Excel编辑函数宏及图标等12⼤类使⽤技巧
1.编辑技巧
2.单元格内容的合并
3.条件显⽰
4.⾃定义格式
5.绘制函数图象
6.⾃定义函数
7.矩阵计算
8.⾃动切换输⼊法
9.批量删除空⾏
10.如何避免错误信息
11.宏的使⽤
12.图标的应⽤技巧
1、编辑技巧
1 编辑技巧
（1）分数的输⼊
如果直接输⼊“1/5”，系统会将其变为“1⽉5⽇”，解决办法是：先输⼊“0”，然后输⼊空格，再输⼊分数“1/5”。
（2）序列“001”的输⼊
如果直接输⼊“001”，系统会⾃动判断001为数据1，解决办法是：⾸先输⼊“'”（西⽂单引号），然后输⼊“001”。
（3）⽇期的输⼊
如果要输⼊“4⽉5⽇”，直接输⼊“4/5”，再敲回车就⾏了。如果要输⼊当前⽇期，按⼀下“Ctrl+；”键。
（4）填充条纹
如果想在⼯作簿中加⼊漂亮的横条纹，可以利⽤对齐⽅式中的填充功能。先在⼀单元格内填⼊“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动⿏标，选中横向若⼲单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在⽔平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。
图１
（5）多张⼯作表中输⼊相同的内容
⼏个⼯作表中同⼀位置填⼊同⼀数据时，可以选中⼀张⼯作表，然后按住Ctrl键，再单击窗⼝左下⾓的Sheet1、来直接选择需要输⼊相同内容的多个⼯作表，接着在其中的任意⼀个⼯作表中输⼊这些相同的数据，此时这些数据会⾃动出现在选中的其它⼯作表之中。输⼊完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使⽤⿏标左键单击所选择的多个⼯作表，解除这些⼯作表的联系，否则在⼀张表单中输⼊的数据会接着出现在选中的其它⼯作表内。
（6）不连续单元格填充同⼀数据
选中⼀个单元格，按住Ctrl键，⽤⿏标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输⼊数据，然后按住Ctrl 键，同时敲⼀下回车，在所有选中的单元格中都出现了这⼀数据。
（7）在单元格中显⽰公式
如果⼯作表中的数据多数是由公式⽣成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：⽤⿏标左键单击“⼯具”菜
单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗⼝选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分⼯就显⽰出来了。如果想恢复公式计算结果的显⽰，就再设置“窗⼝选项”栏下的“公式”项失效即可。
图２
（8）利⽤Ctrl＋*选取⽂本
如果⼀个⼯作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最⼤区域。这样我们可以⽅便准确地选取数据表格，并能有效避免使⽤拖动⿏标⽅法选取较⼤单元格区域时屏幕的乱滚现象。
（9）快速清除单元格的内容
excel函数数组公式编辑方法
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应⽤选定该单元格，然后按Delete键的⽅法了。要彻底清除单元格，可⽤以下⽅法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来⾯⽬。
2、单元格内容的合并
www.doczj/doc/75abdd8984868762caaed5d1.html /pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm
根据需要，有时想把B列与C列的内容进⾏合并，如果⾏数较少，可以直接⽤“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有⼏万⾏，就不能这样办了。
解决办法是：在C⾏后插⼊⼀个空列（如果D列没有内容，就直接在D 列操作），在Ｄ1中输⼊“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，⽤⿏标指向单元格右下⾓的⼩⽅块“■”，当光标变成"＋"后，按住⿏标拖动光标向下拖到要合并的结尾⾏处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制⼀下，再⽤“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到⼀个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。
下⾯是⼀个“&”实际应⽤的例⼦。⽤AutoCAD绘图时，有⼈喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调⽤这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，⾸先在Excel中输⼊坐标值，将x坐标值放⼊A列，y坐标值放⼊到B列，然后利⽤“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输⼊：=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再⽤⿏标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有⼀种⽅法是利⽤CONCATENATE函数，此函数的作⽤是将若⼲⽂字串合并到⼀个字串中，具体操作为
“=CONCATENATE（B1,C1）”。⽐如，假设在某⼀河流⽣态调查⼯作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么：输⼊“=CONCATENATE（"本次河流⽣态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公⾥。"）” 计算结果为：本次河流⽣态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公⾥。
图３图４
3、条件显⽰
我们知道，利⽤If函数，可以实现按照条件显⽰。⼀个常⽤的例⼦，就是教师在统计学⽣成绩时，希望输⼊60以下的分数时，能显⽰为“不及格”；输⼊60以上的分数时，显⽰为“及格"。这样的效果，利⽤
IF函数可以很⽅便地实现。假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输⼊公式：
=if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输⼊： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，
“优秀"））就把成绩分成了三个等级。
如果输⼊=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。
再⽐如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0）此式就利⽤了嵌套函数，意思是，当A1⾄A5的和⼤于0时，返回这个值，如果⼩于0，那么就返回0。还有⼀点要提醒你注意：以上的符号均为半⾓，⽽且IF与括号之间也不能有空格。
4、⾃定义格式
Excel中预设了很多有⽤的数据格式，基本能够满⾜使⽤的要求，但对⼀些特殊的要求，如强调显⽰某些重要数据或信息、设置显⽰条件等，就要使⽤⾃定义格式功能来完成。 Excel的⾃定义格式使⽤下⾯的通⽤模型：正数格式，负数格式，零格式，⽂本格式，在这个通⽤模型中，包含三个数字段和⼀个⽂本段：⼤于零的数据使⽤正数格式；⼩于零的数据使⽤负数格式；等于零的数据使⽤零格式；输⼊单元格的正⽂使⽤⽂本格式。我们还可以通过使⽤条件测试，添加描述⽂本和使⽤颜⾊来扩展⾃定义格式通⽤模型的应⽤。
（1）使⽤颜⾊要在⾃定义格式的某个段中设置颜⾊，只需在该段中增加⽤⽅括号括住的颜⾊名或颜⾊
编号。Excel识别的颜⾊名为：[⿊⾊]、[红⾊]、[⽩⾊]、[蓝⾊]、[绿⾊]、[青⾊]和[洋红]。Excel也识别按[颜⾊X]指定的颜⾊，其中X是1⾄56之间的数字，代表56种颜⾊(如图5）。
图５
（2）添加描述⽂本要在输⼊数字数据之后⾃动添加⽂本，使⽤⾃定义格式为：＂⽂本内容＂@；要在输⼊数字数据之前⾃动添加⽂本，使⽤⾃定义格式为：@＂⽂本内容＂。@符号的位置决定了Excel输⼊的数字数据相对于添加⽂本的位置。
（3）创建条件格式可以使⽤六种逻辑符号来设计⼀个条件格式：>（⼤于）、>=（⼤于等于）、<（⼩于）、<=（⼩于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就⼲脆使⽤“>”或“>=”号来表⽰。
由于⾃定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满⾜某个测试条件的数字使⽤相应段中指定的格式，其余数字使⽤第3段格式。如果仅包含⼀个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
⾃定义格式的通⽤模型相当于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；⽂本格式。
下⾯给出⼀个例⼦：选中⼀列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“⾃定义”，然后在“类型”⽂本框中输⼊“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"零";"⽂本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输⼊“12”，就会在单元格中显⽰“正数：（$12.00）”，如果输⼊“-0.3”，就会在单元格中显⽰“负数：（$0.30）”，如果输⼊“0”，就会在单元格中显⽰“零”，如果输⼊⽂本“this is a book”，就会在单元格中显⽰“⽂本：this is a book”。如果改变⾃定义格式的内容，“[红⾊]"正
数:"($#,##0.00);[蓝⾊]"负数:"($ #,##0.00);[黄⾊]"零";"⽂本:"@”，那么正数、负数、零将显⽰为不同的颜⾊。如果输⼊“[Blue]; [Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和⽂本将分别显⽰上⾯的颜⾊（如图6）。
图６
再举⼀个例⼦，假设正在进⾏帐⽬的结算，想要⽤蓝⾊显⽰结余超过$50，000的帐⽬，负数值⽤红⾊显⽰在括号中，其余的值⽤缺省颜⾊
显⽰，可以创建如下的格式：“[蓝⾊][>50000] $#,##0.00_);[红⾊][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使⽤条件运算符也可以作为缩放数值的强有⼒的辅助⽅式，例如，如果所在单位⽣产⼏种产品，每个产品中只要⼏克某化合物，⽽⼀天⽣产⼏千个此产品，那么在编制使⽤预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下⾯的格式：
“[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使⽤条件格式，千分符和均匀间隔指⽰符的组合，不⽤增加公式的数⽬就可以改进⼯作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运⽤⾃定义格式来达到隐藏输⼊数据的⽬的，⽐如格式＂；＃＃；0＂只显⽰负数和零，输⼊的正数则不显⽰；格式“；；；”则隐藏所有的输⼊值。⾃定义格式只改变数据的显⽰外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运⽤好⾃定义格式功能，将会给实际⼯作带来很⼤的⽅便。
5、绘制函数图象
做教学⼯作的朋友们⼀定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制⼀条函数曲线，可以借助
EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准⼜漂亮。你⼀定会问，是不是很难学呀？其实这⼀点⼉也不难，可以说⾮常简便，不信你就跟我试⼀试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其⽅法如下：在某张空⽩的⼯作表中，先输⼊函数的⾃变量：在A列的A1格输⼊"X="，表明这是⾃变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从⼩到⼤输⼊⾃变量的各个值；实际输⼊的时候，通常应⽤等差数列输⼊法，先输⼊前⼆个值，定出⾃变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这⼆项变成⼀个带⿊⾊边框的矩形，再⽤⿏标指向这⿊⾊矩形的右下⾓的⼩⽅块“■”，当光标变成"＋"后，按住⿏标拖动光标到适当的位置，就完成⾃变量的输⼊。
输⼊函数式：在B列的B1格输⼊函数式的⼀般书⾯表达形式，y=|lg （6+x^3）|；在B2格输⼊“=AB
S（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下⾓的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。
图７
绘制曲线：点击⼯具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“⽆数据点平滑
线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下⼀步”按钮，选中“数据产⽣在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们⾯前了（如图8）。
图８
需要注意：如何确定⾃变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使⽤者能⼒的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不⼀定⾮得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三⾓函数到复杂的对数、指数函数，都可以⽤EXCEL画出曲线。如果⽤得到，你还可以利⽤EXCEL来完成⾏列式、矩阵的各种计算，进⾏简单的积分运算，利⽤迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可⽤迭代⽅法求x值），等等，凡是涉及计算⽅⾯的事，EXCEL来帮忙，它⼀定会给你⼀个满意的答案。
6、⾃定义函数
虽然Excel中已有⼤量的内置函数，但有时可能还会碰到⼀些计算⽆函数可⽤的情况。假如某公司采⽤⼀个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有⼀个函数来计算岂不更⽅便？下⾯就说⼀下如何创建这样的⾃定义函数。
⾃定义函数，也叫⽤户定义函数，是Excel最富有创意和吸引⼒的功能之⼀，下⾯我们在Visual Basic模块中创建⼀个函数。在下⾯的例⼦中，我们要给每个⼈的⾦额乘⼀个系数，如果是上班时的⼯作餐，就
打六折；如果是加班时的⼯作餐，就打五折；如果是休息⽇来就餐，就打九折。⾸先打开“⼯具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic 编辑器”，进⼊Visual Basic编辑环境，在“⼯程－VBAobject”栏中的当前表上单击⿏标右键，选择“插⼊”-“模块”，在右边栏创建下⾯的函数rrr，代码如下：Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息⽇" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输⼊rrr(F２，B２)，那么打完折后的⾦额就算出来了（如图10）。
图10

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