基于服务功能分析的高校档案网站建设
作者：陈 玲
来源：《科技传播》 2017年第22期
    摘 要 随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设的全面推进，许多高校都建立了自己的档案网站。本文分析了目前我国高校档案网站的现状，发现了普遍存在的问题，提出基于服务功能的高校档案网站的定位与规划。
    关键词 服务功能；档案网站；定位与规划
    中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）199-0124-02
    随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设的全面提高，高校档案馆的馆藏资源由原来的物理资源逐步向数字信息化资源进行转化，通过建立档案网站的形式发布到互联网上，实现其宣传、服务、交流等目的，从而使档案信息能更好地服务于社会。
    档案网站是由档案部门建立、以档案数字信息资源为基础，通过互联网技术，向社会有效提供档案信息专业化服务的专门网站。它是档案部门对外服务的渠道，通过建立档案网站，档案用户的数量激增，截止
到2017 年9 月29 日的统计，上海档案信息网站的访问人次为28 107 665 ；浙江为9 440 763 ；清华大学为137 819 ；复旦大学为39 391 ；从这些数据中可以看出，档案网站业已成为档案部门对外宣传和交流档案的窗口，受到了社会的广泛关注。
    1 我国目前高校档案网站现状
    高校档案网站是档案工作人员经过信息技术的方法向社会提供档案信息交流与服务的平台，也是增加档案知识与档案法规受教育面的必然方式，更是高校档案信息资源开发和使用的发展方向。文章针对不同高校档案网站的调查，发现存在以下几个问题。
    1）高校档案网站的信息内容少。内容建设是网站建设的核心。大多数高校档案网站提供了概况简介、服务指南、馆藏指南、档案法规等材料，但能提供电子文件目录检索的不多，全文检索的更少；所能够提供全文检索的大多也只是局限于一些档案的法律法规和现行文件，有价值的档案原文更少，缺乏有特的内容；很多网站都重视文本和图片的信息内容，视频等多媒体数据的相关信息很少，有些虽然设置了声像档案一栏，但还是以文字或图片介绍为主，真正的声像内容直接展示的不多，形式比较单一，内容不够丰富。
    2）组织结构混乱，栏目设置单一。有些网站的栏目设置不尽合理，组织结构也混乱，条理不是很清楚，不同的栏目内所放置的内容有雷同或者重复情况。有些栏目设置甚至有雷同现在，使用户不能迅速
、准确的到所要查阅的内容。同时还缺乏服务功能的栏目设置，如咨询服务、教育服务、馆藏珍品等。
    3）网站缺乏特，整体风格不一。高校档案网站有别于一般的政府网站，可根据学院的办学特点和史，馆藏特和行业特点等，以此来充分体现高校自己的特点。通过建立电子展览、校史网上馆、名人纪念馆、馆藏珍品展览、名人手记等形式面向社会，面向公众，增加与外界的交流与沟通。同时要注重网站整体风格的统一，要使学院网站与档案网站相协调；要使网站内的字体与颜相协调，要使布局具有合理性等。4）档案网站资源缺乏有效整合。高校档案信息化建设的核心是高校档案信息资源的有效整合，这个有效整合也是目前网络情况下高校档案信息资源进行合理开发和充分使用的必然趋势，不仅要对档案信息资源的常识内容进行组合与扩展，纵向发掘和横向开发有关的信息资源，而且要把使用不同技术开发的不同内容和形式的档案信息资源进行整理组合，以最大的限度为用户提供服务。目前高校网站有的连站内地图、链接、站内搜索引擎、信息沟通平台等信息资源的栏目、渠道都没有，信息缺乏有限的整合，建设还不够完善。
    2 档案网站建设中的服务功能分析
    “服务功能”是档案网站的精髓所在，通过档案网站不断开创档案服务的新手段，拓展档案服务的渠道。本文对部分档案网站进行了研究，发现其服务功能主要体现在以下几个方面：
    1）检索服务：通过检索通道，网站能否提供档案目录或者全文的在线查或查阅功能，能否根据相关信息，直接快速准确的到所要查的档案文件。
    2）电子文件全文服务：电子文件的全文在线阅读，是充分发挥网站服务功能的最好窗口和核心，也是档案信息化建设的基础。通过电子文件全文，可以方便用户查文件，及时提供服务，简化了以前手工查文件及提供服务的繁琐过程。
    3）编研服务：主要是指档案的一些编研成果在网上公开展示，也可直接提供利用。一般档案编研成果属于二、三次文献，除去需要保密的部分以外，都可以提供服务。如：学校大事记、文件汇编、年鉴、史料出版等。
    4）咨询服务：咨询服务功能可以分为在线或线下两种方式。有条件的网站可以提供服务，能及时和更快的解决用户提出的各种问题。线下咨询服务，可有专人负责，根据用户的相关咨询，解答问题。
    5）展览服务：改变了传统的展览方式，通过网络手段，使用户在线浏览馆藏精品档案和特档案，使展览更加多彩多样，以此来增加档案的使用程度。
    6）教育服务：进行专业和学术方面的档案教育，例如档案学会、档案学术期刊、学术论文、培训、继续教育等等，同时进行史实档案方式的爱国主义教育。
    7）链接服务：主要是提供各关联高校档案网站的链接，国内外、省市档案网站及政府、情报、图书、传媒等相关信息资源的链接。
    8）日常事务服务：如今电子政务不断推进和使用，档案网站进一步成为了政务信息公开的窗口，经过文件上网和传输，实现文档异地修改、保存和资源共享，提高行政办事效率。
    9）交流服务：档案网站为档案工作者之间、档案工作者与用户之间、用户和用户之间提供的一个交流服务的平台。经过在网站建立的留言信箱、信息公告栏、论坛等方式，听取用户的有效建议，实时了解对档案工作的意见和改进建议，以此让档案管理与档案服务不断完善进步。
    3 档案网站的定位与规划
    档案网站不是网页与网页之间的单纯结合，而是具有合理功能定位、科学规划的系统工程。在基于服务功能分析的前提条件下，在建设档案网站的过程中，合理的定位与规划是极其重要的。
    3.1 提高思想认识，准网站定位
    高校档案相关人员要准定位同时要了解档案的重要性和建设档案网站的必然性。如今档案信息化建设快速发展，建立档案网站，改进档案服务方法就更加有必要。档案网站是档案服务与沟通的平台，通过网站宣传和展示自己。
    3.2 强化服务功能，统筹规划建设
    档案信息网站建设要强化服务功能，就必须统一规划、合理安排。其中包含硬件、软件配置，平时的管理和维护，相关工作者的培训及软硬件升级等。档案信息网站不能孤立存在，在同图书馆等情报信息服务部门、档案的产生与形成与业务部门紧紧相连，让档案网站的建设进入国家信息资源整体的规划和建设当中，这样才能实现它的服务功能。
    档案信息网站的建立，重在应用。在技术上，要充分考虑技术的先进性、科学性和实用性。在配备设备的过程中，要充足考虑软、硬件使用的安全性、稳定性、兼容性。
    在档案管理人员配备上，要既懂得档案管理知识又懂得计算机技术的复合型人才。要提高档案管理人员的素质，使其具有充足的专业知识技能，具有坚实的提供信息服务的能力。
自己可以开网站吗    档案网站的设计上，要体现高校档案网站有别与一般网站的特点，要有文化性。其次，网页内栏目的设置要考虑其服务功能，要简洁合理，要体现实用性；要建立科学合理的档案信息数据库体系，要根据不同要求，设置不同的使用权限；要设置相关档案信息资源导航链接，实现各高校、国内外档案信息网站以及图书情报等信息部门的网络导航和链接。

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