Excel在学生管理工作中的应用
作者：肖章林 梁爽
来源：《电脑知识与技术》2014年第34期
        摘要：学生管理方面的工作千头万绪，事情多，事情杂，责任重。随着办公自动化的发展，常常需要对各种各样的学生方面的数据（比如成绩、身份证号等）统计、分类、处理。希望能借助excel强大的功能来减轻工作量，更准确、顺利、高效的完成各项学生管理方面的工作。
        关键词：学生管理；Excel；数据处理
        中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）34-8179-01
        Excel是office办公自动化里面常用的软件，有着强大的功能。在学生管理工作中的应用，能提高工作效率，减轻工作量，使数据处理准确无误。该文结合我校学生管理工作中的实际应用，以学生医保信息表和期末成绩处理为例子，介绍了Exel的一些应用，希望能给从事学生管理工作的同仁们的工作带来快捷，简便。
        1 学生医保信息的管理
        学生的医保信息是学生每学年购买医保的重要数据，它的原始数据的填写都有重要的格式、要求和标准。如果搞错其中任意数据，会给以后的医保购买和赔付带来不必要的麻烦。利用excel可以轻松解决这些问题。
        1.1解码身份证号码
        第2代身份证一共是18位，其中第7、8、9、10位为出生年份（四位数），第11、第12位为出生月份，第13、14位代表出生日期，第17位代表性别，奇数为男，偶数为女。由此，我们可以通过相关函数，从身份证号码中提取出生日期，性别来完成此表。这样做的话，就不容易出错，而且还简单快速。
        1.2提取出生日期和性别
        利用excel内置的mid函数提取出生日期。如图所示：获取出生日期的公式=MID（C4，7，8），该函数是指从c4单元格的身份证号码中，从第7为开始，提取其中的8位出来，恰是出生日期。
        利用excel内置的if函数、mod函数和mid函数取得性别。如图所示：获取出生日期的公式=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）。该公式是三个函数的嵌套，它的含义就是将从身份证号码的第17位提取出来，然后通过mod函数和2取余数，如果余数为0，那么证明该数为偶数，就为女性，反之为奇数，就为男性。
        1.3excel表格制作 快速入门设置数据的有效性
        医保基本信息表中的身份证号码栏和人员类型栏，可以通过设置数据的有效性避免填错。
        针对身份证号栏，为避免少填或者多填号码，可以设置有效性条件为自定义，公式为=len（c2） =18，这样设置的话，就如果输入少于18位的号码，会提示你出错。
        针对人员类型栏，为避免填写内容的不规范，那么就设置有效性条件为序列，来源为正常在校大学生，低保家庭在校大学生两类内容。设置完成后，会出现下拉下拉箭头选取这两类填写内容。
        1.4 其他问题
        针对身份证号码的输入，因为身份证号码是文本型数据，如果学生没有在输入身份证号码时，先在前面输入英文状态下的“’”单引号的话，身份证号的后3位为会被excel自动置为0，为避免这种情况出现，，我们就直接设置身份证号列的单元格区域的单元格格式为文本，这样就一劳永逸的解决了这个问题。
        2 学生成绩的管理
        学生的每学期期末成绩出来后，辅导员（班主任）都要给班级整理出一个学生成绩表，里面要包含学生的平均分，名次，和每个人的不及格门数。以方便学生查询成绩和辅导员提醒有不及格科目的学生报名补考和重修。如果有兼课的辅导员，还需要整理出一张成绩分析表，用以上交存档。
        2.1学生平均分，名次，不及格门数的计算
        首先利用教务处给的各科成绩数据制作出如表2的表，其中的平均分用average函数，名次用rank函数，公式=RANK（K5，$K$5：$K$62），只是需要注意的是其中rank函数时，它的第2个参数的行和列，也就是要计算的单元格区域，一定要加绝对引用$，这样可以避免
在拖动公式时的的行和列发生变化，自动更改单元格区域。不合格门数用countif函数，公式 =COUNTIF（C5：J5，"
        2.2 统计某一科学生成绩的分布情况
        最后通过插入折线图，选定百分比列数据为图例项，分数段数据为x轴标签得出如表3所示的图表。这样就可更直观的得到成绩的分布图，用来分析教学效果和填制需要上交到教务处的相关表格。
        总之，该文通过个人的使用经验简要介绍了excel的使用在学生工作中的使用，希望通过这种交流学习，各取所长，让学生管理工作人员从繁杂的数据处理核对中解放出来，更高效，顺利、简便的完成学生管理的各方面工作。
        参考文献：
        [1] 刘琼，李绍蓬.excel2003公司办公从入门到精通[M].北京：中国青年出版社，2005.
        [2] 张山风.用excel函数查看身份证号码中的个人信息[J].办公自动化，2007（6）.

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