EXCEL表格中重复数据的操作技巧
广安观阁小学 何学明
两个表格核对重复数据
一、避免Excel重复输入数据的方法
  在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入:
  选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。
  以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图1)，并拒绝接受输入的号码。
图1
  注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。
二、在Excel中突出显示重复数据
  在学校成绩处理中，用Excel来管理时有一个缺点，就是不能将重复的学生成绩突出显示出来，为了实现这一目标，我建议用“条件格式”来实现。
  1. 启动Excel 2003（基本版本相似），打开学生成绩表。
  2. 同时选中数据所在的单元格区域（如B2至J2001）（注意：选择时只能由B2拖动到J200
1否则不能实现），点击“格式”菜单中“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框（如图2）。
图2 条件格式窗口
  3. 单击最左侧方框右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中选择“公式”选项，然后在后面的方框中输入公式：=COUNTIF($A$2:$A$2001,$A2)>1（此处假定姓名存放在A2至A2001区域内）。
  4. 再单击其中的“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”标签下，按“颜”右边的下拉按钮，展开调板，选中“红”；再切换到“图案”标签下，选中一种颜。
  5. 设置完成后，两次按确定按钮返回，同名学生所在的数据行就被突出显示出来了（如图2）。
图2 同名学生突出显示
三、利用高级筛选功能巧妙删除Excel的重复记录
  Excel有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。
  虽说Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用Excel的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。
  (注:本文所述技巧已于微软Excel 2003环境下测试通过)
  具体操作步骤如下:
  1. 打开一份带有重复记录的Excel文档。
  2. 选中图表中的所有记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单→“筛选→高级筛选”命令。
  3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图2所示
图2
  4. 此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图3所示
图3
  怎么样，是不是很方便，那就赶快动起您的鼠标试试吧!　
四、Excel中通过下拉列表输入重复数据
  如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据(如“职称”等)，可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表，让我们来选择性输入：
  选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框(如图)，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“中学高级，中学一级，中学二级，中学三级”等)，确定返回。
  选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素(如“中学一级”)，即可将该元素输入到相应的单元格中。
  注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。

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