Excel下拉菜单,轻松多级联动(附教程)
经常⽤Excel进⾏数据收集、整理的朋友,相信你们都遇过各种令⼈抓狂的事情:
“⼿机号不是11位”、“⾯积单位有⼈写平⽅⽶,有⼈写m2”、“张冠李戴,明明写姓名的地⽅,写了性别”、“说好写保留⼀位⼩数,却提交了整数”、“说好50字以内,却写了500字”……
html下拉菜单的制作方法其实要避免不规范,做表的⼈就必须提前针对指定单元格进⾏限制!这样⼀来,后⾯的使⽤者就只能按你的要求,才能正常输⼊数据了。
Excel⾥就有⼀个功能,Excel2010以前叫数据有效性,之后改名叫数据验证,看字⾯意思就知道是⽤于判断数据是否有效,验证数据是否按要求输⼊。会这个功能后,以上遇到的困扰基本上可以解决了。
但还有复杂⼀些的情况,可能需要逐级限制,如你在线上购物输⼊收货地址时,省份-城市-区,这种具有层级关联关系的,我们如何实现选择这个省后,下⾯是对应的城市,以及后续出现对应的区呢?
今天就跟⼤家分享多级联动下拉菜单的实现⽅法。以省、地、县级的对应关系为例,来学习制作三级联动下拉菜单。(本⽂演⽰版本使⽤的是Excel 2016,下称的数据验证与Excel 2007中的数据有效性功能及操作⼀样)
1、先来搞清楚三级联动下拉菜单是什么?
•地级的可选内容是根据省级⽽变化的,即选了⼴东省后,地级出现的是⼴州市
•县级的下拉内容是根据地级⽽变化的,即选了南京市后,县级出现的是南京下属⾏政区
•概括说,是实现逐级对应的效果,确保不会出现⼴东省南京市这种现象
2、整理思路
共三级的下拉菜单,⼆级依赖⼀级,三级依赖⼆级,那就可以定下来制作的顺序:⼀级-->⼆级-->三级;功能上主要是使⽤Excel的数据验证。
3、制作⼀级下拉菜单
⼀级的菜单最简单了,直接在指定单元格中设置数据验证即可:
4、制作⼆级下拉菜单(多级菜单的重点、难点都在这⾥)
⼆级的下拉内容是要根据⼀级的内容变化⽽变化的,也就是说给⼆级的单元格设置数据验证的时候,需要输⼊⼀个动态变化的区域。这⾥介绍⼀个"indirect函数+定义名称"的做法。
a、给⼆级的内容定义名称,名称为它对应的⼀级内容。如给⼴州市定义名称为⼴东省,给南京市定义
名称为江苏省。
b、设置数据验证,选择⽤indirect函数动态引⽤⼀级单元格内容,即实现当⼀级为⼴东省时,⼆级的菜单数据源就是indirect(⼴东省),当⼀级是江苏省时,⼆级的下拉数据源就是indirect(江苏省)。我们在上⼀步已定义好名称,名称“⼴东省”=“⼴州市”,“江苏省”=“南京市”,通过此法实现了⼆级的下拉菜单动态变化,是依赖⼀级的选择结果变化⽽变化。
c、做好⼆级菜单后,三级的问题也是同理可得。先给三级的内容设置名称,名称是对应的⼆级,然后也是通过indirect 函数引⽤⼆级内容的单元格,实现当⼆级选择⼴州市时,三级的下拉数据源就是indirect(⼴州市)。
就这样,三级下拉菜单就做完了!学会这个技能你做数据收集的时候,就可以提前给单元格设置好各种限制条件,告别垃圾信息输⼊!
垃圾信息输⼊!
再来回顾总结,多级联动下拉菜单的制作的要点:
1、给下级内容定义名称,名称是对应的上级,然后设置数据验证,⽤indirect()函数引⽤上级的单元格。
2、整理数据源的摆放,在定义名称前,建议把各级菜单内容按列存储,然后各列⾸⾏的⾏标题为对应的上⼀级内容。这样是便于快速地定义名称,选择的功能是“根据所选内容创建”。
3、还有要注意的是,如果各列数据的⾏数不⼀样,不要⼀次性选择所有列进⾏创建名称,否则会导致出现有空⽩选项。⽽需要按F5定位选择常量再操作,或者列数少的情况下,可以逐列进⾏定义)
扩展知识:
制作联动下拉菜单,除了indirect()函数外,还可以⽤index+match,offset等办法,⼤家可以进⼀步去学习,各⽅法各有利弊,⼤家都掌握后可以根据具体情况具体分析使⽤,重点还是实⽤!
虽然本⽂是以三级为例,但过程已涉及到⼀级、⼆级制作,你如果是没接触过数据验证这个功能,希望你也能⼊门了。学会了本⽂的三级联动菜单做法,那四级、五级、六级都可以按此办法逐级完成,实现⽅法是相通的。
建议还没掌握这个知识的同学,要跟着以上步骤逐步操作,并实现效果,最后还要思考总结吸收。知识经过深度思考与总结,才会容易吸引,最终为你所⽤。
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