xxxOA协同办公系统可行性报告
项目名称:xxxOA协同办公系统项目
项目申请单位:信息部
1. 项目背景:
xxx企业概况、信息化现状、项目需求等。
2. 项目目标:
通过实施协同OA系统,可把xxx日常业务、事物、协作等信息在单位的部门、组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块,从而达到管理高效全面的管理效果。
协同OA系统的总体目标是:"以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企事业关键办公应用为导向,搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制,为本单位建立一个即时有效的信息交流管道,建立高质量、高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段,实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
●实现单位管理向无纸化办公的转变。通过OA系统为单位内部的信息传递建立联系,
便于单位内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。
搭建起单位内高效协同的办公平台。
●规范单位管理行为。通过OA系统的信息流程约束,规范管理过程,追求理想管理结
果。实现管理规范化,流程制度化。
●提高效率、节约开支。通过OA系统的实施应用,可以使使用者的办公效率大大提高,
人员沟通实时快捷,任务传递高效清晰,可以及时了解任务、工作的进度。节约单位
在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用,达到开源节支,增产增效的目的。
3.项目预期效益:
达到的效果
OA协同办公平台是基于互联网的高效协同工作平台和协同管理系统,它的基本定位为:个人的门户和工具;
团队的协同工作平台;
企业知识沉淀及协作平台;
⑴、提升企业执行力:
A、增强授权的有效性
通过协同OA系统,实现工作的书面授权,降低工作目标的传递衰减或变形;在系统中直接分配任务对象和路径,确保执行资源;并且系统提供直观的可视化流程图,可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系。
B、监督过程控制结果
通过协同OA系统,所有工作事件都将被如实的记录,供查询和跟踪。并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动,减少信息的衰减。
C、加强制度的执行规范
通过协同OA系统,将企业的制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”,员工无需牢记,在执行时将按制度自行流转,实现企业“行为约束”的管理。
⑵、提升团队效率:
A、加强时间管理
通过协同OA系统提供直观的时间管理功能,员工的时间安排可以互相查看,上级可以阅读并批复。从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享,轻重缓急一目了然。
B、建立敏捷性组织
通过协同OA系统,可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队,快速建立灵活的弹性组织,且无需会议方式,可以实现所有项目成员全面同步信息对称。
C、移动协同,实时审批、处理
实现网上的审批流程,也同样可以有效节约不同岗位,不同部门由于作业时间、空间
的冲突而带来的协作障碍,使得办公的效率得以提高。
⑶、实现知识管理
A、知识沉淀
通过协同OA系统提供的文档管理功能,为各个部门建立文件夹,存放部门知识,并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。
通过对整个协同事件的保存,可以将时间的过程和结果一起保存,实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。
B、知识共享
通过信息的分类管理方法,统一集中管理在服务器上,每日备份。并且可以根据工作内容要求不同,授权不同对象学习分享,实现知识的最大利用。
⑷、辅助文化建设
通过协同平台为企业搭建全员电子沟通的立体平台,通过协同、计划、公告、新闻、调查、论坛、短信等多种方式有效改善企业沟通问题,轻松组织互动探讨和调查,增强组织成员参与的兴趣,辅助完成企业文化建设。
⑸、有效节约费用
A、通过协同OA系统多样化的沟通方式,提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无
线终端的通讯量,可实现抑制系数> 15%,明显减少传真、长途电话等开支。
B、通过协同OA系统的协同工作、文档管理和共享机制,降低因打印产生的办公用
品消耗和折旧,可实现抑制系数为> 30%,明显减少了打印纸、打印机的用量。
C、通过协同OA系统实施达成人均事务处理能力的提升,在组织扩张过程中有效进
行减少对新人的雇佣数量,从而达成对人力资源成本抑制。可实现年度人力资源成本抑制系数为>15%,明显减少人力相关的开支。
D、通过协同OA系统提升了组织的敏捷和灵活性,协调会和动员会等各种会议次数
明显减少和会议时间明显缩短,可实现年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>30%,明显减少无效工作量和费用开支。开源oa系统源码
⑹、整合IT系统信息资源
A、协同OA系统非常易用,多数领导培训一个小时即可以快速的掌握。
B、协同OA系统可为企业领导设置供查询的专用文件夹,定时按照要求把业务系统的
汇总结果和分析报告推送到指定的文件夹中,这样,领导就可以不必进入其他IT系统就能看到所有系统中最有价值的产出物——结果文档和分析报告等,大大方便了领导者。
C、通过协同OA系统的单点登录方式,可以一键式访问其他IT系统,并实现数据级的
整合应用,从而有效消除信息孤岛。
4、项目计划安排:
整个企业协同OA系统的建设分为多个阶段分步来实现:
⑴、项目咨询阶段
项目咨询阶段的目的是:对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断,明确咨询与实施的目标与范围,根据现状制定具体的行动方案。
⑵、项目准备阶段
项目准备阶段的目的是:
确定合适的项目经理;建立双方的项目组织,建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制,并在项目
组织内部,对于项目的远景达成共识;
对业务运作流程进行调研,确定实施主计划及需求调研报告;
召开项目启动会,使高层以至全体员工,对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识,同心协力,推进项目实施。
⑶、项目建设阶段
项目建设阶段的目的是:对实施范围内的业务进行深入全面的分析,明确业务需求,并结合产品拟定应用方案。建立一套系统运行的良好制度。
⑷、项目交付阶段
项目交付阶段的目的是:建立一个良好的软件使用制度、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。
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