数据库容量不足是业务问题的一个方面的例子。
信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会发展和变革的重要力量。随着我国各单位业务的急速发展，单纯的手工记录方式已无法及时有效地对档案材料进行收集、整理、立卷、归档和管理。而计算机技术在近十年来的迅猛发展，使得各单位利用计算机对档案进行辅助管理成为可能。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务，主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。
一、数据库在档案管理中应用的现状与不足
随着各单位业务的不断扩大，传统的手工管理档案的方法，已经不能适应成倍膨胀的档案数量，也无法满足社会对档案的巨大利用需求，利用档案管理软件进行计算机管理是提高各单位档案服务水平的必由之路。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，在这个意义上说网络传递的仅是档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。使用数据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作，管理人员除了需要具备档案管理业务素质外，还需要对
生活中数据库系统的实际例子计算机及数据库应用具备一定的认识。有相当多的档案管理工作人员知识结构老化，缺乏计算机技术知识，不能准确、规范地录入基本信息，导致基本信息错误、缺失甚至张冠李戴。与此同时，由于一些档案管理软件在建立时仅考虑当时的数据量和用户需求，数据库结构中只有比较有限的几个数据字段，数据库容量较小，不能导出通用格式的数据。当数据量成倍增加，数据库运行的速度就相应减慢，使工作效率被迫降低。
二、数据库在档案管理中的应用建议
要全面提升档案数据库系统的安全水平是个艰难的过程，涉及方面很多，需要管理部门投入大量的人力物力。有些方面.例如设备的可靠性.火灾预防等方面.主要涉及投入力度的问题：防止人为的有意识破坏方面，如泄密监取密码口令、计算机病毒、黑客等，主要依靠管理制度和计算机安全专项技术。但在数据库的一致性、完整性问题上，档案管理部门自身起着决定性作用。
1、确保档案的保密性和安全性
单位档案的保密性和安全性是十分令人关注的问题。档案一旦进入计算机网络系统，网络的
安全将直接关系到档案的保密性。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决。作为计算机网络的使用者，电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采用诸如防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术解决上述问题。同时通过建立符合科研档案技术发展规律的各种工作规范来保障电子文件的安全。只要工作规范，技术到位，这一科研档案工作的主要障碍是完全可以解决与克服的。
加强网络监控，及时备份数据。网络中存在的安全性问题是对档案管理系统安全性最大的威胁。目前有多种网络安全策略，各种安全策略必须相互配合才能真正起到保护作用，其中网络的访问控制可以说是保证网络安全最重要的核心策略.它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和访问，它也是维护网络系统安全、保护网络资源的重要手段。另外，要注意建立计算机检索查询和提供档案信息的主要服务方式.为使用者提供网状信息组织结构，使用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。
2、用科学的数据库开发方式
早期使用结构化方法开发的档案管理软件，其性、可修改性和可重用性都比较差，用户需求的变化造成系统结构的较大变化，并且需要花费很大代价才现这种变化。新的档案管理软件可采用面向对象的设计方法，商定一种或多种数据转换方式，以便数据在不同软件之间实现信息共享。考虑到信息网络化要，档案管理软件可具备通过网页进行数据查询、交功能。同时还应考虑数据量增加的速度和数据库技展的趋势，以便今后对数据库进行升级或更新换代。管理条例的各种文件可采用数码照相或者文本方式保存整理，通过公文类程序或网页进行交换及查询。
3、加强法制建设
保障档案信息安全单纯依靠档案管理部门自身力是不够的，还需要有相关法律、规章制度的约束。档案信息安全与其它社会问题一样，是一个复杂的综较强的问题，各个环节必须紧密衔接才能发挥作用。

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