excel如何进行信息统计
excel如何进行信息统计
使用Excel管理人事信息，具有无须编程、简便易行的特点。为了尽可能减少数据录入的工作量，下面利用Excel函数实现数据统
计的自动化。
1.性别输入根据现行的居民身份证号码编码规定，正在使用的
18位的身份证编码。它的第17位为性别(奇数为男，偶数为女)，
第18位为效验位。而早期使用的是15位的身份证编码，它的第15
位是性别(奇数为男，偶数为女)。
(1)函数分解
LEN函数返回文本字符串中的字符数。语法：LEN(text)Text是
要查其长度的文本。空格将作为字符进行计数。
MOD函数返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。语法：MOD(number,divisor)Number为被除数;Divisor为除数。MID函数
返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用
户指定。语法：MID(text,start_num,num_chars)Text为包含要提
取字符的文本字符串;Start_num为文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num为1，以此类推;Num_chars指
定希望MID从文本中返回字符的个数。
(2)实例分析
为了适应上述情况，必须设计一个能够适应两种身份编码的性别计算公式，在D2单元格中输入
“=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女
"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))”。回车后即可
在单元格获得该职工的性别，而后只要把公式复制到D3、D4等
单元格，即可得到其他职工的性别。为了便于大家了解上述公式的
设计思路，下面简单介绍一下它的工作原理：该公式由三个IF函数
构成，其中“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”和
“IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女")”作为第一个函数的参数。公式中“LEN(C2)=15”是一个逻辑判断语句，LEN函数提取C2等单
元格中的字符长度，如果该字符的长度等于15，
则执行参数中的第一个IF函数，否则就执行第二个IF函数。在参数“IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女")”中。
MID函数从C2的指定位置(第15位)提取1个字符，而MOD函数
将该字符与2相除，获取两者的余数。如果两者能够除尽，说明提
取出来的字符是0(否则就是1)。逻辑条件
“MOD(MID(C2,15,1),2)=1”不成立，这时就会在D2单元格中填入“女”，反之则会填入“男”。如果LEN函
数提取的C2等单元格中
的字符长度不等于15，则会执行第2个IF函数。除了MID函数从
C2的指定位置(第17位，即倒数第2位)提取1个字符以外，其他
运算过程
与上面的介绍相同。
mid函数提取年月日2.出生日期输入
(1)函数分解
CONCATENATE函数将几个文本字符串合并为一个文本字符串。语法：CONCATENATE(text1,text2,...)Text1,text2,...为1～30个要
合并成单个文本项的文本项。文本项可以为文本字符串、数字或对
单个单元格的引用。
(2)实例分析
与上面的思路相同，我们可以在E2单元格中输入公式
“=IF(LEN(C2)=15,CONCATENATE("19",MID(C2,7,2),"年
",MID(C2,9,2),"月",MID(C2,11,2),"日
"),CONCCTENCTE(MID(C2,7,4),"年",MID(C2,11,2),"月
",MID(C2,13,2),"日"))”。其中“LEN(C2)=15”仍然作为逻辑判断
语句使用，它可以判断身份证号码是15位的还是18位的，从而调
用相应的计算语句。对15位的身份证号码来说，左起第7至12个
字符表示出生年、月、日，此时可以使用MID函数从身份证号码的
特定位置，分别提取出生年、月、日。然后用CONCATENATE函数将
提取出来的文字合并起来，就能得到对应的出生年月日。公式中“19”是针对早期身份证号码中存在2000年问题设计的，它可以在
计算出来的出生年份前加上“19”。对“18”位的身份证号码的计
算思路相同，只是它不存在2000年问题，公式中不用给计算出来的
出生年份前加上“19”。注意：CONCATENATE函数和MID函数的操
作对象均为文本，所以存放身份证号码的单元格必须事先设为文本
格式，然后再输入身份证号。
3.职工信息查询
Excel提供的“记录单”功能可以查询记录，如果要查询人事管
理工作表中的某条记录，然后把它打印出来，必须采用下面介绍的
方法。
(1)函数分解
INDEX函数返回数据清单或数组中的元素值，此元素由行序号和
列序号的索引值给定。INDEX函数有两种语法形式：数组和引用。
数组形式通常返回数值或数值数组，引用形式通常返回引用。当函
数INDEX的第一个参数为数组常数时，使用数组形式。语法1(数组
形式)：INDEX(array,row_num,column_num)Array为单元格区域或
数组常量。如果数组只包含一行或一列，则相对应的参数row_num
或column_num为可选。如果数组有多行和多列，但只使用row_num
或column_num，函数INDEX返回数组中的整行或整列，且返回值也
为数组;Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如
果省略row_num，则必须有column_num;Column_num为数组中某列
的
列序号，函数从该列返回数值。如果省略column_num，则必须
有row_num。语法2(引用形式)：
INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)Reference表示
对一个或多个单元格区域的引用。如果为引用输入一个不连续的区域，必须用括号括起来。如果引用中的每个区域只包含一行或一列，则相应的参数row_num或
column_num分别为可选项;Row_num引用中某行的行序号，函数
从该行返回一个引用;Column_num引用中某列的列序号，函数从该
列返回一个引用;Area_num选择引用中的一个区域，并返回该区域
中row_num和column_num的交叉区域。选中或输入的第一个区域序
号为1，第二个为2，以此类推。如果省略area_num，函数INDEX
使用区域1。MATCH函数返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中
元素的相应位置。语法：
MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)Lookup_value为
需要在数据表中查的数值;Lookup_value为需要在Look_array中
查的数值;Match_type为数字-1、0或1。
(2)实例分析
如果上面的人事管理工作表放在Sheet1中，为了防止因查询操
作而破坏它(必要时可以添加只读保护)，我们可以打开另外一个空
白工作表Sheet2，把上一个数据清单中的列标记复制到第一行。假
如你要以“身份证号码”作为查询关键字，就要在C2单元格中输入
公式
“=INDEX(Sheet1!C2:C600,MATCH(SCS5,Sheet1!SCS2:SCS600,0),1)”。其中的参数“SCS5”引用公式所在工作表中的C5单元格(也可
以选用其他单元格)，执行查询时要在其中输入查询关键字，也就是
待查询记录中的身份证号码。参数“Sheet1!C2:C600”设定INDEX
函数的查询范围，引用的是数
据清单C列的所有单元格。MATCH函数中的参数“0”指定它查
“Sheet1!SCS2:SCS600”区域中等于SCS5的第一个值，并且引用
的区域“Sheet1!SCS2:SCS600,0”可以按任意顺序排列。上面的公
式执行数据查询操作时，首先由MATCH函数在
“Sheet1!SCS2:SCS600”区域搜索，到“SCS5”单元格中的数据
在引用区域中的位置(自上而下第几个单元格)，从而得知待查询数
据在引用区域中的第几行。接下来INDEX函数根据MATCH函数给出
的行号，返回“Sheet1!C2:C600”区域中对应行数单元格中的数据。假设其中待查询的“身份证号码”是“3234567896”，它位于“Sheet1!SCS2:SCS600”区域的第三行，MATCH函数就会返回“3”。接着INDEX函数返回“Sheet1!C2:C600”区域中行数是“3”的数据，
也就是“3234567896”。然后，我们将光标放到C2单元格的填充柄上，当十字光标出现以后向右拖动，从而把C2中的公式复制到D2、E2等单元格(然后再向左拖动，以便把公式复制到B2、A2单元格)，这样就可以获得与该身份证号对应的性别、籍贯等数据。注意：公
式复制到D2、E2等单元格以后，INDEX函数引用的区域就会发生变化，由C2:C600变成D2:D600、E2:E600等等。但是MATCH函数返回
的(相对)行号仍然由查询关键字给出，此后INDEX函数就会根据MATCH函数返回的行号从引用区域中到数据。在Sheet2工作表中
进行查询时只要在查询输入单元格中输入关键字，回车后即可在工
作表的C2单元格内看到查询出来的身份证号码。如果输入的身份证
号码关键字不存在或输入错误，则单元格内会显示“#N/A”字样。
4.职工性别统计
(1)函数分解
COUNTIF函数计算区域中满足给定条件的.单元格的个数。语法：COUNTIF(range,criteria)Range为需要计算其中满足条件的单元格
数目的单元格区域;Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。
(2)实例分析
假设上面使用的人事管理工作表中有599条记录，统计职工中男性和女性人数的方法是：选中单元格D601(或其他用不上的空白单
元格)，统计男性职工人数可以在其中输入公式“="男
"&COUNTIF(D2:D600,"男")&"人"”；接着选中单元格D602，在其中
输入公式“="女"&COUNTIF(D2:D227,"女")&"人"”。回车后即可得
到“男399人”、“女200人”。
上式中D2:D600是对“性别”列数据区域的引用，实际使用时必须根据数据个数进行修改。“男”或“女”则是条件判断语句，用
来判断区域中符合条件的数据然后进行统计。“&”则是字符连接符，可以在统计结果的前后加上“男”、“人”字样，使其更具有可读性。
5.年龄统计

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