采购业务各环节的主要风险点及管控措施
（⼀）、销售业务流程的主要环节，主要包括：
  1.编制需求计划和采购计划
  2.请购
  3.选择供应商
  4.确定采购价格
  5.订⽴框架协议或采购合同
  6.管理供应过程
  7.验收
  8.付款
  9.会计控制
  10.采购业务的后评估
  （⼆）、各环节的风险点
  第⼀个环节：编制需求计划和采购计划
  采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。
  具体流程：企业实务中，需求部门⼀般根据⽣产经营需要向采购部门提出物资需求计划，
采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限
和程序审批后执⾏。
  该环节的主要风险：三个“不”
  1.需求或采购计划不合理
  2.不按实际需求安排采购或随意超计划采购
  3.与企业⽣产经营计划不协调
  主要管控措施：有三个
  1.根据实际需要编制需求计划
  ⽣产、经营、项⽬建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提
出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应
的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或⼈员审批。
  2.科学安排采购买计划
  采购计划是企业年度⽣产经营计划的⼀部分，在制定年度⽣产经营计划过程中，企业应当
根据发展⽬标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防⽌采购过⾼或过低。
  3.采购计划应纳⼊预算管理
  采购计划应纳⼊采购预算管理，经相关负责⼈审批后，作为企业刚性指令严格执⾏。
  第⼆个环节：请购（第六条）
  请购是指企业⽣产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。
  该环节的主要风险：
  1.缺乏采购申请制度
  2.请购未经适当审批或超越授权审批
  后果：可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常⽣产经营。
  主要管控措施：有3个
  1.建⽴采购申请制度
  依据购买物资或接受劳务的类型，确定归⼝管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门
或⼈员的职责权限及相应的请购程序。
  企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进⾏审核，并进
⾏归类汇总，统筹安排企业的采购计划。
  2.严格按照预算进度办理请购⼿续
  具有请购权的部门对于预算内采购项⽬，应当严格按照预算执⾏进度办理请购⼿续，并根
据市场变化提出合理采购申请。
  对于超预算和预算外采购项⽬，应先履⾏预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或⼈
员审批后，再⾏办理请购⼿续。
  3.严格审核采购申请
  具备相应审批权限的部门或⼈员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容：
  （1）.是否准确、完整
  （2）.是否符合⽣产经营需要
  （3）.是否符合采购计划
  （4）.是否在采购预算范围内
  对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。
  第三个环节：选择供应商（第七条）
  选择供应商，也就是确定采购渠道。（⾮常重要的环节）
  该环节的主要风险：
  供应商选择不当。
  后果：可能导致采购物资质次价⾼，甚⾄出现舞弊⾏为。
  主要管控措施：有3个
  1.建⽴科学的供应商评估和准⼊制度
  ⼀是，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进⾏审查，确定合格的供应商清单，健全供应商⽹络。
  ⼆是，企业新增供应商的市场准⼊、供应商新增服务关系以及调整供应商物资⽬录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳⼊供应商⽹络。
  三是，企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进⾏资信调查。
  2.择优确定供应商
  采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。
  3.建⽴供应商管理信息系统和供应商淘汰制度
  ⼀是，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进⾏实时管理和考核评价。
  ⼆是，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进⾏合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。
  第四个环节：确定采购价格（第⼋条和第九条）
  如何以最优“性价⽐”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。
  该环节的主要风险：三个“不”
  1.采购定价机制不科学
  2.采购定价⽅式选择不当
  3.缺乏对重要物资品种价格跟踪监控，引起采购价格不合理
  后果：可能造成企业资⾦损失。
  主要管控措施：有2个
  1.健全采购定价机制
  采取协议采购、招标采购、询⽐价采购、动态竞价采购等多种⽅式，科学合理地确定采购价格。
  对标准化程度⾼、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争⽅式签订框架协议。
  2.确定采购执⾏价格或参考价格
  采购部门应当定期研究⼤宗通⽤重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执⾏价格或参考价格。
  建⽴采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格⾛势商情分析并合理利⽤。
  第五个环节：订⽴框架协议或采购合同（第⼗条）
  框架协议是企业与供应商之间为建⽴长期物资购销关系⽽作出的⼀种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购⽅式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束⼒的协议，该协议对双⽅的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商⽀付合同规定的⾦额、履⾏规定的结算⽅式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购⽅）。
  该环节的主要风险：
  1.框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅
  2.未经授权对外订⽴采购合同
  3.合同对⽅主体资格、履约能⼒等未达要求
  4.合同内容存在重⼤疏漏和欺诈
  后果：可能导致企业合法权益受到侵害。
  主要管控措施：有3个
  1.进⾏风险评估和引⼊竞争制度
  ⼀是，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信⽤状况等进⾏风险评估；
  ⼆是，框架协议的签订应引⼊竞争制度，确保供应商具备履约能⼒。
  2.按照规定权限签署采购合同
  根据确定的供应商、采购⽅式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双⽅权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。
  对于影响重⼤、涉及较⾼专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业⼈员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关⼯作。
  3.统⼀规定量差允许度（合理损耗量）
  对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统⼀规定。
  第六个环节：管理供应过程（第⼗条、第⼗⼆条）
  管理供应过程，主要是指企业建⽴严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输⼯具和运输⽅式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。
  该环节的主要风险：
  1.缺乏对采购合同履⾏情况的有效跟踪
  2.运输⽅式选择不合理
  3.忽视运输过程保险风险
  后果：可能导致采购物资损失或⽆法保证供应。
  主要管控措施：有4个
  1跟踪合同履⾏情况
  依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履⾏情况，对有可能影响⽣产或⼯程进度的异常情况，应出具书⾯报告并及时提出解决⽅案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。
  2.建⽴并执⾏巡视、点检和监造制度
  对重要物资建⽴并执⾏合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。
  对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任⼈，审核确认监造⼤纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。
  3.选择合理的运输⼯具和运输⽅式
  根据⽣产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输⼯具和运输⽅式，办理运输、投保等事宜。
  4.实⾏采购登记制度或信息化管理
  实⾏全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。
  第七个环节：验收（第⼗⼀条）
  验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。
  该环节的主要风险：三个“不”
  1.验收标准不明确
  2.验收程序不规范
  3.对验收中存在的异常情况不作处理
  后果：可能造成账实不符、采购物资损失。
  主要管控措施：有3个其中两个主要的协议
  1.制定采购验收标准
  制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资⽬录，规定此类物资出具质量检验报告后⽅可⼊库。
  2.各部门各司其职
  验收机构或⼈员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对⼀致。对验收合格的物资，填制⼊库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将⼊库凭证传递给财会部门。物资⼊库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明⽂件。验收时涉及技术性强、⼤宗和新、特物资，应进⾏专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。
  3.按规定处理异常情况、不合格物资和迟交货
  对于验收过程中发现的异常情况，⽐如⽆采购合同或⼤额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或⼈员应当⽴即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。
  对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。
  对延迟交货造成⽣产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。
  第⼋个环节：付款（第⼗三条和第⼗四条）
  付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核⽆误后，按照采购合同规定及时向供应商办理⽀付款项的过程。
  该环节的主要风险：三个“不”
  1.付款审核不严格
  2.付款⽅式不恰当
  3.付款⾦额控制不严
  后果：可能导致企业资⾦损失或信⽤受损。 
  主要管控措施：有3个
  1.严审票据的真实性、合法性和有效性
  严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予⽀付。  ⼀是审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。
  ⼆是企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资⾦损失和信⽤受损。
  2.合理选择付款⽅式
  根据国家有关⽀付结算的相关规定和企业⽣产经营的实际，合理选择付款⽅式，并严格遵循合同规定，防范付款⽅式不当带来的法律风险，保证资⾦安全。
  除了不⾜转账起点⾦额的采购可以⽀付现⾦外，采购价款应通过银⾏办理转账。
  3.加强预付款和定⾦的管理
  加强预付账款和定⾦的管理，涉及⼤额或长期的预付款项，应当定期进⾏追踪核查，综合
分析预付账款的期限、占⽤款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。
  第九个环节：会计控制（第⼗五条）
  会计控制主要指采购业务会计系统控制。
  该环节的主要风险：（缺乏有效的采购会计系统控制）
  1.未能全⾯真实地记录和反映企业采购各环节的资⾦流和实物流情况
  2.相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不⼀致
  后果：可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资⾦受损。
  主要管控措施：有2个
  1.加强会计系统控制
  企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、⼊库凭证、退货情况、商业票据、款项⽀付等情况，做好采购业务各环节的记录。
  ⽬标：确保会计记录、采购记录与仓储记录核对⼀致。
  2.核对往来款项
  指定专⼈通过函证等⽅式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
  对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或⼈员批准后，做出相应调整。  第⼗个环节：采购业务的后评估（第四条）
  企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履⾏情况等物资采购供应活动进⾏专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程。
  同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等⽅⾯的关键指标纳⼊业绩考核体系，促进物资采购与⽣产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全⾯提升采购效率。

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