电算化会计信息系统数据处理流程
这里所说的数据处理是指采用各种处理方式（人工、机械、计算机），按照会计制度规定和会计核算程序，将会计数据加工成会计信息的过程。会计数据处理的一般流程包括会计数据收集、会计数据存储、会计数据处理和会计信息报告或输出。如图2-3所示。
一、手工会计数据处理流程
（一）教据收集
财会人员收集各种原始凭证，根据会计制度和原始凭证，填制和审核记张凭证，这样就将反映经济业务的会计数据保存在记账凭证上。通常企业将记账凭证分为以下几类：1．收款凭证、付欺凭证、转账凭证三类。
2．现收、现付、银收、银付、转账五类。
3．不分类，只设一种通用的记账凭证。
（二）会计数据处理
出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账：根据企业业务量的大小，分别由多个会计登记往来明细账、费用明细账、存货明细账等各种明细账簿；总账会计负责登记总账、编制会计报表等。由于登记账簿的工作是由多个财会人员完成的，不可避免地出现这样或那样的错误，所以要进行总账和明细账的核对、总账和日记账核对。
在上述会计数据处理过程中，凭证和账簿的传递、排序、汇总、计算、核对、查询、更新等数据处理工作都是由人工分别进行的。
（三）会计信息报告
会计期末，财会人员从账簿中或其他资料中摘取数据（如现金、银行存款期末数、计划数等），并对其进行加工，以信息使用者需要的格式编制成各种报表，并将报表发送给企业管理者、投资人、债权人、税务部门、财政主管部门等。由于编制报表需要人工从会计账簿或其他报表中提取数据，然后进行填制、计算小计、合计、审核等后，才算编制完一张发送的报表。如果发现报表不平或一个数据出错，又需要重复上述过程。
（四）会计数据存储
在手工会计信息系统中，无论是记账凭证、账薄，还是会计报表都是以纸张的形式存放的。手工会计数据处理流程如图2-4所示。
图2 手工会计数据处理流程
可以看出，在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制等都是人工完成的，会计数据存储在纸张上，其缺点为：数据处理工作量大、差错多、效率低。
二、电算化会计信息系统数据处理流程
在电算化会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制，以及会计数据的存储都发生了重大的变化。如图2-5所示。
图3 电算化会计数据处理流程
（一）数据输入
1．在电算化会计信息系统中，会计数据输入的方式有多种:
（1）直接输入方式。是指财会人员根据原始凭证或记账凭证（如销售发票、出差单据符），通过键盘、屏幕将数据直接送入计算机存入凭证文件的一种方式。采用这种方式输入的凭证称为人工凭证，很类似与手工填制凭证。由于人工凭证是从屏幕输入，所以电算化会计信息系统提供一个直观、方便、准确性高的输入模块。该模块有利于提高凭证的输入速度，减少数据输入错误，同时提供凭证输入过程中的编辑和数据检测功能。利用逻辑判断、平衡法则、检验法等检测手段对输入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性检查，及时发现错误并进行编辑修改，以保证产生正确的人工凭证。
怎么大批量数据核对差异（2）间接输入方式。亦称脱机输入方式。财会人员首先将会计数据录制在磁介质上，然后再将其转换成计算机所能接受的凭证，并保存在凭证文件中。如连锁店A，营业员通过扫描装置（Optical Scanner）将当日的销售数据录制到磁盘或当地的计算机中，一天的营业结束后，连锁店A将装有会计数据的硬盘送到总店，或通过调制解调器（Model）、远程网
将会计数据仍传送到总店，总店根据这些数据生成凭证，并保存在凭证文件中。
（3）自动输入方式。是指计算机自动编制凭证．并保存在凭证文件中。这种方式生成的凭证称为机制凭证，包括：
①各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证，如固定资产子系统转来的固定资产增、减少、计提折旧等凭证：材料子系统转来的收料、发料等凭证；工资子系统转来的工资费用分配凭证：销售子系统转来的销售凭证等。
②财务子系统自身自动生成的机制凭证，如月末辅助生产费用的分配结转凭证；月末制订用的结转凭证：月末把本期销售成本、销售税金、期间费用、销售收入等科目余额结转年利润科目等形成的凭证等。
由于机制凭证是计算机自动生成的，它不需要人工干涉，所以，这种方式产生的凭证及时，准确，效率高。
2．当凭证输入并保存在磁性介质上后，财会人员仍然需要进行审核。在电算化会计信息中，对会计数据审核的方式有3种:
（1）静态审核。即人工审核。将计算机中的凭证打印出来，然后由人工将其与手工凭证一一核对。
（2）屏幕审核。是指电算化会计信息系统中提供审核模块，它将需要审核的凭证一一显示屏幕上，财
会人员对屏幕上显示的凭证进行人工审核。
（3）二次录入校验。是指重复输入校验。对同一张凭证上的数据，分别由两个操作人员单独输入，然后由计算机程序自动进行两次录入数据的核对，如果不完全相等，则显示出错信息。这种校验方法对凭证数据输入的完整性和准确性可提供较高的保证程度，但由于相同数据的重复输入，必然效率降低。在实际工作中，可以采用此方法对少量收款、付款凭证进行审核。
（二）会计数据处理
在电算化会计信息系统中，会计数据处理工作都是由计算机自动完成的。目前最常见的会计数据处理方式有: 1．成批处理。是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。例如，输入并审核1—50张凭证后，要求计算机对这50张凭证进行记账，或者输入并审核了一天或一周的凭证后，要求计算机对一天或一周的凭证进行记账，计算机就会自动、准确、高速地将这些数据分登记在总账、明细账、日记账等“电子账薄”中。由于登记账簿的工作是由计算机自动完的，不会出现人工记账时的错误，所以不需要进行总账和明细账的核对、总账和日记成的核对。成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式。当财会人员发出成批处理的命令后，计算机便进行成批处理。在处理过程中，人和计算机不发生任何交互作用，财会人一般不需要介入，计算机便自动、高速地完成工作。
2．及时处理。是指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。例如，材料核算采用先进先出法，当收到或发出一笔材料时，便要求计算机立即进行数据处理，更改材料结存文件。及时处理方式要求计算机必须随时接受处理的要求，及时进行处理。因此，对系统的响应时间、可靠性、安全性等要求都比较高。
（三）会计信息输出
会计数据都保存在磁介质的文件中，为了使信息的使用者能够看到各种信息（如凭证、账簿、各种报表等），就需要从磁介质文件中提取信息并输出。提取会计数据并按财会人员需要的形式输出的过程称为会计信息输出。目前，会计信息输出最常见的方式有如下几种：1．显示输出。是指用字符或图形的形式，将磁介质文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到显示器上。例如，财会人员告诉计算机，需要输出1月份的应收账款明细账，计算机就对磁性介质文件中的会计数据进行加工，以财会人员要求的明细账形式显示在屏幕
上。显示输出方式的特点是信息的使用者可以迅速、准确地得到所需的信息，但所得到的信息不能长期保存。所以，这种方式一般用于随机查询信息。
2．打印输出。是指用字符或图形的形式，将磁介质文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到打印机，并将会计信息打印在纸张上。例如，财会人员告诉计算机，需要将12月份的应收账款明细账以纸
张的形式输出，计算机就对磁性介质文件中的会计数据进行加工，以财会人员要求的明细账形式送到打印机上，并打印在纸张上，形成可长期保存和阅读的账簿。打印输出方便的特点使信息的便用者可以方便、准确地得到永久性硬拷贝资料，并可以长期保存。
3．软盘输出方式。是指将产生的有关结果信息输出到软盘磁介质中的一种方式。如将所有会计数据保存在软盘上作为备份资料，当硬盘中的会计数据被破坏时，可以用此备份资料进行恢复：如将会计凭证保存在软盘上，以便下次记账用；再如将报表数据保存在软盘上，为主管部门进行报表汇总提供资料等。
（四）会计数据存储
在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是会计报表都是以数据库文件形式保存在磁介质中。一个文件由若干条记录组成，一个记录由若干个字段组成。
往来客户文件如下：
5个字段（属性）
客户代码客户名称电话信用限额余额
02022456 北京ABC公司 67008921 300 00 280 000 02110223 上海CCD公司 67896321 450 00 300 000 01023134 北京GGG公司 67857643 540 00 500 000 02132453 上海HHH公司 56784566 600 00 550 000 在上述往来客户文件中，有4个实体，北京ABC公司、上海孔D公司、北京GGG公司、上海HHH公司，用4条记录表示（每一行代表一条记录）。用5个属性来描述每个实体，客户代码、客户名称、电话、信用限额、余额。因此，在该数据库文件中有5个字段（每一列代表一个字段），每个字段有若干类型相同的值，分别表示不同客户的某个属性。例如，字段“客户代码”中的值“01012465”是北京ABC公司的代码，“02132453”是上海HHH公司的代码。
会计信息系统中存在着多个文件，如凭证文件（存放企业各种凭证的数据库文件）、汇总文件（存放所
有科目期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额等的数据库文件）、科目文件（存放所有科目的代码、名称、类型、性质等的数据库文件）等。若干个相互关联的数据库文件组成会计信息系统数据库。
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