会展业观点2021年会筹备9⼤步骤
2020是不平凡的⼀年。
2021年还在开年会的公司，是不平凡的公司。
2021年的年会，注定不平凡。
为了让HR、⾏政⼈⾼效搞定年会，我们今天⽤9个步骤，帮你梳理年会策划中的关键步骤。导图如下：
第1步：定义问题
年会是⼀项商业⾏为，其⽬的是为了解决商业和组织问题。因此，只有⾸先精确地描述问题，才能办成⼀场成功年会。
我们将“问题”定义为“现状和期待之间的差距”（问题=期待-现状），那么年会调研需要明确2点：
•现状：公司现状是什么？2020的运⾏状况如何？⼈们认为公司现状如何？是如何⾏动的？
•期待：公司去往哪⾥？2021年公司的战略⽬标是什么？实现这个⽬标，需要同事有什么共识？需要作出何种⾏动？
年会的使命，就是通过活动，影响员⼯的信念和⾏为，缩⼩业绩差距。
2020年，很多公司经历过不平凡的⼀年：
•公司团队是否有很多新⼈，需要整合和培训？——团建培训，增强交流
•公司快速发展期，是否要提出新的⽬标，激励⼈⼼？是否需要战略资源整合？——达成共识，树⽴⽬标
•留下来的团队是否要进⾏激励？——回顾、表彰
了解公司期待和现状，需要从⽼板和员⼯两⽅⾯⼊⼿了解，并最终产出年会的⽅向。
第2步：活动概念
2.1确定概念和主题
定义好你要解决什么问题之后，就可以⾃然⽽然提出活动概念，常见的年会概念包含：
•提出新⽬标
•凝聚团队
•奖励团队
•……
处于成长期的公司，业务在⾼速发展，年会的⽬的⼤多是加油⿎劲⼉，集中表现奋⽃、拼搏等主题。⽽到了成熟期，年会⽬的更侧重增强团队凝聚⼒，因此主题就相应的侧重打⼈⽂牌，⾛温暖路线。
2020年是不平凡的⼀年，很多企业，把“涅槃”“逆境”“绽放”作为2021年的核⼼概念。
继⽽围绕这个活动⽬的，延伸出⼀句年会主题（slogan）。⼀个优秀的slogan往往直指“问题”，同时在表达上⾜够简洁、有⼒、新颖，使得参会⼈可以记得住、好理解。（今年我们会再出⼀篇关于slogan的⽂章，⼤家可以持续关注。）
2.2 确定活动⽬标
确⽴年会要解决什么问题和概念后，要⼀般要遵循SMART原则，即：具体、可测量、可实现、相关性、时限性，将概念拆解为⽬标。
2.3 初步构想举办时间、⼈数、地点
web技术的三个关键技术2.3 初步构想举办时间、⼈数、地点
这是三个最重要的锚点。
•定好举办时间，活动筹备就进⼊倒计时，还会影响参加者决策、供应商价格。
•确定年会规模（活动⾯积、⼈数），才能确定场馆选择、酒店、餐饮、交通、运营计划（如会场布置、⽤餐⽅式、停车、洗⼿间等运营配套设施、⼈⼒资源等）。
•确定举办地点，才能决定了场地、各类设施和服务的采购，甚⾄作为核⼼创意点贯穿活动策划。
第3步：项⽬计划
⾄此，我们已经确定项⽬的边界，包括活动概念、⽬标、主题、时间、地点、⼈数。为了进⼀步推进年会落地，还需要向⽼板确认“⼈”“财”“计划”。
3.1预算和财务
活动预算不能局限于数字，⽽应该充分考虑变动。
•固定成本（35%），包含策划、场地、搭建和布置、⽂艺活动等
•可变成本（50%），包含餐饮、住宿、旅⾏、礼品、停车等
•应急成本（15%）
3.2进度安排
项⽬组还要制定⼀个年会筹备时间表，拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点，保证整个筹备⼯作有条不紊。年会筹备，总体可以分为5个周期。
•启动期（概念、主题、财务资源、⼈⼒资源、计划）
•计划期（场地，及其他各项资源和服务的标准制定）
•筹备期（动员、收集、采购、对接、管控各项资源）
•现场执⾏期（保证正确的资源，正确运转）
•总结期（总结优劣，形成⽂档以备提升）
活动进度管理可以⽤⽢特图来呈现，并且将任务拆分到负责⼈进⾏管理。
3.3组建项⽬⼩组
整个年会项⽬的策划执⾏团队，不需要太多分⼯和部门，主要有2个要求：①⾼效沟通⽅便跨部门⼯作的开展；②管理⽼板与同事的预期。筹委会的⼈员构成⼀定是有⽼板和各部门的同事在⾥⾯，如此⼀来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的⽀持⼯作开展起来也更顺利（尤其是要各部门出节⽬）。
除此之外，还需要各种供应商提供服务。这点我们在第6步进⼀步讲述。
第4步：创意和策划
现在你已经拿到了⼈财物基本资源，接下来要在项⽬框架和资源范围内，规划出⼀个更加具象的活动蓝本。
4.1创意和体验
独特的创意是任何活动的灵魂，⼀个好的核⼼创意可以带来⼀连串灵感诞⽣。创意的切⼊点，可能是活动主题、会场布置、灯光、⾊彩、道具等，但全部都要贴合“活动概念”。
除了创意之外，你也需要设计出特殊的⾼光时刻（moment），让参与者体验到愉悦、成就，在脑海中留下深刻印象，甚⾄主动传播。
4.2内容和议题
年会⾄少要做好4类“栏⽬”：战略内容、关怀内容、基本内容、福利内容，以及做好内容审核。
•战略内容，⼀般是指公司想要向⼤家传达的内容，如企业对当下的认知、战略和⽬标，或传达企业价值观和企业⽂化等。
•关怀内容：公司宣传视频（推荐公司员⼯街拍式采访，⾮常出彩）、年会祝福视频 / 员⼯故事 / 客户故事 / ⽼板发⾔或⽼板个⼈的保留节⽬等等。
•基本内容：歌舞、⼩品等娱乐内容。
•福利内容：年会奖品本⾝⾮常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。
4.3议程
议程就是对内容的时间安排，总体原则是各要素之间，相互呼应，松弛有度，并进⾏⼈性化设计。最终输出⼀项议程。
•是否⾜够的内容，让参与者保持兴趣？
•活动要求有明确的起始、结束、暂停时间吗？
•各个环节持续多久？
•各个环节之间要预留多长时间？（保留⾜够时间换场地、翻台等）
•活动是否有娱乐节⽬？是否保持安静或者⾛动？特殊需要？⾜够的休息和餐饮？
第5步：场地选择和规划
场地也是创意和策划的重要组成部分，⼀个好场地能最⼤程度呈现活动概念，实现活动⽬的。因此，场地的选择要和创意同时进⾏，甚⾄提前在第2步“活动概念”时进⾏。
5.1选择场地的类型
场地是活动策划落地的开端，因为他决定了年会的形式。
现在的企业往往⼗分重视⽂化，于是在年会选址上⾸要考虑的，是这个地点的某些特质是否能与公司⽂化相吻合。但选址不能仅凭理想主义的意义契合⽽全然不考虑现实的经济因素。除了类型外，还要考虑：年会环节、容量、设施、档次、花费、交通、配套（如餐饮住宿）、备案等因素。
•⼤型公司只需要到⼀个能够满⾜开会、⽤餐、住宿的场地就好，场地预订时间往往要提前数⽉。
•⼩型公司，由于⼈数较少，预算和安排⾮常灵活，可以追求更多创意、体验和互动——⽐如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、旅⾏，在预算充⾜的前提下，任你发挥。
•⽽中型公司，由于公司已经具备⼀定实⼒，⼀般要兼顾条件、体验和性价⽐，可以考虑具有⼀定娱乐设施或附近景点丰富的酒店或度假村。
这⾥给⾃家公司打个⼴告，如果感觉场地很费⼒，或者不到好档期，可以让会⼩⼆会议顾问，免费帮。（点击提交需求，28分钟拿到场地⽅案报价）
5.2场地考察和选择
我们曾经总结过177个检查项所组成的检查清单（点击可查看⽂章）。其中包括：
•交通类检查项
•酒店位置检查项
•嘉宾⼊场环节场地检查项
•餐、房、娱乐、体验场地检查项
•会议场地检查项
•筹备场地检查项
•酒店周边设施检查项
在对场地进⾏考察后，就可以和酒店进⾏商务洽谈。
在对场地进⾏考察后，就可以和酒店进⾏商务洽谈。
第6步：活动现场设计，及服务商选择和管理
6.1 物理环境+⽆形环境要求
恭喜你已经完成了“年会策划”阶段，并且已经规划出了年会的美好蓝图。接下来，就可以对会场在“什么时间，什么地点，发⽣什么，参会⼈做什么，感受到什么”，进⾏更详尽的规划和落实，制造更好的物理和⽆形环境。
需要考虑的维度包括：搭建、灯光⾳响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……这或许是年会项⽬中最为庞杂⽽繁复的环节，如果年会本⾝规模较⼤，主办⽅可以主要梳
理对服务和资源的标准和需求（如时效、规模、质量），然后请专业的服务商进⾏具体⽅案策划、计划和落地。
6.2 挑选和管理供应商
⼤型年会可以选择总包（即全部委托给⼀家供应商），好处是相对省⼼，联络⽅便，对接容易。但有时我们并不需要全部外包，这时候就可以选择分模块外包，⽐如拆分为创意 / 执⾏ / 采购三个模块，按需外包，好处是更为灵活。
服务商的采购过程包括：
•服务商外包计划
•服务商评估和遴选
•商务谈判
•合同管理
•服务商对项⽬进⾏设计
•服务商执⾏
第7步：现场管理
现在，我们已经把所有的资源和服务都准备好了。现场管理的任务，就是让“正确的资源（或服务），在正确的时间，以正确的⽅式呈现”。
⽽在年会现场，可以按照区域不同，划分为以下⼏个负责⼈：
•现场负责⼈：整体把控现场整体情况。
•主会场负责⼈：监督主会场内部的⼤事⼩情严格执⾏，保证员⼯体验。
•控台负责⼈：对于舞台所有流程、视频、灯光、⾳频进⾏掌控。
•前台负责⼈：负责签到体验、安保有序。
•搭建负责⼈：除主会场外，最重要的板块负责⼈。搭建质量决定了设计是否能够落地，继⽽决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度，确保在活动开始前，把场地交付。
•物料负责⼈：物料运输、管理、发放、回收。
•摄影摄像负责⼈：对接好活动记录⼈员，安排记录重点moment。
现场活动管理要做到事⽆巨细，所有⼯作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进⾏做好铺垫。会务组⼈员名单提报，领导授权了，通过各部门选择的会务组⼈员才好听令安排。
7.1 活动纲要
以事情为主要纲要，管理现场的各项事宜。核⼼功能是“什么⼈在什么时间，应该要做什么事情”。他可以理解为“经过细化的活动⽇程安排”。
7.2 关键⾓⾊培训+⾏动指南
在⼀些重要的岗位，你可以为这些关键⼈，提供关键⾓⾊⾏为清单。相对于⽇程，这种操作⼿册，更能帮助这些关键⾓⾊做到万⽆⼀失。
7.3 检查清单
在搭建及彩排⼯作结束后，建议再召集各个版块的⼯作⼈员⼀起开⼀个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，⾮常关键。
检查清单：各个⼝的负责⼈员的最后确认，例如：
1、检测电源，⽆线⽹，投影，麦克风及⾳响设备，桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位？急需要添加的赞助⽅的LOGO贴字？某个背景板前亮度够不够？
2、没有提交到控台视频和PPT还有⼏个？由谁负责到位？⼏点到位？
3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单？主持词最后的修改确定？
……
7.4 沟通机制
建⽴有效的沟通机制，利⽤对讲机、、联系表等⼯具，⼀旦发⽣紧急情况，可以迅速定位相应的资源，进⾏补救。
第8步：风险管理
在活动正式开始前，还需要提前做好风险的预期和管理⽅案。常见的风险因素，可参考框架：
•活动类型：内容、时间
•场地：固定座位、容量、通达性、出⼝
•位置：室内、户外、交通通达
•⼈：基本情况、历史、习惯、秩序、蜂拥⽽来
•天⽓：刮风下⾬
•设备和能源：损坏或停⽌
•知识产权和法律法规：使⽤的设计稿或⽂案，是否违反知识产权和⼴告法
•噪声、⽕灾、爆炸、药品等
虽然⼤多数的风险，可以通过提前检查规避。但同时还要建⽴风险预案，建⽴风险应急团队，以及相应的权责和流程，可以在紧急情况下快速决策并执⾏应对预案。
第9步：总结和评估
活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多⼈往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后，⾄少要做好这⼏件事情：
9.1 剪辑视频花絮
拷贝所有影像资料，并剪辑成视频，这不仅仅可以⽤于企业内部的宣传，更可以对外进⾏企业形象展⽰。基于这些考虑，需要拍摄什么内容，也需要提前准备好。
9.2 复盘和活动报告
年会结束后，对年会⽬的和效果进⾏复盘，总结本次年会的优点和缺点，沉淀各类⽂档，作为下⼀次项⽬的管理资产。
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