安徽省高校档案网站建设现状调查与分析
马仁杰，李㊀炎
(安徽大学，合肥230601)
摘㊀要：档案网站是高校档案工作的重要窗口，其建设水平直接反映高校档案工作数字化转型的程度㊂文章用网络调查法对安徽省12所本科高校档案网站现状进行调查，发现其取得重要成就的同时，仍存在界面设计水平参差不齐㊁网站更新周期过长㊁交流互动方式单一㊁对外服务内容有限㊁对档案利用者需求分析不足等问题㊂进而对问题产生的原因进行分析，并在此基础上提出提高对档案网站建设重视程度㊁树立以用户需求为中心的理念㊁完善协调机制㊁加大经费投入㊁抓紧引进与培养复合型专业人才等建议㊂
关键词：安徽省；高校；档案网站；调查分析；优化路径
引用本文格式：马仁杰，李炎.安徽省高校档案网站建设现状调查与分析[J].大学图书情报学刊,2023(6):137-142.
Investigation and Analysis of the Status of Archival Websites
Construction in Universities in Anhui Province
MA Ren-jie,LI Yan
(Anhui University,Hefei㊀230601,China)
Abstract :As the university archival website is an important window of university archives work,its construction
level can directly reflect the degree of digital transformation of university archives work.Adopting the network survey
method,this paper investigates the archival websites of 12undergraduate colleges and universities in Anhui Province.
The results show that the construction of the archival websites of colleges and universities in Anhui Province still has some problems,such as uneven interface design level,long website update cycle,single communication and interaction mode,limited external service content,and insufficient analysis of the needs of archive users.Then,this paper analyzes the
causes of the problems and proposes a series of suggestions,including increasing the importance of archive website
construction,establishing the concept of user demand as the center,speeding up the improvement of coordination
mechanism,increasing funding,and introducing and cultivating interdisciplinary professionals as soon as possible.
Key words :Anhui Province;college and university;archival website;investigation and analysis;optimized path
0㊀引言
信息时代的到来，深刻改变着人们的工作㊁生产㊁生活方式，加速了各行各业数字化转型㊂‘ 十四五 全国档案事业发展规划“强调，在信息技术广泛应用的新环境下，档案工作迫切需要进行数字转型与全面智能升级[1]㊂高校档案网站是高校档案工作的重要窗口，它具有宣传㊁查询㊁互动等功能，其建设水平直接反映高校档案工作的数字化转型程度㊂
为全面了解安徽省高校档案网站建设现状，我们
对全省本科高校档案网站建设现状进行了调查㊂
1㊀调查对象㊁方法与时间
从国家教育部最新公布的数据看，截至2022年5月31日，安徽省高等学校共有121所，其中，本科高校
46所，专科高校75所[2]㊂
通过Baidu㊁Bing 等搜索引擎对安徽省46所本科
高校档案网站进行访问，发现安徽信息工程学院的档案网站在调查期间处于无法访问状态，其他45所高校中有33所高校至今没有建立独立的档案网站㊂因此,
基金项目：国家社科基金项目 中国特档案学的价值阐释与实现路径研究 (22CTQ001)
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312023年11月
第41卷第6期
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大学图书情报学刊
Journal of Academic Library and Information Science
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Nov ,2023
Vol.41No.6
我们只能对剩余的12所高校档案网站进行调查，它们是：安徽大学档案网站㊁中国科学技术大学档案网站㊁合肥工业大学档案网站㊁安徽农业大学档案网站㊁安徽医科大学档案网站㊁安徽师范大学档案网站㊁安徽财经大学档案网站㊁安徽建筑大学档案网站㊁阜阳师范大学档案网站㊁安庆师范大学档案网站㊁皖南医学院档案网站㊁皖西学院档案网站㊂本次调查方法主要采用网络调查法，调查时间为2022年8月1日至2022年12月20日㊂
2㊀安徽省高校档案网站建设现状
2.1㊀档案网站的界面设计与语言版本
2.1.1㊀档案网站的界面设计
档案网站的界面设计，直接关系到档案利用者的使用体验㊂档案网站的配会带给档案利用者最简单㊁最直观的印象，不同的彩搭配会使档案利用者拥有不同的风格感受[3]㊂通常情况下，网站的配
设计应在3种以内，过多的彩会使人眼花缭乱[4]，对浏览造成影响㊂在本次调查的12所高校档案网站中，安徽大学㊁中国科学技术大学㊁安徽农业大学与皖南医学院采用了蓝/绿+白的偏冷调设计风格；合肥工业大学㊁阜阳师范大学与安徽财经大学采用了红/金棕+白偏暖调设计风格；安徽医科大学㊁皖西学院㊁安徽财经大学与安徽建筑大学则采用了红/绿/紫/棕+浅黄+白三混合配设计风格㊂在字体选择上，本网站界面均选择黑宋体作为网页的默认字体，除了以图片形式呈现的学校名称外，很少出现特殊字体，较好地避免了因访问者使用的设备中没有加载特殊字体出现乱码的情况㊂
2.1.2㊀档案网站的语言版本
在进行国际交流与合作时，英文版档案网站可以方便国外相关机构对本校进行了解，为国际交流与合作提供平台㊂因此，建设英文版的档案网站是高校对外进行学术交流与合作的必要举措㊂在本次调查的12所高校档案网站中，仅有安徽大学制作了英文版的档案网站㊂
2.2㊀档案网站的主要内容
通过调查网站内容发现，大部分高校档案网站均设有档案馆(室)概况㊁规章制度㊁动态信息㊁信息检索㊁档案编研与学术成果㊁特档案㊁网上办公㊁交流互动㊁公共服务等9大板块㊂
2.2.1㊀档案馆(室)概况
档案馆(室)概况包括机构沿革㊁档案馆(室)现状㊁馆藏介绍㊁机构职能及岗位职责等㊂12所高校档
案网站中，有10个网站设置了档案馆(室)概况栏目,
并对机构沿革与档案馆(室)现状进行了介绍，有9个
档案网站在档案馆(室)概况中介绍了馆藏档案信息㊂12个档案网站均设立了机构职能及岗位职责栏目，但个别高校档案网站的机构职能栏目下的文件无法下
载，仅对校内档案利用者开放浏览㊂此外，为了提高
网站的关注度，有6个档案网站设置了二
维码㊂
2.2.2㊀规章制度
规章制度能够为高校档案工作提供法律依据，保
障高校档案工作平稳㊁高效地开展㊂本次调查的12个
高校档案网站均设有规章制度栏目，内容包括国家档
案法规㊁地方性档案法规㊁高校档案法规，其中，中国
科学技术大学㊁合肥工业大学㊁安徽农业大学㊁安徽师
范大学㊁阜阳师范大学㊁安庆师范大学㊁安徽建筑大学
等高校档案网站规章制度栏目下还设立二级标题，将
不同类型的档案法规制度分别展示㊂
2.2.3㊀动态信息
动态信息主要分为新闻公告与工作动态，一方面
传达重要的通知，另一方面向档案利用者展示高校档
案部门近期的工作内容㊂这部分内容一般被置于高
校档案网站的首页㊂被调查的12个高校档案网站在
动态信息栏均设有新闻公告与工作动态两个栏目，有10所高校信息内容更新及时，有2所高校最后一次更新时间在一个月之前㊂
网站建设与维护2.2.4㊀信息检索
档案网站设置信息检索栏目，可以帮助档案利用
者节约时间，在网页中尽快获取自己需要的信息㊂本
次调查的12个高校档案网站中，有7个高校档案网站
在首页向档案利用者提供了信息搜索功能，有5个高
校档案网站单独设置了档案查询栏目，具体设置情况
如表1所示㊂提供档案查询功能的高校档案网站中,
大部分只对如何查询做了简单说明，并没有提供档案
利用者自助查询功能㊂值得一提的是，安徽大学档案
网站的档案查询栏目具有高级检索功能，档案利用者
可以对馆藏档案标题或档案内容进行检索㊂
2.2.5㊀档案编研与学术成果
档案编研与学术成果一定程度上反映高校档案
工作的能力与学术研究水平㊂本次调查的12个高校
档案网站中，只有安徽大学㊁安徽农业大学㊁安徽师范
大学㊁安徽建筑大学和皖南医学院的5个档案网站设
置了本栏目，其中：有1个高校档案网站除了展示3张
图片外，没有其他信息；安徽大学㊁安徽农业大学㊁安
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马仁杰，李㊀炎：安徽省高校档案网站建设现状调查与分析
徽师范大学㊁皖南医学院4个档案网站以年鉴㊁大事记为主；安徽师范大学档案网站则介绍了本馆学术成果㊂表1㊀安徽省高校档案网站信息检索栏目设置情况一览表档案网站名称信息搜索档案查询高级检索安徽大学档案馆ɿɿɿ
中国科学技术大学档案文博院ˑɿˑ
合肥工业大学档案馆ˑˑˑ
安徽农业大学档案馆ɿˑˑ
安徽医科大学数据信息中心
(档案馆㊁校史研究所)
ɿˑˑ安徽师范大学档案馆ɿɿˑ
安徽财经大学档案信息网ɿɿˑ
安徽建筑大学档案馆ɿˑˑ
阜阳师范大学档案馆ˑˑˑ
安庆师范大学档案馆ɿˑˑ
皖南医学院综合档案室ˑˑˑ
皖西学院档案馆ˑˑˑ2.2.6㊀特档案
高校特档案是指能够反映本校办学与文化特㊁重要人物与事件的档案㊂在本次调查的12个高校档案网站中，有半数网站设立了网上展览㊁学校变迁㊁历史回眸㊁校庆专辑等栏目㊂这些栏目的设置不仅增添了高校档案网站的人文彩，而且有利于宣传高校㊂如安徽医科大学档案网站的云展厅栏目下，点击抗击新冠疫情专题展，可见以VR全景模式展现的师生抗疫系列活动，诠释了伟大的抗疫精神㊂
2.2.7㊀网上办公
利用档案网站进行网上办公，可以有效利用互联网平台跨越时空的优势，提高工作效率，加快高校档案信息的收集㊁处理与利用㊂
针对与学籍档案服务，安徽大学㊁中国科学技术大学㊁安徽农业大学㊁安徽财经大学㊁安徽建筑大学5个档案网站提供有专门入口㊂如安徽大学档案馆设置了网上服务大厅，档案利用者可以通过线上平台办理毕业生学籍档案查询㊁邮寄查询㊁预约查证㊁预约查档等业务；安徽财经大学档案网站提供了档案补充㊁档案证明㊁档案查询等业务的远程办理方式；安徽建筑大学档案网站在首页添加了出国学生中英文成绩办理入口，可向档案利用者提供电子版(或纸质邮寄到付)的成绩单㊂
针对档案征集，在本次调查的12个高校档案网站中，仅有中国科学技术大学㊁安徽医科大学㊁安徽财经大学和安徽建筑大学4个档案网站设置有专题栏目，发布不同主题档案材料征集公告，并提供多种捐赠途径㊂2.2.8㊀交流互动
档案网站的交流互动栏目可以帮助实现档案馆与档案利用者之间的有效沟通㊂在本次调查的12个高校档案网站中，大多将此类栏目命名为：㊁㊁馆长信箱等㊂
现代网络交流平台发展迅速，论坛㊁QQ㊁等实时交互方式逐渐受到档案网站的重视㊂如图1所示，安徽省高校档案网站与访问者直接沟通一般依靠网站公布的与,12个档案网站中只有安庆师范大学档案网站未公布地址，少部分网站提供了㊁与QQ交互方式，而建立论坛进行交流互动的网站则为
0㊂
图1㊀安徽省高校档案网站交流互动功能设置情况示意图2.2.9㊀公共服务
为了向档案利用者提供高质量的服务，许多高校档案网站设置了网站导航㊁下载专区㊁服务指南㊁友情链接等栏目，具体设置情况如表2所示㊂
表2㊀安徽省高校档案网站公共服务栏目设置情况一览表档案网站名称
网站
导航
下载
专区
服务
指南
友情
链接安徽大学档案馆ɿɿɿɿ中国科学技术大学档案文博院ɿɿɿɿ合肥工业大学档案馆ɿɿɿɿ安徽农业大学档案馆ɿɿɿɿ安徽医科大学数据信息中心
(档案馆㊁校史研究所)
ɿˑɿˑ安徽师范大学档案馆ɿɿɿˑ
安徽财经大学档案信息网ɿɿɿˑ
安徽建筑大学档案馆ɿɿɿɿ阜阳师范大学档案馆ɿˑɿɿ安庆师范大学档案馆ɿɿɿɿ皖南医学院综合档案室ɿɿɿɿ皖西学院档案馆ɿɿɿˑ㊀㊀网站导航可以使档案利用者迅速了解网站的结构框架，服务指南栏目为档案利用者提供档案利用方法㊂下载专区向档案利用者提供所需的文档下载㊂友情链接为本校档案网站与其有关的网站构建了沟
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总第200期大学图书情报学刊2023年第6期
通桥梁，丰富了档案网站的信息资源，有利于拓宽网站的服务范围，从而激发档案利用者的浏览积极性，提高认可度㊂本次调查的12个高校档案网站均设有网站导航和服务指南栏目,10个网站单独设立了下载专区,8个网站设置了友情链接服务㊂
3㊀安徽省高校档案网站建设存在的问题及其原因
3.1㊀安徽省高校档案网站建设存在的问题
3.1.1㊀界面设计水平参差不齐
调查发现，安徽省高校档案网站对界面设计的重视程度不够，以致出现了以下问题:(1)大多数网站首页缺乏具有本校特的装饰内容，有的网站首页凌乱，出现文字重叠㊁图片变形等现象，个别网站甚至首页只有1屏，内容单调，信息量不足;(2)网站内容多以静态的文字与图片为主，缺乏吸引力;(3)有的网站图片无法查看;(4)部分网页默认字体过小，浏览时容易产生视觉疲劳㊂
3.1.2㊀网站更新周期过长
更新与维护是网站正常运行的必要保障㊂更新不仅包括网站界面的更新，也包括网站内容的更新㊂调查发现，安徽省高校档案网站的界面更新频率较低，网站内容上更新最频繁的是新闻公告与工作动态栏目，其他栏目则半年一更新，甚至一年以上都没有更新㊂大多数高校档案网站缺乏定期全面维护，经常出现空栏目和无效链接现象，给浏览者带来很大困扰㊂3.1.3㊀交流互动方式单一
高校档案网站与档案利用者之间的交流互动是档案网站了解档案利用者需求㊁解决档案利用者问题㊁提高服务质量的重要途径㊂调查发现，安徽省高校档案馆网站与访问者的交流互动方式大多较为单一,12个网站均以电话联系与邮件沟通为主，超过一半的网站缺乏论坛㊁站内留言㊁新型社交软件等服
务，这在一定程度上降低了档案利用者与档案网站交流的欲望，档案利用者的需求难以得到及时㊁有效地满足㊂
3.1.4㊀对外服务内容有限
丰富的信息内容是对外提供服务的基础㊂调查发现:12个档案网站中仅有9个档案网站对馆藏情况进行了介绍，大多只是介绍了馆藏全宗种类与数量，涉及全宗㊁案卷和文件目录的网站少之又少，馆藏资源的数字化程度偏低，而且仅有部分档案可以供所有访问者浏览，有的高校网站只允许本校人员访问㊂3.1.5㊀对档案利用者需求分析不足
了解档案利用者需求有助于增强档案网站服务的针对性㊂不同档案利用者的需求，会受到档案利用者年龄㊁职业和网站服务水平㊁服务质量等影响㊂调查发现：安徽省高校档案网站中的内容以宣传展示为主，向访问者提供个性化服务有限㊂如提供线上与学籍档案服务的仅占12个档案网站中的40%，对有着大量需求的 学生类 档案服务栏目的建设不足，难以满足这部分档案利用者的需求㊂
3.2㊀安徽省高校档案网站建设存在问题的原因3.2.1㊀对档案网站建设重视程度不够
一方面，安徽省46所本科高校中只有12所高校建立了独立㊁可正常访问的档案网站，这是因为大部分高校档案网站是顺应数字校园的潮流产生的，与教务处㊁图书馆㊁院系等网站相比，主动重视不够；
另一方面，高校档案网站相关人员对档案网站建设工作重要性的认识不足，导致出现界面设计㊁更新维护㊁服务内容等方面的问题㊂
3.2.2㊀协调机制不完善
教育部颁发的‘高等学校档案管理办法“指出，国家各级教育行政部门主管本区域的高校档案工作，各级档案行政部门负责对高校档案工作进行指导㊁监督和检查[5]㊂不同高校隶属的行政主管部门不同，无形中导致各高校的档案工作形成分散管理的局面，高校档案网站的建设情况也是如此㊂
现代信息技术的发展使得信息资源整合利用的速度不断加快，信息资源利用率不断提升㊂然而安徽省高校档案网站在建设的过程中，相互之间联系较少㊂虽然本次调查的12所高校中有8所已经意识到档案信息资源共享的重要性，在网站中设立了友情链接栏目，但大部分只链接了国家档案局㊁教育部㊁安徽档案局等网站，各高校网站间的联系较少㊂这种做法制约了馆际交流，阻碍了全省高校档案网站建设的协调发展㊂
3.2.3㊀经费投入有限
多媒体技术的发展使档案信息的表现形式逐渐多样化，不仅有传统的文字㊁图片等静态形式，也有更加生动的音频㊁影像形式，不同媒体形式的档案资源相结合，更加能够吸引浏览者的注意力，提升浏
览兴趣[6]㊂档案网站在进行馆藏档案数字化建设时需要先进设备，这些设备需要足够的资金支持㊂例如计算机㊁各种类型的扫描仪㊁打印机㊁数字化加工系统㊁图像处理软件，等等㊂同时，高校档案网站服务器也需要大量经费及时进行更新升级㊂学校对档案网站建
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马仁杰，李㊀炎：安徽省高校档案网站建设现状调查与分析
设工作经费的有限投入，不但会影响馆藏档案资源数字化进程，而且会使网页的加载速度变慢，影响档案利用者的浏览体验㊂
3.2.4㊀专业人才不足
复合型人才更拥有充足的专业知识技能与坚实的信息服务能力，对于高校档案网站界面的设计㊁功能的设置以及后续的管理具有重要作用㊂目前，安徽省高校档案部门的工作人员大多身兼数职，具有专业档案知识的人才数量有限㊂高校档案网站建设除了需要档案人才，还需要拥有能将专业档案知识与计算机和信息技术结合起来的复合型人才㊂如果安徽省高校档案网站建设无法解决复合型人才短缺的局面，仍然会出现设计㊁内容与服务方面的问题㊂
4㊀优化安徽省高校档案网站建设的路径
4.1㊀提高对档案网站建设的重视程度
各高校要切实提高对档案网站建设的重视程度㊂高校档案部门负责人应当充分认识到建设好档案网站不仅是对外宣传㊁档案查询㊁网上办公的现实需求，更是高校档案部门适应信息社会㊁建设智慧化校园的迫切要求㊂一方面，需要把档案网站建设工作纳入校园网建设的整体规划和预算中，总结归纳以往工作经验，将国家政策方向与实际工作结合；另一方面，加强档案网站宣传工作，增强档案意识，使更多人想要利用档案网站，能够利用档案网站㊂
4.2㊀树立以需求为中心的理念
高校档案网站要树立以需求为中心的理念㊂各高校档案网站应尽快设立方便学生查档需求的 学生类 档案，及时为学生提供各类档案服务；根据档案利用者的需求不断完善网站功能，尽可能让档案利用者方便㊁快捷地获取优质服务㊂
档案网站档案利用者的需求大致可分为在线获取服务的需求㊁集成化服务的需求㊁文化休闲的需求与个人隐私数据保护的需求[7]㊂在建设高校档案网站时，需利用线上与线下平台相结合的多种交流方式，拓展交互渠道，主动与档案利用者沟通，对其具体需求进行收集整理，厘清建设工作的重点㊂
近年来，以为代表的大量社交平台飞速发展㊂根据腾讯公司公布的2021年度财报，及We Ch
at的合并月活跃账户数量已经超过12亿㊂各高校档案网站应当顺应时代潮流，抓住机会建立档案网站的，扩大档案网站的宣传与交流平台，吸引更多人关注档案网站，一方面积极向用户推送档案与档案网站的相关信息，激发关注者兴趣，一方面实时接收档案利用者的反馈，优化服务功能，尝试为档案利用者提供个性化服务㊂同时，要提高保障档案利用者的隐私安全能力，对于涉及档案利用者个人隐私的相关信息，除了档案利用者本人通过账号密码查看外，不得随意提供给其他档案利用者[8]㊂
4.3㊀完善协调机制
安徽省高校档案网站建设需要尽快完善协调机制㊂鉴于安徽省高校档案部门在档案业务上应当接受安徽省档案局和安徽省教育厅的业务指导㊁监督和检查，建议由安徽省档案局或教育厅牵头建立安徽省高校档案网站建设协调机制，根据各高校档案网站建设的实际，指导各高校尽快建立独立档案网站，并在网站中设置相关档案信息资源导航链接，实现高校档案网站与图书㊁情报等信息部门的网络导航和链接，加强网站之间的联系㊂
4.4㊀加大经费投入
高校档案网站信息资源建设与管理维护，均需要足够的经费投入㊂购置先进设备，加快馆藏档案资源数字化，丰富不同媒体形式的档案资源，更需要经费保障㊂根据利用者的需求，目前应优先对馆藏资
源进行数字化㊂在这一过程中，要高度重视档案数字化质量，保障数字化文字的准确度，图像㊁音频㊁视频的清晰度，确保档案目录与具体档案能够一一对应，并对数字化档案信息按照类别加以整理，建立相应的主题数据库㊂在此基础上，要及时对高校档案网站的软硬件进行升级，切实优化高校档案网站的界面设计，使其不但符合简洁㊁易读的风格特点，而且能够体现本校的特，还要抓紧完善档案检索技术，丰富档案信息检索手段，即时满足档案利用者的检索需求，并对档案网站进行更新㊁维护，确保高校档案网站内容的时效性与链接的有效性，使利用者可以通过链接快捷地获取所需要的档案信息㊂与此同时，各高校档案网站要定时升级㊁更新服务器，保障访问者可以快速加载本网站㊂
4.5㊀抓紧引进、培养复合型专业人才
各高校要建设好档案网站，就需要具有专业档案知识和现代信息化技术的复合型人才㊂高校档案工作者需要具有扎实的专业基本功，熟悉馆藏档案的数量㊁种类㊁形成的历史背景㊁内容等，并了解不同档案的重要与机密程度，只有这样才能做好档案数字化工作并搞好档案对外开放工作，充分发挥高校档案信息资源的作用㊂数字化技术㊁信息存储技术㊁数据库技术㊁多媒体技术等是高校档案网站建设的重要支撑,
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总第200期大学图书情报学刊2023年第6期

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