【办公室⽜⼈装备】⽤EXCEL巧做会议座次图
对于机关和企业的办公厅（室）来说，组织会议是经常性⼯作。在参加⼈数较多的会议中，座
次图的编排是⼀个关键环节。传统⽅法排座次，是画⼀张空⽩会场图，然后按参会⼈员名单逐
⼀填⼊。编排完成后，常常出现原定要来的⼈突然来不了，或者临时决定再增加⼏个⼈的情
况。由于座次图⼿⼯编排，⼈员⼜是从中间分别向左右两边安排的，所以即便只调整⼀个⼈，
也往往需要推倒重来，耗时费⼒，让⼈不胜其烦。
下⾯要介绍的这个⽅法，能够将繁琐的⼿⼯排座次转化为⾃动⽣成，就连⼿忙脚乱的会前临时
调整，也可以拖拽⿏标轻松搞定。⽽且，值得⼀提的是，这套⽅法是⽤微软OFFICE⾃带的EXCEL软件来完成的，不需要单独安装甚⾄购买软件。
⼀、系统原理
该⽅法的原理，可以概括成“位置—编号—⼈名”。即对参会⼈员和会场⾥的每个座位都进⾏编
号，将相同编号的⼈名与座位建⽴⼀对⼀的对应联系，使⼈名能够⾃动填写到相同编号对应的
会场座位中，也使座次图的调整转化为对数字编号的调整，运⽤EXCEL软件处理数字的强⼤功
能，⼤⼤提升调整的速度和准确度。
⼆、主要步骤
下⾯，我们以虚拟《⽔浒传》中梁⼭108位好汉开⼤会的例⼦来介绍座次图的制作。
准备⼯作：打开⼀个EXCEL⽂件，将左下⾓三个选项卡分别重命名为“⼈员名单”“数字布局
图”和“座次图”（如下图）。然后开始以下三个步骤：
第⼀步：在“⼈员名单”选项卡中，收录所有参会⼈员名单，按照既定规则（⼀般是职务⾼低）
从前往后依次编号（见下图，此图省略部分名单），“编号”要在“A列”，“姓名”在“B列”。这⾥，将
梁⼭好汉以⽯碣碑为依据排序。⼀般情况下编号为纯数字，遇有发⾔、领奖等特殊情况时，可
将这些⼈单独变编号，如“发1、发2”。
★请注意：如姓名为两个字，在两个字中间加⼀个空格，⽽不是两个空格（如“宋江”）。
第⼆步：在“数字布局图”选项卡中，画出会场座位摆放图，体现有⼏排、每排⼏⼈、有⽆过道等具体情况。之后依据⼀定的规则对这些座位进⾏编号。如，本例中，共6排，每排18个⼈，中间有⼀个过道，两边各9⼈。按照⼀般规律，第⼀排过道右⼀为1号，左⼀为2号，然后向左右和后排依次展开，全部编号分布在从B4到T9的长⽅形区域内，如图：
★请注意：“数字布局图”与“⼈员名单”两个表中“编号”的格式要相同，内容要能⼀⼀对应，这是本系统的核⼼设置。
第三步：在“座次图”选项卡中，将“数字布局图”内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来的编号区域（B4到T9）使⽤VLOOKUP函数定义公式。
⾸先，在左上⾓的B4单元格内输⼊如下内容：
= VLOOKUP(数字布局图！B4，⼈员名单！$A:$B，2，0)
然后按回车键，这个单元格内会⾃动出现两个字——“徐宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将⿏标悬停在这个单元格右下⾓，会出现⼀个很⼩
的“+”符号，按住⿏标左键不放，向右拖拽，便完成了第⼀排的函数公式定义，⿏标仍然不松
⼿，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。
最后，进⾏必要的格式调整，可看到下⾯图中的内容，这就是我们所需要的座次图。
“必要的格式调整”包括：1.将所有单元格⽂字竖⾏排列（右键，设置单元格格式—对齐—⽅向—纵向）；2.将原先过道位置（K4:K9）的内容清空，表格边框变为⽆⾊，填充颜⾊变为⽆⾊；3.对B4到T9区域内的字体⼤⼩进⾏调整，如果四个字的⼈名，可以缩⼩字号以确保完全显⽰。★请注意：1.在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表⽰绝对引⽤，不能不写。2.函数定义可以⽤函数编辑器逐个参数（如下图），避免⼿⼯输⼊出错。
Lookup_value：待查值
Table_array：被查数据表格范围
Col_index_num：向右查的列数办公室做表格教程
Range_lookup：查类型，⼀般为0
三、系统的优越性
这种“位置—编号—⼈名”的办法看似绕了⼀个⼤圈，让使⽤传统办法的⼈感到很不习惯，但只要试⽤⼀次就会发现本⽂所介绍的⽅法有很多便利：
1.输⼊⼈名⼯作量减少。除了在制作“⼈员名单”时需输⼊⼀次⼈名之外，之后⽆论如何修改、调整，都不需要再次输⼊⼈名，不仅效率⼤⼤提升，且不容易出错。
2.审核把关更容易。由于参会“⼈员名单”和“数字布局图”等清晰、形象，为审核把关提供了⽅便。
3.后期修改调整更迅速。⼀旦出现座次摆放原则⽅⾯的调整，可以更改“数字布局图”的数字编号规则，更改后“座次图”等模块中的⼈名会⾃动调整；⼀旦出现临时增减⼈的情况，只要在“⼈员名单”中增减，然后刷新⼀次数字编号就能随之⾃动更新了。
4.⼀次制作后期使⽤更容易。⼀般来说，机关或企业召开⼤会的参会⼈员范围相对稳定，制定和长期维护⼀个⼲部名册，准确录⼊各有关部门的⼲部姓名，按照名单（如内部电话本）进⾏排序，当有⼲部⼈事调整时及时更新，这样当会议通知下发后，会务⼈员在接受各部门上报参会⼈员时就可以在⼲部名册上直接做标记，不容易错漏。制作“⼈员名单”时在⼲部名册基础上直接修改即可。此外，⼀个机关或企业能够开会的场地有限，在每个场地开会后将相关电⼦⽂件保存好，下次使⽤这个场地时，编排座次图的⼯作量⼜可以⼤⼤减少。
运⽤相同的函数原理，EXCEL还可以⾃动⽣成与座次图相配套的签到索引表、合影站位图、就餐图，批量且按顺序⾃动⽣成桌签和出席证，并且随参会⼈员名单的变化⽽⾃动调整。简⾔之，运⽤本⽂介绍的⽅法，只要明确了参会⼈员名单的⼈名和顺序，会议所需多数表、证、卡都可以⾃动⽣成和⾃动调整，
让会务准备⼯作变得从容。（⽂章摘⾃《秘书⼯作》杂志2014年第1期）

版权声明：本站内容均来自互联网，仅供演示用，请勿用于商业和其他非法用途。如果侵犯了您的权益请与我们联系QQ:729038198，我们将在24小时内删除。