工作分析概述
1. 工作分析的含义
工作分析，也可以叫做职位分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把这种职位相关的信息描述出来，从而使其它人了解这种职位的过程。
通过工作分析，我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题：
第一，“某一职位是做什么事情的？”这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位的名称、工作的职责、工作的要求、工作的场所、工作的时间以及工作的条件等一系列内容。
第二，“什么样的人来做这些事情最合适？”这一问题则与从事该职位的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证书、工作经历以及心理要求等内容。
2. 与工作分析相关的概念
由于工作分析与职位以及职位对应的工作活动是紧密相连在一起的，因此有必要澄清与之相关的一些概念。
◎ 行动(action)。也称工作要素，指工作活动中不变再继续分解的最小单位。
◎ 任务(task)。也称工作任务，指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描述。
◎ 职责(responsibility)。也称工作职责或工作责任，由某人在某方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。
◎ 职位(position)。也称岗位，由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合。在组织中的每个人都对应着一个职位或岗位，因此从理论上说职位的数量应该等于人员的数量，组织有多少人员相应地就有多少职位。
◎ 职务(headship)。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。和职位不同，职位与员工是以一一对应的，而职务却并非一一对应。
◎ 工作(job)。是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合。一个工作可能涉及一个职位，也可能涉及多个职位。
◎ 工作簇(occuppation)。企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作，又被称为职位簇、工作。
◎ 职业(profession)。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。
◎ 职业生涯(career)。指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。
3. 工作分析的作用和意义
（1）工作分析为其它人力资源管理活动提供依据
◎ 工作分析为人力资源规划提供了必要的信息。通过工作分析可以对企业内部各个职位的工作量进行科学的分析判断，从而为职位的增减提供必要的信息；此外，工作分析对各个职位任职资格的要求也有助于企业进行人力资源的内部供给预测。
◎ 工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准。由于工作分析对各个职位所必需的任职资格条件作了充分的分析，因此在招聘录用过程中就有了明确的标准，减少了主观判断的成分，有利于提高招聘录用的质量。
◎ 工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据。工作分析对各个职位的工作内容和任职资格都做出了明确的规定，因此可以据此对新员工进行上岗前的培训，让他们了解自己的工作；还可以根据员工与职位任职资格要求的差距进行相应的培训，以提高员工与职位的匹配程度。
◎ 工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础。工作分析对各个职位承担的责任、从事的活动、资格的要求等做了具体的描述，这样企业就可以根据各个职位在企业内部相对重要性的大小给予不同的报酬，从而确保薪酬的内部公平性。
◎ 工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。通过工作分析，每个职位从事的工作以及所要达到的标准都有了明确的界定，这就为绩效考核提供了明确的标准，减少了评价的主观因素，提高了考核的科学性。
（2）工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应
◎ 通过工作分析，有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为，以帮助员工自觉主动地寻工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献。
◎ 在工作分析过程中，企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程，从而有助于公司的人力资源职能真正上升到战略地位。
◎ 借助于工作分析，企业的最高经营管理层能够充分了解每个工作岗位上的人目前所做的工作，可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象。
为更加直观地了解工作分析这一活动，我们用一个系统模型把它加以表示，如图6-1所示。
图6-1 工作分析的系统模型
【自检】
什么是工作分析？它有什么意义和作用？
                                                                       
                                                                       
工作分析的具体实施
1. 工作分析的具体步骤
一般来说，工作分析的整个过程要经过以下几个步骤来完成：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段，如图6-2所示。
图6-2 工作分析的步骤
（1） 准备阶段
这一阶段主要完成以下几项任务：
◎ 确定工作分析的目的与用途。也就是说，明确分析资料到底是要用来干什么的，是要解决什么问题的。工作分析的目的不同所要收集的信息和要使用的方法也会不同。
◎ 成立工作分析小组。为了保证工作分析的顺利进行，在准备阶段还要成立一个工作分析小组，从人员上为这项工作的开展做好准备。小组成员一般由以下三类人员组成：一是企业的高层领导；二是工作分析人员，主要由人力资源管理专业人员和熟悉本部门情况的人员组成；三是外部的专家和顾问，他们具有丰富的经验和专门的技术，可以防止工作分析的过程出现偏差，有利于结果的客观性和科学性。
◎ 对工作分析人员进行培训。为了保证工作分析的效果，还要由外部的专家和顾问对本企业参加工作分析小组的人员进行业务上的培训。
◎ 做好其他必要的准备。例如，由各部门抽调参加工作分析小组的人员，部门经理应对其工作进行适当的调整，以保证他们有充足的时间进行这项工作；在企业内部对这项工作进行宣传，消除员工不必要的误解和紧张。
（2） 调查阶段
这一阶段需要完成的任务主要有以下几项：
◎ 制定工作分析的时间计划进度表，以保证这项工作能够按部就班地进行。
◎ 根据工作分析的目的，选择搜集工作内容及相关信息的方法。
◎ 搜集工作的背景资料，这些资料包括公司组织结构图、工作流程图以及国家的职位分类标准，如果可能的话，还应当来以前保留的工作分析资料。
◎ 搜集职位的相关信息。在完成以上的工作之后，就可以正式开始搜集职位的相关信息了。
一般来说，工作分析中需要搜集的信息主要有以下几类：
1 工作活动，包括承担工作所必须进行的与工作有关的活动和过程；活动的纪录；进行工作所运用的程序；个人在工作中的权力和责任等。
2 工作中的人的活动，包括人的行为，如升提行动以及工作中的沟通；作业方法分析中使用的基本动作；工作对人的要求，如精力的消耗、体力的消耗等。
3 在工作中所使用的机器、工具、设备、以及工作辅助用品。
4 与工作有关的有形和无形因素，包括完成工作所要涉及或者要运用的知识；工作中所要加工处理的材料；所生产的产品或提供的服务。
5 工作绩效的信息，如完成工作所耗费的时间、所需要投入的成本以及工作中出现的误差等。
6 工作的背景条件，包括个人时间；工作的地点；工作的物理条件。
7 工作对人的要求，包括个人特征，所需要的教育与培训水平；工作的经验等。
上述的工作信息，一般要从以下几个渠道来获得：工作执行者本人、管理监督者、顾客、分析专家、职业名称辞典以及以往的分析资料。
（3） 分析阶段
在搜集完与职位相关的信息之后，就要进入到工作分析的下一阶段，即分析阶段。在这一阶段需要进行以下几项工作：
◎ 整理资料。将搜集到的信息按照工作说明书的各项要求进行归类管理，看是否有遗漏的项目，如果有的话要返回到上一个步骤，继续进行调查搜集。
◎ 审查资料。资料进行归类整理以后，工作分析小组的成员要一起对所获工作信息的准确性进行审查。
position职位◎ 分析资料。如果搜集的资料没有遗漏，也没有错误，那么接下来就要对这些资料进行深入的分析，也就是要归纳总结工作分析的必要材料和要素，解释出各个职位的主要的关键因素。在分析的过程中，一般要遵循以下几项基本原则：
1 对工作活动是分析而不是罗列。工作分析是反映职位上的工作情况，但却不是一种直接的反映，而要经过一定的加工。
2 针对的是职位而不是人。工作分析并不关系任职者的任何情况，它只关心职位的情况，目前的任职者被涉及的原因，仅仅只是他通常最了解情况。
3 分析要以当前的工作为依据。工作分析的任务是为了获取某一特定时间内的职位情况，因此应当以目前的工作现状为基础进行分析，而不能把自己或别人对这一职位的工作设想加到分析中去。
（4） 完成阶段
这是整个工作分析过程的最后一个阶段，这一阶段的任务是：
◎ 编写工作说明书。根据对资料的分析，首先要按照一定的格式编写工作说明书的初稿；然后反馈给相关的人员进行核实；最后，形成工作说明书的定稿。
◎ 对整个工作分析构成进行总结，出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行工作分析。
◎ 将工作分析过程的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面，真正发挥工作分析的作用。
【事例】
    W公司的工作分析实施方案
一、 背景
W公司是一家大型的电子产品公司。最近，某大学经济管理学院专家组为其进行了组织诊断与组织在设计工作。通过该项工作，W公司形成了新的组织机构智能权限和业务工作流程。为使W公司实现有效的组织运行，需实施工作分析。
二、 目的
通过工作分析，使W公司组织设计的结果进一步深入和细化，将部门的工作职能分解到各个职位，明确界定各个职位的职责和权限，确定各个职位主要的工作绩效指标和任职者基本要求，为各项人力资源管理工作提供基础。
三、 工作分析的内容与结果
本次工作分析要完成下列工作内容：
● 了解各个职位的主要职责与任务；
● 根据新的组织机构运行的要求，合理清晰地界定职位的职责权限以及职位在组织内外的关联关系；
● 确定各个职位的关键绩效指标；
● 确定工作任职者的基本要求。
四、 需要的资料
● 组织机构图；
● 各部门职能说明书；
● 工作流程图；
● 职权体系表；
● 岗位责任制；
● 人员名单。
五、 工作分析的方法
● 资料调研；
● 工作日志；
● 访谈；
● 职位调查表；
● 现场观察法。
六、 工作分析的实施者
本次工作分析由某大学专家组和W公司有关人员共同组成工作分析实施小组。该实施小组的组成为：某大学的专家组，负责项目的总体策划与实施；W公司人力资源部人员，作为项目的协调与联络人；W公司的高层领导，提出总体的原则并对工作结果进行验收。

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