Word＼Excel与Access之间的数据交换
[摘 要] Access是一个小巧而功能相当强大的关系型数据库管理系统，依靠它，我们可以轻松实现数据的查询，删除，修改等一系列的操作，特别是我们还可以在此基础上开发出功能强大的数据库系统。但我们的数据很可能放在word和excel中。 这就难免要用到Word、 Excel与Access之间的数据交换，本文就是基于这个需要，总结了它们之间交换数据的方法。
[关键词] 数据交换 Word Excel Access
Word和 Excel是我们经常使用的Office组件，它们功能强大，使用简单，方便。Access也是office的组件之一，但可能使用的人可能要少一点，它是一个数据库管理系统。当我们的数据量达到一定程度，把它存储在数据库中无疑是一个很好的选择。Access提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用来建立数据库系统的对象；提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化；为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码，就可以完成大部分数据管理的任务。为了发挥各自优势并提高工作效率，需要实现相互数据共享，也要在 Access 与 Word、Excel间进行数据交流 。Access与Word、 Excel同属于Office软件包的组件，因此，这几个软件在设计的时候
已经帮我们做了很多的接口，方便我们进行数据交流。在此，我们对这些方法做一个总结。
1. 利用剪贴板
这种方式我们大家应该都不陌生，我们只需要使用“复制”，“粘贴”命令即可轻松实现数据间的拷贝。
2. 利用文本文件过渡
2.1在Access中使用Word和Excel数据
在Word中或是Excel选中表格，依次执行“表格---转换---表格转换成文本 ”，然后点击“另存为”命令 ，并指定“保存类型”为“纯文本”。在 Access中依次执行 “文件---获取外部数据---导入”。选定前面 保存 的文本文件 ，按 “导入”按钮 ；再按 “导人文本向导 ”进行操作 。
2.2在Word和Excel中使用Access数据
分两步进行。第一步 ：在Access中将 Excel或Word要用的数据表按文本格式导出。方法是，在Access中依次执行“文件-导出”。在导出对话框中选定“保存类型”为“文本文件 (*．txt)”，
选 择“文件名”为要导出的数据库名。单击“全部导出”或“保存内容”。按 弹 出的 “导 出文本 向导”确 定选 项，最后单击 “完成”按钮。如果是在word中使用，这一步还可以选择将 “保存类型”指定 为 “RTF格式 ”。第二步 ：打开 Exce1或Word 执 行 “文件---打开 ”菜单 命令 ，或直接按工具栏上的“打开”按钮，在“打开文件”对话框中选定“access和office哪个好考文件类型”为“文本文件 (*.txt)”，文件名为上面在 Access中导出的文本文件名 。单击 “打开”按钮 ，在随后 弹 出的 “导入文本向导 ”中确定相关选项，最后单击“完成 ”按钮 。
3. 直接打开或导入、导出
3.1在Word和Excel中直接打开Access数据
3.1.1在Word中直接插入数据库
在Word中，单击“视 图---工具栏---数据库 ”菜单命令；单击新增的 “数据库”工具栏上的 “插入数据库”按钮 ；在随后打开的 “数据库”对话框 中，按 下 “获取数 据 ”标签按钮，将文 件类 型指定 为 “Access数据库”，选中一个数据库文件中的表 或者查询 ；再单击 “插入数据”标签按钮。
3.1.2在Excel中直接打开Access数据表
在Excel中单击“打开 ”工具按钮或依次单击 “文件---打开 ”，在弹出的“打开文件 ”对话框中选择 “文件类型列表 ”为“Access数据库 (*．mdb)”，再选择 Access数据库文件名。单击“确定 ”。在随后的“选择表格 ”对话框中选择耍打开的数据表，单击 “确定”。
3.2在Word和Excel中直接得到导出的Access数据
3.2.1将数据库对象导出到Word中
在Access中打开数据库；在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象并打开；在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Word发布”，将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Word文件。
或在Access中打开“文件”菜单，选择“导出”选项，并定义“导出”后文件存放的文件夹，以及保存文件类型为Microsoft Word，将会自动产生一个与源数据库对象同名的Word文件。
3.2.2将数据库对象导出到Excel中
在Access中打开数据库；在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象并打开；在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Excel分析”，将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Excel文件。
或在Access中打开“文件”菜单，选择“导出”选项，并定义“导出”后文件存放的文件夹，以及保存文件类型为Microsoft Excel，将会自动产生一个与源数据库对象同名的Excel文件。
3.3直接拖动
3.3.1从Access中直接拖动到Word和Excel中
如图所示，拖动到Excel中方法类似。
3.3.2从Excel中中直接拖动到Access中
首先在Excel中选中表中数据，然后往Access中拖动。如图所示：
在弹出的对话框中单击确定，导入便完成了。
3.3向Access数据库导入Excel数据
在Access中打开要导入数据的数据库；在“数据库”窗口，打开“文件”菜单，选择“获取外部数据”选项，再选择“导入”选项；在“导入”窗口，选择导入数据的Microsoft Excel文件名，再按“导入”按钮；在“导入数据表向导”窗口，可按“导入数据表向导”的指引，完成Excel数据的导入。
4. 其它
4.1在access中利用链接
依次执行：“文件---获取外部数据 ---链接表”，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel(*.xls)”；选定相应的表后将其链接进来；链接的表在数据库窗口中会以特殊的图标显示 ，即在图标前添加一个小箭头；与直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据 同步变化 ，而导入则不会 。
4.2将Access数据转换成Word邮件合并数据源
操作步骤：打开数据库，打开表或查询；在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Word合并”；在“Microsoft Word邮件合并向导”窗口，选择“将数据链接到
现有的Microsoft Word文档”中，或选择“创建新文档并将数据与其链接”；在“Microsoft Word”窗口，通过工具栏中的“插入合并域”按钮，确定链接数据的字段名；在“Microsoft Word”窗口，打开“工具”菜单，选择“邮件合并”选项；在“邮件合并帮助器”窗口，按“合并”按钮；在“合并”窗口，选择“新建文档”，再按“合并”按钮，生成一个新Microsoft Word文档；保存新建的Microsoft Word文档。

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