符的单元格,2代表将要被替换字符,7代表将要替换旧字符的新字符。新增的参数2代表字符串中第几个字符“2”将要被替换。只有当将被替换的字符在字符串中出现两次或多余两次,且仅执行一次替换时,第四个参数才有存在的需要。如省略代表全部替换。
REPLACE与SUBSTITUTE的区别,REPLACE是指定位置,SUBSTITUTE是指定字符。
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